Трудовая книжка — один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Правильное оформление и ведение этого документа, а также корректное указание оснований для внесения записей, залог защиты прав работника и работодателя. В статье рассмотрим, что является основанием для запроса трудовой книжки, как правильно оформить запись и какие документы необходимо предоставить.

Что такое основание запроса трудовой книжки?

Основание запроса трудовой книжки — это юридически значимый документ или совокупность документов, которые подтверждают право работодателя или работника на получение, оформление или изменение записей в трудовой книжке.

Какие документы могут служить основанием?

Заявление работника

Работник может обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении сведений о трудовой деятельности или о выдаче трудовой книжки в следующих случаях:

• При увольнении;
• При переводе на другую должность;
• При необходимости получения копии трудовой книжки;
• При отказе от бумажной трудовой книжки в пользу электронной (ЭТК).

Пример формулировки заявления:

Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности за период с по в связи с необходимостью оформления пенсии.

Приказ работодателя

Все записи в трудовой книжке вносятся на основании приказов работодателя. К таким приказам относятся:

• Приказ о приеме на работу (форма Т-1);
• Приказ о переводе на другую должность (форма Т-5);
• Приказ об увольнении (форма Т-8);
• Приказ о награждении;
• Приказ о поощрении.

В графе 4 трудовой книжки указывается:

• Номер и дата приказа;
• Наименование документа (например, «Приказ о приеме на работу № 15 от »).

Документы, подтверждающие основание для внесения записи

К таким документам могут относиться:

• Трудовой договор;
• Дополнительное соглашение к трудовому договору;
• Справка о стаже работы;
• Решение суда о восстановлении на работе;
• Свидетельство о браке (при смене фамилии);
• Документы об образовании (при указании квалификации).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности оснований

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Работник может выбрать между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки.

При этом в ЭТК фиксируются те же сведения, что и в бумажной книжке:

• ФИО работника;
• Дата приема, перевода, увольнения;
• Место работы;
• Должность, профессия, специальность;
• Основание кадрового мероприятия (приказ);
• Причины прекращения трудового договора.

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Общие правила

1. Титульный лист: Заполняется на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Указываются ФИО, дата рождения, профессия, образование.
2. Раздел «Сведения о работе»:
   • В графе 1 — порядковый номер записи;
   • В графе 2 — дата приема на работу;
   • В графе 3, наименование должности, структурного подразделения;
   • В графе 4 — основание (приказ) с указанием номера и даты.
3. Запись об увольнении: Указывается причина увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 77, 81, 83 и др.).

Пример записи при приеме на работу

Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга
Графа 4: Приказ № 15 от

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

Несоблюдение правил ведения трудовой книжки может повлечь за собой:

• Административную ответственность для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Иски работников о возмещении ущерба;
• Проблемы при назначении пенсии;
• Отказ в предоставлении льгот и компенсаций.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести запись в трудовую книжку без приказа?

Нет. Все записи в трудовой книжке вносятся только на основании приказа работодателя. Без приказа запись считается недействительной.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении трудовой книжки; Работодатель на основании имеющихся записей и трудовых договоров оформляет дубликат.

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да, с 2020 года работник может подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки в пользу электронной. Основанием будет служить заявление работника и форма СТД-Р.

Как проверить, есть ли у кандидата электронная трудовая книжка?

Работодатель может запросить у кандидата:

• Справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
• Выписку из электронной трудовой книжки;
• Заявление об отказе от бумажной книжки.

Основание запроса трудовой книжки — это юридически значимый документ, подтверждающий право на внесение записи. К таким основаниям относятся:

• Заявление работника;
• Приказы работодателя;
• Иные документы, подтверждающие основание для записи (трудовые договоры, справки и др.).

Правильное оформление трудовой книжки и указание оснований — залог защиты прав как работника, так и работодателя. В случае возникновения спорных ситуаций рекомендуется обращаться к нормативным актам и разъяснениям Минтруда России.