Самое главное‚ что нужно помнить работодателю в 2026 году: основным источником сведений о трудовой деятельности является электронный реестр‚ передаваемый в Социальный фонд России (СФР). Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (или считался выбравшим этот формат по умолчанию в связи с окончанием переходного периода)‚ то:

• Записи в бумажную трудовую книжку (если она физически находится у работодателя) не вносятся.
• Все сведения о приеме на работу‚ переводах и увольнении формируются исключительно в виде электронного отчета.
• Физическая бумажная книжка при наличии выдается работнику на руки с соответствующей отметкой о прекращении ведения.

Алгоритм действий при приеме на работу

При приеме сотрудника‚ который выбрал электронную трудовую книжку‚ процедура оформления выглядит следующим образом:

1. Проверка статуса. Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности гражданина через систему СФР. Это позволяет убедиться‚ что за работником ведется именно электронная книжка.
2. Отсутствие бумажных записей. Если у работника есть бумажная трудовая книжка старого образца‚ работодатель не делает в ней никаких записей о приеме на работу.
3. Формирование электронного отчета. Кадровая служба формирует отчет «Сведения о трудовой деятельности» (форма СЗВ-ТД или ее актуальный аналог в 2026 году) с кодом мероприятия «ПРИЕМ».
4. Передача данных. Отчет отправляется в СФР в установленные законом сроки (как правило‚ не позднее следующего рабочего дня после издания приказа).

Что делать‚ если бумажная трудовая книжка у работника на руках?

Если работник принес бумажную трудовую книжку при приеме на работу‚ но при этом он является пользователем ЭТК‚ работодатель обязан:

• Принять книжку для хранения в личном деле (архиве организации)‚ но не вносить в нее текущие записи.
• Или‚ по желанию работника и в соответствии с актуальными нормами 2026 года‚ выдать книжку на руки сразу‚ сделав в ней последнюю запись о том‚ что с определенной даты (дата перехода на ЭТК или дата приема) ведение бумажной книжки прекращено в связи с выбором работником электронного формата.

Оформление увольнения: ключевые моменты

Наибольший риск ошибок возникает при увольнении. Даже самые незначительные неточности могут привести к проблемам у работника при подтверждении стажа для пенсии. Если работник выбрал электронную трудовую:

В бумажную книжку:
Запись об увольнении не вносится. Вместо этого‚ если книжка находилась у работодателя‚ в нее может быть внесена справочная запись о том‚ что работник уволен‚ и сведения переданы в электронный реестр‚ после чего книжка выдается владельцу. Однако основной юридической силой обладает именно цифровой след.

В электронную систему:
Работодатель обязан сформировать электронный отчет с кодом мероприятия «УВОЛЬНЕНИЕ». В отчете указываются:

• Дата увольнения.
• Основание увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ).
• Документ-основание (приказ).

Типичные ошибки и как их избежать

Цифровизация коснулась многих сфер‚ но человеческий фактор остается. Вот чего категорически нельзя делать в 2026 году:

• Двойная запись. Нельзя вносить запись об увольнении и в бумажную книжку‚ и в электронный реестр‚ если работник официально перешел на ЭТК. Это создаст конфликт данных.
• Игнорирование сроков. Электронный отчет должен быть отправлен строго в регламентированные сроки. Опоздание грозит штрафами для организации.
• Отсутствие проверки. Перед отправкой данных необходимо убедиться‚ что работник действительно не подавал заявления о возврате к бумажному формату (хотя в 2026 году такая возможность уже крайне ограничена или исключена законодательно).

Как подтвердить стаж работнику?

Поскольку бумажная книжка больше не обновляется‚ основным документом для работника становится:

1. Выписка из электронного реестра‚ которую можно заказать через портал «Госуслуги» или в клиентской службе СФР.
2. Копия отчета СЗВ-ТД (или аналога)‚ заверенная работодателем‚ которую организация обязана выдать работнику в день увольнения по его запросу.

Электронная трудовая книжка‚ появившаяся в России 5 лет назад‚ к 2026 году стала безальтернативным стандартом для большинства работающих граждан. Для работодателя это означает упрощение документооборота: отпадает необходимость в покупке бланков‚ ведении книг учета движения трудовых книжек и ручном заполнении. Главное правило — все внимание на электронный реестр. Точность и своевременность передачи данных в СФР теперь являются гарантом правильного учета стажа вашего сотрудника.

Помните: даже если у работника на руках осталась толстая бумажная книжка с записями за 20 лет‚ новая глава в ней не пишется. Ее место заняли байты и биты в защищенной государственной системе‚ доступ к которым открыт 24/7;