Трудовая книжка (в т.ч. электронная) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Правильность её ведения критически важна как для работника (пенсионные начисления, получение льгот), так и для работодателя (доказательство соблюдения трудового законодательства). Ключевой вопрос: на основании каких документов и решений вносятся те или иные записи?

Законодательная база

Основным нормативным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации, а именно статья 66. Она устанавливает общий принцип:

«В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.»

Детальный порядок ведения и хранения трудовых книжек (и электронных) установлен Приказом Минтруда России от № 320н.

Общее правило: основанием является решение работодателя

Согласно пункту 9 названного Приказа № 320н, все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя. Это универсальное правило для большинства ситуаций.

Ключевой момент: Запись в книжке — это не просто констатация факта, а официальное отражение правового акта (приказа) работодателя, изменившего трудовые отношения.

Основания для основных типов записей:

• Приём на работу: На основании приказа (распоряжения) о приёме на работу. В записи указываются дата приёма, наименование организации, должность, специальность, квалификация. В графе «Основание» указываются номер и дата этого приказа.
• Перевод на другую постоянную работу: На основании приказа (распоряжения) о переводе. Указываются новая должность, специальность, структурное подразделение, дата перевода.
• Увольнение: На основании приказа (распоряжения) об увольнении. В записи обязательно указывается основание прекращения трудового договора с конкретной ссылкой на пункт части первой статьи 77, статью 78 или 79 ТК РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — расторжение по инициативе работника).
• Награждение: На основании приказа (распоряжения) о награждении или иного документа (например, решения комиссии); Указывается вид награждения (поощрение, благодарность, премия и т.д.).

Специальные случаи и «иные решения»

Фраза «или иное решение работодателя» охватывает ситуации, где формальным основанием является не приказ, а, например:

• Трудовой договор (для первичного оформления, если приказ не издан, но это крайне не рекомендуется).
• Заявление работника (например, о переводе по соглашению сторон, которое оформляется приказом).
• Решение суда (восстановление на работе, изменение формулировки увольнения). В этом случае запись вносится на основании копии вступившего в силу решения суда.

Первичное оформление (первая запись)

При первом трудоустройстве (или оформлении бумажной книжки после утраты) запись о приёме на работу вносится на основании:

1. Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (графа 3 «Сведения о работе» заполняется на его основании).
2. Приказа о приёме на работу (основание для самой записи).

Важно: Паспорт, это документ, удостоверяющий личность для заполнения данных о работнике. А приказ, это правовой акт, на основании которого работодатель принимает на работу.

Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года переходный период по внедрению ЭТК завершается. Теперь сведения формируются в электронном виде в обязательном порядке, если работник не подал заявление о выдаче бумажной.

• Все те же основания (приказы, решения) являются источником данных для внесения сведений в ЭТК.
• Работодатель обязан передать сведения о приёме, переводе, увольнении, награждении в Пенсионный фонд России (ПФР) в течение 5 рабочих дней со дня издания соответствующего приказа (решения).
• В ЭТК отражаются те же данные, что и в бумажной: должность, специальность, дата трудоустройства/увольнения, основания и причины приёма, перевода, увольнения, сведения о награждениях.
• Для работников в отпусках (по беременности и родам, по уходу за ребёнком) сведения также вносятся на основании приказов об их предоставлении.

Сроки внесения записей

По общему правилу (п. 9 Приказа № 320н) работодатель обязан внести сведения в трудовую книжку (бумажную или электронную) не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) или принятия иного решения, на основании которого вносится запись.

Что НЕ является основанием для записи?

• Устное распоряжение без последующего оформления приказа.
• Трудовой договор сам по себе (он является основанием для издания приказа о приёме).
• Служебная записка, докладная записка (если они не подкреплены приказом).
• Фактические действия (например, фактическое допущение к работе без приказа).

Пример корректной записи

Приём на работу:

Ответы на частые вопросы

• А что с военной службой? Запись о прохождении военной службы вносится в трудовую книжку на основании военного билета или приписного свидетельства (как иной документ, удостоверяющий факт службы).
• А премии и поощрения? Вносятся на основании приказа о награждении или иного локального акта (например, положения о премировании).
• Что если приказ утерян? Необходимо восстановить приказ (составить дубликат) и только потом вносить запись. Запись без документального основания недействительна.

Главный вывод: Сведения в трудовую книжку (бумажную или электронную) вносятся исключительно на основании письменного правового акта работодателя (приказа, распоряжения) или иного документа, прямо предусмотренного законом (паспорт, военный билет, решение суда). Фактическое допущение к работе без оформления приказа не создаёт оснований для записи. Работодатель обязан соблюдать сроки (5 рабочих дней) и точность указания оснований, что гарантирует юридическую чистоту трудового стажа работника.

Статья подготовлена на основе анализа текста Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 320н. Дата актуальности информации: 22 апреля 2026 года.