Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о работе, квалификации и стаже сотрудника․
Ошибки в записях могут привести к потере пенсионных баллов, задержке выплат и другим неприятным последствиям․
В этой статье мы подробно разберём, когда и как вносится запись о повышении (или присвоении) квалификационного разряда,
какие нормативные акты регулируют процесс и какие типичные ошибки следует избегать․
Правовое основание
Основные нормативные документы, регулирующие оформление записей о разряде, включают:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 66, 67, 68;
- Постановление Правительства РФ от № 225 (с изменениями от ) – порядок присвоения и изменения квалификационных разрядов;
- Общие положения Единой тарифно-квалификационной системы (ЕТКС) – п․ 21, где указано, что квалификационный разряд утверждается на основании заключения квалификационной комиссии;
- Инструкция по ведению трудовых книжек (утв․ приказом Минтруда России от № 322н) – пункты 3․1‑3․3 о записях в разделе «Сведения о работе»․
Когда запись обязательна?
Запись в трудовую книжку требуется в следующих случаях:
- Присвоение первого квалификационного разряда (при приёме на работу или в течение испытательного срока);
- Повышение разряда в результате аттестации, переаттестации или решения внутренней квалификационной комиссии;
- Назначение второй (или последующей) профессии с отдельным разрядом;
- Перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя, если при этом меняется разряд․
Можно ли записать повышение разряда, присвоенное внутренней квалификационной комиссией?
Да․ Согласно п․ 21 Общих положений ЕТКС, организация на основании заключения квалификационной комиссии
утверждает наименования профессий и квалификационные разряды, оформляя их приказом, распоряжением или переводной запиской․
Присвоенный разряд вносится в трудовую книжку работника․ Таким образом, запись о повышении разряда,
присвоенном внутренней комиссией, полностью законна, при условии наличия соответствующего приказа;
Как правильно оформить запись в трудовую книжку
Структура записи
Запись делается в разделе «Сведения о работе» (стр․ 2‑4 книжки)․ Обязательные поля:
- Графа 1 – Номер записи (порядковый номер, следующий за предыдущей записью);
- Графа 2 – Дата (фактическая дата присвоения разряда, а не дата из приказа, если они различаются);
- Графа 3 – Содержание записи (кратко, но полностью);
- Графа 4 – Номер и дата приказа (или другого документа), на основании которого сделана запись․
Пример записи о повышении разряда
Допустим, сотруднику Иванову И․И․ присвоен 6‑й квалификационный разряд по профессии «Испытатель двигателей»
15 марта 2026 года на основании приказа № 45 от 10 марта 2026 г․
– присвоен квалификационный разряд 6 (профессия – испытатель двигателей) на основании приказа № 45 от ․
Если у работника уже есть запись о предыдущем разряде, новая запись получает следующий номер (например, 2)․
Запись при назначении второй профессии
Если сотруднику присваивается вторая профессия с отдельным разрядом, в трудовой книжке делаются две записи:
- Запись о присвоении разряда по основной профессии (если её ещё нет);
- Запись о присвоении разряда по второй профессии, оформленная как «перевод» или «назначение второй профессии»․
Пример:
– назначена вторая профессия «Испытатель двигателей», присвоен разряд 6 на основании приказа № 45 от ․
Как исправить пропущенную запись
Если запись о присвоении разряда была пропущена, её можно добавить, соблюдая хронологию:
- Нумерация должна продолжать последовательность (например, если последняя запись – № 5, новая будет № 6);
- В графе 2 указывают фактическую дату присвоения разряда;
- В графе 4 указывают номер и дату приказа, на основании которого делается запись;
- При необходимости в графе 3 можно добавить «(добавлено после увольнения)» для ясности․
Пример исправления:
– присвоен квалификационный разряд 4 (профессия – слесарь по ремонту автомобилей) (добавлено после увольения) на основании приказа № 12 от ․
Пошаговая инструкция для работодателя
- Провести аттестацию или иной процесс, в результате которого квалификационный разряд будет изменён․
- Сформировать заключение квалификационной комиссии (при необходимости – протокол)․
- Подготовить приказ (распоряжение) о присвоении/повышении разряда:
- Указать ФИО работника, текущий и новый разряд, наименование профессии;
- Указать дату фактического присвоения разряда;
- Указать основание (постановление № 225, п․ 21 ЕТКС и т․п․)․
- Внести запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки согласно пункту 4 этой статьи․
- Обновить личную карточку Т‑2 и, при необходимости, трудовой договор (дополнительное соглашение)․
- Сохранить копию приказа в кадровом деле и в бухгалтерии (для расчёта страховых взносов)․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная дата в графе 2․ Дата должна отражать фактическое присвоение разряда, а не только дату из приказа․
- Отсутствие ссылки на приказ․ Без указания номера и даты приказа запись считается неполной․
- Пропуск номера записи․ Нумерация обязана быть последовательной; пропуск создаёт «дыры» в хронологии․
- Запись в неверный раздел․ Разряд фиксируется в разделе «Сведения о работе», а не в «Сведения о работнике»․
- Неоформленные изменения в трудовом договоре․ При повышении разряда часто меняется размер оплаты труда – это должно быть отражено в дополнительном соглашении․
Образцы документов
Приказ о присвоении разряда (шаблон)
Приказ № ___ от «__» __________ 2026 г․ О присвоении квалификационного разряда В соответствии с пунктом 21 Общих положений ЕТКС, а также постановлением Правительства РФ от № 225, приказываю: Присвоить Иванову Ивану Ивановичу (трудовой номер ___) квалификационный разряд 6 по профессии «Испытатель двигателей» с даты ․ Внести соответствующую запись в трудовую книжку работника․ Обновить сведения в личной карточке Т‑2 и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору․ Контроль исполнения – отдел кадров․
Запись в трудовую книжку (шаблон)
№ Дата Содержание записи № приказа, дата 1 Присвоен квалификационный разряд 6 (профессия – испытатель двигателей) -5,
Запись о повышении квалификационного разряда в трудовую книжку – обязательный элемент кадрового документооборота․
При соблюдении требований законодательства (ТК РФ, Постановление № 225, ЕТКС) и правильном оформлении приказа
запись вносится без проблем․ Главное – фиксировать фактическую дату, указывать номер приказа и сохранять хронологию․
Если вы заметили ошибку или пропуск, исправление возможно, но только в порядке, установленном инструкцией по ведению трудовых книжек:
новая запись вносится под следующим порядковым номером с указанием ссылки на корректирующий приказ․
Полезные ссылки
- Постановление Правительства РФ № 225
- Общие положения ЕТКС (Гарант․ру)
- Образец приказа о присвоении разряда
- Инструкция по ведению трудовых книжек
При правильном оформлении запись о повышении разряда будет надёжным подтверждением квалификации сотрудника и
гарантией корректного расчёта будущих социальных выплат․