Трудовая книжка – это официальный документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Записи в неё вносятся не произвольно‚ а строго в соответствии с нормативными актами и документами‚ подтверждающими факт изменения трудовых отношений. Ниже подробно рассмотрено‚ какие документы служат основанием для внесения записей‚ какие виды записей существуют и какие особенности появились в 2026 году.

Нормативная база‚ регулирующая ведение трудовых книжек

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66) – определяет обязательность ведения трудовой книжки и порядок внесения записей.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок).
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» (действует с учётом поправок 2024‑2026 гг.).
• Федеральный закон от № 47‑ФЗ «Об электронной трудовой книжке» – регулирует переход на электронный формат и порядок закрывающей записи в бумажной книжке.

Эти нормативные акты устанавливают‚ что запись в трудовую книжку может быть сделана только на основании документа‚ подтверждающего соответствующее событие (приём‚ перевод‚ увольнение и т.д.).

Какие документы являются основанием для внесения записей

Согласно пункту 10 Порядка ведения трудовых книжек и пункту 2 статьи 66 ТК РФ‚ основанием для записи служат:

1. Трудовой договор (или его дополнение) – при приёме на работу‚ переводе на другую должность‚ изменении условий труда.
2. Приказ (распоряжение‚ решение) работодателя – о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы‚ о совместительстве и т.п.
3. Справки и иные документы‚ подтверждающие факт обучения‚ повышения квалификации‚ прохождения службы в вооружённых силах (например‚ военный билет‚ справка из учебного заведения).
4. Решения учредительного органа (собрание участников‚ совет директоров) – при назначении на должность руководителя организации.
5. Документы‚ подтверждающие переход на электронный формат трудовой книжки – заявление о переходе‚ подтверждение получения электронной трудовой книжки.
6. Иные документы‚ предусмотренные законодательством (например‚ решения о предоставлении вахтового метода работы‚ о совместительстве).

Важно: в графе «Основание для внесения записи» указываются реквизиты документа (наименование‚ дата‚ номер). Если оснований несколько (например‚ приказ о приёме и решение учредительного органа о назначении директора)‚ их можно указать одновременно‚ разделив точкой с запятой.

Виды записей и соответствующие основания

Приём на работу

• Основание: трудовой договор + приказ о приёме (распоряжение).
• Запись делается в разделе «Сведения о работе» (графы 3‑4).
• Пример: «Принят на работу инженера‑конструктора согласно трудовому договору № 123 от и приказу № 45 от ».

Перевод на другую должность (внутри организации)

• Основание: приказ о переводе (или дополнительное соглашение к трудовому договору).
• Если меняется только наименование должности‚ а трудовые функции остаются теми же – запись о изменении названия должности; если меняются функции – запись о переводе.

Увольнение

• Основание: приказ об увольнении (распоряжение) + трудовой договор (для подтверждения срока работы).
• Запись содержит дату увольнения‚ основание (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д.) и реквизиты приказа.

Совместительство (внутреннее или внешнее)

• Основание: приказ о допуске к совместительству + трудовой договор совместителя (или соглашение о совместительстве).
• Запись делается в отдельном разделе «Совместительство» с указанием места работы‚ должности и периода.

Вахтовый метод работы

• Основание: приказ о переводе на вахтовый метод + соглашение о вахте (указывает продолжительность вахты и период отдыха).
• Запись отражает период вахты и место её выполнения.

Обучение‚ повышение квалификации‚ переподготовка

• Основание: справка об окончании курсов‚ диплом‚ сертификат‚ приказ о направлении на обучение.
• Запись вносится в раздел «Сведения о профессии‚ специальности‚ квалификации» с указанием наименования учебного заведения‚ периода обучения и полученной квалификации.

Служба в вооружённых силах (ВСУ)

• Основание: военный билет‚ справка из воинской части‚ приказ о призыве/отпуске.
• Запись делается в графе «Воинская обязанность» с указанием периода службы‚ звания‚ должности.

Переход на электронную трудовую книжку

• Основание: заявление работника о переходе на электронный формат + подтверждение получения электронной трудовой книжки (из ПФР или через госуслуги).
• После получения подтверждения в бумажной книжке делается закрывающая запись (указывается‚ что дальнейшие сведения будут отражаться только в электронной трудовой книжке).

Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году

В 2026 году вступили в силу несколько изменений‚ которые влияют на основания и порядок внесения записей:

• Электронная трудовая книжка стала обязательной для новых сотрудников‚ принятых на работу после . Для них бумажная книжка не заводится‚ а все сведения вносятся в электронный формат. Основанием для внесения записи остаётся трудовой договор и приказ‚ но они отражаются в электронной системе.
• Закрывающая запись в бумажной книжке делается только при переходе работника на электронный формат. После её наличия новый работодатель не имеет права вносить записи о трудовой деятельности и вознаграждениях.
• Дистанционные (удаленные) сотрудники могут не предоставлять бумажную трудовую книжку для внесения записей‚ если они работают исключительно удалённо и не имеют необходимости в бумажном документе. Однако при переходе на другую форму работы (например‚ в офис) работодатель обязан оформить запись на основании трудового договора и приказа.
• Использование световодостойких чернил (чёрного‚ синего или фиолетового цвета) остаётся обязательным для бумажных записей‚ что подтверждено Приказом Минтруда № 585н от .
• Возможность указания двух оснований в одной записи (например‚ приказ о приёме и решение учредительного органа о назначении директора) разъяснено в письме Роструда от .

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

1. Определить основание (документ‚ подтверждающий событие).
2. Внести в графу «Основание для внесения записи» реквизиты этого документа:
   • наименование документа (трудовой договор‚ приказ‚ справка и т.д.);
   • дата составления;
   • номер (регистрационный‚ внутренний).
3. Заполнить остальные графы в соответствии с типом записи (должность‚ отдел‚ период работы и т.д.).
4. Использовать световодостойкие чернила чёрного‚ синего или фиолетового цвета.
5. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровика‚ руководителя подразделения) и печать организации (если требуется).
6. При внесении записи о переходе на электронный формат – сделать закрывающую запись с указанием даты перехода и реквизитов подтверждения получения электронной трудовой книжки.

Пример оформления записи о приёме на работу:

Трудовая книжка

Графы 3‑4: Инженер‑конструктор‚ отдел проектирования.
Граф 5: – принят на работу.
Граф 6: Основание – трудовой договор № 123 от ‚ приказ № 45 от .
Подпись ___________________ Печать организации

Записи в трудовую книжку вносятся исключительно на основании документов‚ подтверждающих факт изменения трудовых отношений: трудовой договор‚ приказы работодателя‚ справки об обучении или службе в вооружённых силах‚ решения учредительных органов и иные нормативные акты. В 2026 году ключевыми изменениями стали обязательный переход на электронный формат для newly hired сотрудников‚ необходимость закрывающей записи при отказе от бумажной книжки и уточнение порядка указания нескольких оснований в одной записи. Соблюдение установленных правил обеспечивает достоверность трудовой книжки и защищает права как работника‚ так и работодателя.