Трудовая книжка – это основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. Однако в современной практике сведения о трудовой книжке могут отражаться не только в самой книжке‚ но и в ряде вспомогательных и регулирующих документов. Ниже рассмотрены все варианты‚ какие документы используются для отражения трудовых книжек‚ а также порядок их заполнения и хранения.

Основные документы‚ в которых отражаются сведения о трудовых книжках

• Бумажная трудовая книжка – традиционный носитель сведений о приёме‚ переводах‚ увольнениях‚ наградах и т.д.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог‚ ведётся в Пенсионном фонде РФ (СФР) и доступен через личный кабинет гражданина.
• Книга учёта движения трудовых книжек – внутренний документ организации‚ фиксирующий поступление‚ выдачу‚ перемещение и хранение бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Лицевой счёт человека в СФР – содержит информацию о начисленных страховых взносах‚ периодах трудовой деятельности (включая данные из ГПХ-договоров) и используется для назначения пенсии.
• Приказы о приёме‚ переводе и увольнении – первичные документы‚ на основании которых вносятся записи в трудовую книжку (бумажную или электронную).
• Решения учредительного органа (или иного уполномоченного органа) – особенно важны при назначении на руководящие должности (директор‚ главный бухгалтер и т.п.).
• Справки и иные подтверждающие документы (например‚ справки о работе в студенческих отрядах‚ на производственной практике‚ о выполнении НИР) – используются для внесения сведений о работе‚ когда у сотрудника ещё нет трудовой книжки.

Бумажная трудовая книжка

Что отражается

В бумажной трудовой книжке фиксируются:

1. Личные данные работника (ФИО‚ дата рождения).
2. Сведения о приёме на работу (дата‚ номер и реквизиты приказа о приёме‚ либо решения учредительного органа).
3. Информация о переводах‚ совместительстве‚ вахтовом методе работы.
4. Записи об увольнении (основание‚ дата‚ номер приказа).
5. Сведения о наградах‚ поощрениях‚ повышении квалификации.
6. Данные об образовании и профессиональной подготовке.

Как оформлять

Согласно Приказу Минтруда РФ от № 320н (в редакции‚ действующей с 1 сентября 2021 г.) форма трудовой книжки и порядок её ведения утверждены. Основные требования:

• Записи вносятся только черной или синей пастой‚ без исправлений.
• В графе «Основание для внесения записи» допустимо указывать сразу два документа: реквизиты приказа о приёме и реквизиты решения учредительного органа.
• Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и печатью организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 г. в России начала действовать система электронных трудовых книжек‚ реализуемая через Пенсионный фонд РФ (СФР). ЭТК содержит те же сведения‚ что и бумажная версия‚ но в цифровом виде.

Преимущества ЭТК

• Автоматическое формирование данных из отчётов работодателя (СЗВ‑ТД‚ СЗВ‑М).
• Возможность быстрого получения выписки через личный кабинет на портале «Госуслуги».
• Снижение риска потери или повреждения документа.
• Упрощённое взаимодействие с ПФР при назначении пенсии.

Как отражаются сведения

Работодатель ежемесячно формирует и направляет в СФР сведения о приёме‚ переводе и увольнении сотрудников (форма СЗВ‑ТД). На основании этих данных в электронной трудовой книжке автоматически создаются записи:

• Приём на работу – запись о дате приёма‚ должности‚ подразделении.
• Перевод – изменение должности‚ структурного подразделения‚ условия труда.
• Увольнение – основание (приказ‚ соглашение сторон и т.д.)‚ дата.
• Совместительство – отдельная запись с указанием места основной работы.

Важно: если работник ведёт одновременно бумажную и электронную трудовую книжку‚ сведения должны быть идентичны. Расхождения допускаются только в случае технической ошибки‚ которая должна быть исправлена в течение пяти рабочих дней.

Книга учёта движения трудовых книжек

Этот внутренний документ организации предназначен для контроля над бланками трудовых книжек и вкладышами. Он не заменяет саму трудовую книжку‚ но является обязательным для бухгалтерского и кадрового учёта.

