В 2026 году правила ведения и заполнения трудовых книжек претерпели ряд изменений, особенно в части оформления записей об увольнении․ Эти изменения касаются как традиционных бумажных трудовых книжек, так и современных электронных форматов․ В статье рассмотрены ключевые аспекты, включая правовые нюансы, порядок внесения записей, ответственность работодателя и права работника․

С 2024–2025 годов Минтруд России и судебная практика внесли ясность в спорные вопросы, связанные с увольнением и оформлением трудовых книжек․ Вот основные изменения:

• Унификация формулировок при увольнении по собственному желанию: Теперь закон признает равнозначными следующие формулировки в заявлении работника, приказе работодателя и трудовой книжке:
  • уволить;
  • прекратить трудовой договор;
  • расторгнуть трудовой договор․

  Это означает, что работодатель вправе использовать любую из указанных формулировок без искажения смысла записи․

• Изменение причины увольнения по решению суда: Если суд изменил основание увольнения (например, с прогула на увольнение по соглашению сторон), работодатель обязан внести соответствующие изменения в трудовую книжку уволенного работника․ Об этом разъяснил Минтруд России в 2024 году․
• Электронные трудовые книжки (ЭТК): При увольнении сведения об этом должны быть переданы в СФР (Страховой фонд России) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении․ Это закреплено в п․ 4 Порядка заполнения формы ЕФС-1․

Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении

Общие требования

Согласно п․ 35 Правил ведения трудовых книжек, при увольнении в трудовую книжку вносятся следующие записи:

• дата и номер приказа об увольнении;
• основание увольнения (со ссылкой на статью Трудового кодекса);
• дата выдачи трудовой книжки;
• подпись ответственного лица и печать организации (если таковая имеется)․

Запись должна быть внесена в день увольнения, в последний рабочий день сотрудника․

Пример записи об увольнении по собственному желанию

Пример корректной записи в трудовой книжке:

Обратите внимание: запись должна быть четкой, без сокращений, кроме общепринятых (например, «ТК РФ»)․

Особенности при увольнении с последующим отпуском

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, запись в трудовой книжке вносится после окончания отпуска․ При этом в графе 2 указывается дата окончания отпуска, а в графе 3 — формулировка об увольнении․

Пример:

Электронные трудовые книжки: новые правила

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ К 2026 году она стала основным форматом для большинства работников, за исключением отдельных категорий․

Обязанности работодателя при увольнении

• Внести запись об увольнении в ЭТК не позднее дня увольнения․
• Передать сведения в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1․1) в течение одного рабочего дня после издания приказа об увольнении․
• Обеспечить доступ работника к его электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуги․
• При необходимости выдать бумажную копию трудовой книжки (по запросу работника)․

Согласно п․ 5 ст․ 11 Закона от № 27-ФЗ, несвоевременное представление сведений в СФР влечет административную ответственность․

Что делать, если работник не согласен с записью в ЭТК?

Работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о корректировке записи․ Если конфликт не урегулирован, спор рассматривается в судебном порядке․ В этом случае суд может обязать работодателя внести изменения․

Документы, выдаваемые работнику при увольнении

Согласно действующему законодательству, при увольнении работнику должны быть выданы следующие документы:

Все документы выдаются в последний день работы․

Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан:

• направить ему уведомление о необходимости получения;
• сохранить трудовую книжку в течение двух лет;
• в случае невостребования — уничтожить по истечении срока хранения․

Ответственность за нарушения при заполнении трудовой книжки

Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечет административную и материальную ответственность:

Кроме того, работник вправе обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда и компенсации за неправильное оформление трудовой книжки․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли уволить работника без записи в трудовой книжке?

Нет․ В соответствии с ч․ 4 ст․ 84․1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы․ Отсутствие записи или невыдача книжки — грубое нарушение трудового законодательства․

Как исправить ошибку в трудовой книжке после увольнения?

Если ошибка обнаружена после увольнения, работодатель должен:

1. составить акт об обнаруженной ошибке;
2. внести исправление в трудовую книжку (в графу «Сведения о награждениях» или «Дополнительные сведения»);
3. указать, что запись внесена на основании акта;
4. проставить подпись ответственного лица и печать (если имеется)․

Работник должен быть уведомлен об исправлении․

Можно ли уволить работника по электронной трудовой книжке без бумажной версии?

Да․ Если у работника оформлена электронная трудовая книжка, бумажная версия не требуется․ Однако по запросу работника работодатель обязан выдать бумажную копию․

Что делать, если работодатель отказывается вносить изменения в трудовую книжку по решению суда?

В этом случае работник вправе:

• направить работодателю письменное требование о внесении изменений;
• в случае отказа — обратиться в суд с иском о защите трудовых прав;
• потребовать компенсацию морального вреда․

Согласно п․ 6 ст․ 392 ТК РФ, суд может обязать работодателя внести изменения и выплатить компенсацию․

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать ошибок при увольнении, следуйте этим рекомендациям:

Также рекомендуется регулярно проходить обучение по вопросам трудового законодательства, особенно в части работы с электронными трудовыми книжками․

В 2026 году вопросы заполнения трудовых книжек при увольнении стали еще более актуальными в связи с переходом на электронные форматы и ужесточением контроля со стороны государства․ Работодатели должны строго соблюдать законодательные требования, чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств․

Основные выводы:

• Формулировки при увольнении унифицированы — можно использовать любые из трех вариантов․
• При изменении причины увольнения по решению суда изменения в трудовую книжку вносятся в обязательном порядке․
• Электронные трудовые книжки требуют своевременного обновления и передачи сведений в СФР․
• Работодатель обязан выдать все документы в последний день работы․
• Нарушения влекут административную и материальную ответственность․

Следуйте рекомендациям, используйте официальные образцы и своевременно обновляйте документы — это залог успешного и бесспорного оформления увольнения․