Трудовая книжка (в т.ч. электронная) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Каждая запись в ней, будь то о приёме на работу, увольнении или переводе, должна быть не только корректной по форме, но и обязательно иметь чёткое юридическое основание. Неправильное или необоснованное указание основания может привести к спорам, проблемам с подтверждением стажа и даже судебным разбирательствам.
Что такое «основание» для записи?
Под «основанием» для внесения записи в трудовую книжку понимается нормативный правовой акт (статья Трудового кодекса РФ) или конкретный документ работодателя, на который ссылается кадровик при оформлении записи. Это ответ на вопрос: «На каком законе или приказе мы это делаем?».
В приказе о приёме, увольнении или переводе обязательно должна быть ссылка на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона. Именно эта ссылка и переносится (в сокращённом виде) в графу «Основание» трудовой книжки.
Виды записей и их основания
Запись о приёме на работу
Типовая запись: «Принят(а) на работу [должность] с [дата]».
Запись об увольнении
Это самая ответственная запись, так как от формулировки и основания зависит возможность работника получить работу в будущем и подтвердить стаж. Основание всегда определяется статьёй ТК РФ, на которую ссылается приказ об увольнении.
Примеры:
- По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ): «Уволен(а) по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ».
- По истечении срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ): «Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора, ст. 79 ТК РФ».
- За неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (ст. 81 ТК РФ): «Уволен(а) за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
- В связи с ликвидацией организации (ст. 81 ТК РФ): «Уволен(а) в связи с ликвидацией организации, п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
Важно! Если работник не согласен с основанием увольнения, он может обратиться в суд. В случае удовлетворения иска суд обяжет работодателя внести новую запись с правильным основанием (например, вместо «по собственному желанию» — «по инициативе работодателя» на основании другой статьи).
Запись о переводе (перемещении)
Типовая запись: «Переведён(а) на должность [новая должность] с [дата]».
Основание: Статья 72.1 ТК РФ «Изменение трудового договора по инициативе работодателя». В графу пишут: «Приказ от [дата] № [номер]».
Запись о совместительстве
Типовая запись: «Принят(а) на работу по совместительству [должность] с [дата]».
Основание: Статья 282 ТК РФ «Работа по совместительству».
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России начался переход на обязательное ведение электронных трудовых книжек. С 1 января 2026 года этот переход завершается, и для большинства работников ЭТК становится единственным документом.
Ключевые моменты:
- Основание для записи в ЭТК формируется автоматически на основе сведений из СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности), которые работодатель обязан передавать в Пенсионный фонд.
- При заполнении СЗВ-ТД кадровик обязан указывать код причины прекращения трудового договора (например, «01» — увольнение по собственному желанию, «11» — увольнение по инициативе работодателя).
- Эти коды напрямую влияют на то, какое основание будет отражено в электронной трудовой книжке работника.
- Ошибка в коде причины в СЗВ-ТД приведёт к некорректной записи в ЭТК. Исправлять её потом будет сложнее, чем в бумажном варианте.
Типичные ошибки и как их избежать
- Нулевое или общее основание: Запись «Принят(а) на работу» без указания приказа или статьи ТК.
Решение: Всегда указывать номер и дату приказа или статью ТК РФ. - Неправильная статья ТК РФ: Например, указать при увольнении по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) основание «по собственному желанию» (ст. 80 ТК РФ).
Решение: Внимательно сверять текст приказа с выбранным основанием для записи. - Несоответствие записи в ТК и СЗВ-ТД: В бумажную книжку внесли одно основание, а в ПФР передали данные по другому коду.
Решение: Вести оба документа (ТК и СЗВ-ТД) синхронно и на основе одного и того же приказа. - Исправление записи без оформления: Если в старую бумажную книжку нужно внести исправление (например, по решению суда), это делается не зачёркиванием, а новой записью со ссылкой на судебное решение. Старая запись остаётся, но делается пометка «Недействительно» или «См. запись от [дата]».
Что делать, если запись внесена с ошибкой?
Если вы обнаружили ошибку в основании записи (как в бумажной, так и в электронной книжке):
- Для бумажной книжки: Работодатель обязан по заявлению работника оформить новую, правильную запись, ссылаясь на основание (приказ, судебное решение). Ошибочная запись не зачёркивается, а делается пометка о её недействительности.
- Для электронной книжки: Работодатель должен подать в ПФР исправленный СЗВ-ТД с правильным кодом причины. Изменения отразятся в ЭТК автоматически. Если ошибка была в старом бумажном документе, его данные переносятся в ЭТК «как есть», поэтому исправлять нужно только через ПФР.
Краткий итог
Основание для записи в трудовой книжке — это не формальность, а юридически значимый элемент. Оно должно:
- Точно соответствовать тексту приказа об увольнении/приёме/переводе.
- Бить ссылкой на конкретную статью ТК РФ или иного закона.
- Совпадать с кодом причины в СЗВ-ТД для электронных книжек.
Правильное указание основания защищает и работника (его стаж и репутацию), и работодателя (от претензий и судов). При оформлении любых кадровых документов всегда проверяйте, что запись в трудовой книжке будет иметь чёткое и безошибочное основание.