Что фиксируется

• Поступление бланков трудовых книжек (наименование поставщика‚ дата‚ номер накладной).
• Выдача бланков сотруднику (ФИО‚ дата выдачи‚ номер бланка).
• Приём вкладышей (например‚ при изменении данных о работнике).
• Перемещение книжек между подразделениями‚ хранение в архиве.
• Списание испорченных или утерянных бланков (с указанием акта списания).

Требования к оформлению

Книга ведётся в виде таблицы с колонками: дата‚ операция (приход/расход)‚ номер документа‚ ФИО сотрудника‚ номер бланка/вкладыша‚ ответственное лицо‚ подпись. Записи делаются хронологически‚ без пробелов и исправлений.

Лицевой счёт в СФР

Лицевой счёт – это индивидуальный учёт страховых взносов и периодов трудовой деятельности каждого застрахованного лица. Хотя он не является трудовой книжкой в прямом смысле‚ именно на основании данных лицевого счёта Пенсионный фонд определяет право на пенсию и её размер.

Какие сведения отражаются

• Периоды трудовой деятельности (по данным СЗВ‑ТД).
• Взносы по обязательному пенсионному страхованию (ОПС).
• Периоды по договорам ГПХ (если они подлежат страхованию).
• Сведения о больничных листах‚ декретных отпусках‚ военных сборах и т.п.

При назначении пенсии сотруднику предоставляется выписка из лицевого счёта‚ которая служит подтверждением трудового стажа.

Как правильно выбрать документ для отражения сведений о трудовой книжке

Выбор зависит от цели:

В большинстве случаев достаточно одновременно вести:

• Бумажную трудовую книжку (если работник предпочитает бумажный вариант) или электронную трудовую книжку;
• Книгу учёта движения трудовых книжек (для внутреннего контроля);
• Лицевой счёт в СФР (автоматически формируется из отчётов работодателя).

Практический пример: запись о приёме на работу

Допустим‚ сотрудник Ivanov Ivan Ivanovich принят на должность инженера‑конструктора приказом № 123 от и решением учредительного органа (протокол № 5 от ).

В бумажной трудовой книжке

Графа 1 (дата записи): 
Графа 2 (номер записи): 1
Графа 3 (сведения о работе): Принят на работу инженером‑конструктором отдела проектирования.
Графа 4 (основание для внесения записи): Приказ № 123 от ; Протокол № 5 от .
Графа 5 (подпись и печать): ___________________ (кадровик) Печать организации

В электронной трудовой книжке

Работодатель формирует СЗВ‑ТД за март 2026 г.‚ где указывает:

• Тип сведения: «Приём»;
• Должность: инженер‑конструктор;
• Подразделение: отдел проектирования;
• Основание: Приказ № 123 от ; Протокол № 5 от .

После загрузки файла в СФР запись появляется в ЭТК сотрудника автоматически.

В книге учёта движения трудовых книжек

• Операция: «Выдача бланка трудовой книжки»;
• Номер бланка: 00456789;
• ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович;
• Ответственное лицо: Петров С.В. (кадровик);
• Подпись: ___________________.

Для полного и корректного отражения сведений о трудовой деятельности работника необходимо использовать комплекс документов:

1. Основной документ – трудовая книжка (бумажная или электронная).
2. Первичные основания – приказы о приёме/переводе/увольнении‚ решения учредительного органа‚ справки о иной работе.
3. Внутренний контроль – книга учёта движения трудовых книжек.
4. Пенсионный учёт – лицевой счёт в СФР (формируется автоматически из отчётов работодателя).

Соблюдение требований Приказа Минтруда РФ № 320н‚ правильного заполнения граф трудовой книжки и своевременной подачи отчётов в СФР гарантирует‚ что все сведения о трудовой книжке будут актуальны‚ доступны для работника и пенсионного органа‚ а также соответствуют законодательным нормам.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и практики кадрового учёта на 22 мая 2026 г.