Обновлено: 21 мая 2026 года

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Все записи
вносятся на основании трудового договора, который должен быть заключен в письменной форме
(либо на бумаге, либо в электронном виде).

Ключевые требования:

• Записи должны быть внесены разборчивым почерком или машинописным способом
• Используется чернила черного, синего или фиолетового цвета
• Не допускаются помарки, подчистки и неоговоренные исправления
• Все исправления заверяются подписью ответственного лица и печатью организации
• Записи должны точно соответствовать формулировкам трудового договора и нормативных актов

Заполнение титульного листа

Титульный лист заполняется при выдаче трудовой книжки впервые или при выдаче дубликата/вкладыша.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел заполняется при каждом приеме на работу, переводе, увольнении или других изменениях
трудового статуса работника.

Пример записи при приеме на работу:

Пример записи при увольнении:

Особенности заполнения при различных видах трудового договора

Трудовой договор на неопределенный срок

В записи указывается:

• Наименование организации
• Структурное подразделение (при наличии)
• Должность
• Основание ─ приказ о приеме на работу

Срочный трудовой договор

В записи необходимо указать:

• Срок действия договора
• Причину заключения срочного договора (например, «на время выполнения сезонных работ»)
• Дата окончания действия договора

Трудовой контракт (для государственных и муниципальных служащих)

В записи указывается:

• Наименование государственного органа
• Должность государственной службы
• Срок действия контракта
• Номер и дата приказа о назначении

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо:

Порядок исправления:

1. На следующей свободной строке внести правильную запись
2. Указать: «Запись № __ недействительна»
3. Внести правильную запись
4. Заверить подписью ответственного лица и печатью организации

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Если в трудовой книжке закончились страницы, оформляется вкладыш:

Правила оформления вкладыша:

• Вкладыш выдается только к основной трудовой книжке
• На титульном листе вкладыша указывается: «Вкладыш в трудовую книжку № ___»
• Серия и номер вкладыша должны соответствовать серии и номеру основной трудовой книжки
• Записи вносятся в том же порядке, что и в основную трудовую книжку

Ответственность за ведение трудовых книжек

Ответственность за правильное ведение трудовых книжек несет:

• Работодатель (организация или индивидуальный предприниматель)
• Специалист по кадрам, ответственный за ведение трудовых книжек
• Руководитель организации (общая ответственность)

За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная (ст. 5.27 КоАП РФ) ─ штраф до 50 000 рублей
• Дисциплинарная ─ замечание, выговор, увольнение
• Материальная ─ возмещение ущерба, причиненного работнику

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек. При этом:

• Записи в бумажную трудовую книжку вносятся только по желанию работника
• Все данные хранятся в электронном виде в Пенсионном фонде РФ
• Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли вносить записи в трудовую книжку задним числом?

Ответ: Нет, все записи должны вноситься в день издания приказа, вызвавшего необходимость
внесения записи. Записи задним числом не допускаются.

Вопрос 2. Что делать, если в трудовой книжке нет печати?

Ответ: Если в трудовой книжке отсутствует печать организации, необходимо:

• Обратиться к работодателю для проставления печати
• При отсутствии возможности ー получить дубликат трудовой книжки
• В случае невозможности ─ обратиться в суд

Вопрос 3. Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку?

Ответ: Да, восстановление возможно путем:

• Получения дубликата от последнего работодателя
• Обращения в суд с требованием о восстановлении записи
• Предоставления других документов, подтверждающих трудовой стаж (справки, копии приказов и т.д.)

Правильное заполнение трудовой книжки по трудовому договору ー это не только требование закона, но и
важный элемент документооборота, который защищает права как работника, так и работодателя.

Следуя приведенным правилам и примерам, вы сможете:

• Избежать ошибок при ведении трудовых книжек
• Соблюсти все требования трудового законодательства
• Защитить интересы своей организации в случае проверок
• Обеспечить работникам правильное документальное оформление их трудового стажа

Помните, что трудовая книжка ー это документ строгой отчетности, и к ее ведению необходимо
подходить с максимальной ответственностью.

Материал подготовлен с учетом требований законодательства Российской Федерации по состоянию на май 2026 года.