В практике кадрового документооборота часто возникает ситуация, когда запись в трудовой книжке сделана не в том разделе․ Такое неточное заполнение может привести к проблемам при расчёте стажа, начислению премий и оформлению пенсионных выплат․ В статье разберём, какие правила установлены законодательством, как правильно признать запись недействительной и куда её перенести․
Что говорит закон
Постановление Минтруда РФ от № 69 и инструкция по заполнению трудовых книжек чётко регламентируют порядок внесения сведений․ Главное правило:
- Записи в разделе Сведения о работе вносятся только в соответствующие графы․
- Если запись попала в раздел Сведения о награждениях или в любой другой раздел, где она не предусмотрена, её необходимо признать недействительной․
- Недопустимо зачёркивать или стирать ранее сделанные записи – они должны быть перенесены в правильный раздел․
Исправление может выполнить только работодатель, который совершил ошибку․ Для этого он подаёт в Пенсионный фонд форму ЕФС‑1 в корректирующем порядке (подпункт 1․1)․
Кто отвечает за исправление
Ответственность за корректное заполнение трудовой книжки возлагается на:
- Кадровую службу организации․
- Руководителя организации (если кадровый отдел отсутствует)․
Они должны проверить каждую запись в течение пяти рабочих дней после её поступления и при необходимости внести поправки․
Как правильно перенести запись в нужный раздел
Если запись о приёме на работу, увольнении, переводе и т․п․ оказалась в разделе Сведения о награждениях, то её следует:
- Признать запись недействительной․
- Внести её в раздел Сведения о работе в соответствующий график․
- Если в этом разделе закончилось место, оформить вкладыш к трудовой книжке․
Вкладка оформляется тем же порядком, что и основная книжка: в графе 3 указывается полное наименование организации и её сокращённое название (если есть)․ Затем в графе 1 ставится порядковый номер новой записи, а в графе 2 – дата приёма на работу․
Пример переноса записи
Графа 3 (Сведения о работе) – «ООО «Пример» (сокр․: ООО П)»․ Графа 1 – порядковый номер новой записи (например, 25)․ Графа 2 – дата приёма на работу (например, )․
Если же запись относится к разделу Сведения о награждениях, её необходимо перенести в Сведения о работе или в вкладыш, сохранив прежний порядковый номер, но уже в правильном разделе․
Как оформить исправление в системе СФР
Для официального признания записи недействительной и внесения её в правильный раздел работодатель подаёт в Пенсионный фонд форму ЕФС‑1 с пометкой «корректирующая»․ В этом документе указываются:
- Номер и дата обращения․
- Сведения о том, в каком разделе была допущена ошибка․
- Точное содержание исправляемой записи․
- Новый раздел, куда переносится запись․
После подачи формы в СФР вносятся изменения в электронный каталог страховых периодов, и стаж работника корректируется․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно оставить часть записи в том же разделе, а вторую – во вкладыше? – Да, если запись слишком объёмна для одного графика․ В таком случае первая часть остаётся в оригинальном разделе, а вторая – в вкладыше, но оба фрагмента должны быть пронумерованы последовательно․
- Что делать, если запись уже зачёркнута? – Зачёркивание не допускается․ Неправильную запись следует полностью удалить из текущего раздела и внести её в правильный, оформив соответствующее пояснение․
- Как проверить правильность заполнения? – Сверять каждую запись с приказом о приёме/увольнении в течение первых пяти дней после их issuance․ При обнаружении несоответствия сразу подавать заявление в СФР․
Запись в трудовой книжке, сделанная не в том разделе, считается недействительной․ Её необходимо признать такой факт, перенести в правильный раздел или в вкладыш и официально оформить исправление в Пенсионном фонде․ Соблюдение этих правил позволяет избежать ошибок в расчёте стажа, сохранить достоверность кадровых документов и обеспечить работнику корректное социальное страхование․
Помните, что единственное допустимое действие с уже сделанной записью – её перенос, а не зачёркивание․ При правильном оформлении все изменения будут зафиксированы в соответствии с нормами Трудового кодекса и инструкции по заполнению трудовых книжек․