Обновлено: 22 мая 2026 года

Почему важно правильно оформить запись о приеме на работу?

Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж работника. Правильно оформленная запись о приеме на работу:

• Подтверждает официальное трудоустройство;
• Является основанием для начисления пенсии;
• Служит доказательством в судебных спорах;
• Обеспечивает прозрачность трудовых отношений;
• Позволяет избежать проблем при оформлении кредитов, ипотеки и других финансовых операций.

Когда нужно делать запись о приеме на работу?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку, если:

• Работник принят на основное место работы на срок более 5 дней;
• Для работника это первое место работы;
• Работник переведен из другой организации;
• Работник принят на постоянную или временную работу.

Основные правила внесения записи

Запись о приеме на работу должна содержать следующие обязательные элементы:

1. Порядковый номер записи (в графе 1);
2. Дата приема на работу (в графе 2);
3. Наименование должности (в графе 3);
4. Наименование структурного подразделения (если есть);
5. Основание приема (в графе 4) — приказ о приеме на работу.

Пример правильного оформления:

Образцы записей о приеме на работу

Прием на постоянную работу

Примечание: Если сотрудник принят на работу впервые, запись делается в его трудовую книжку, предоставленную работодателю.

Прием на работу по переводу из другой организации

Прием на работу совместителя

Примечание: Для совместителей запись делается только по основному месту работы.

Прием на работу с испытательным сроком

Что делать, если запись сделана неправильно?

Если в трудовой книжке допущена ошибка при оформлении записи о приеме на работу, необходимо:

1. На основании приказа об исправлении ошибок внести корректирующую запись;
2. Указать, что предыдущая запись недействительна;
3. Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью организации;
4. Сделать отметку в личной карточке работника.

Пример исправления ошибки:

Ответственность за неправильное оформление

За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Для работодателя: штраф от 30 000 до 50 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ);
• Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Повторное нарушение может привести к дисквалификации на срок до 3 лет.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать запись о приеме на работу, если сотрудник принят на срок менее 5 дней?

Нет, в этом случае запись в трудовую книжку не вносится. Однако, если сотрудник принят на срок более 5 дней, даже если это временная работа, запись обязательна.

Можно ли сделать запись о приеме на работу задним числом?

Нет, запись должна быть сделана в день фактического выхода сотрудника на работу или не позднее следующего рабочего дня.

Что делать, если работник отказывается предоставить трудовую книжку?

Если у работника нет трудовой книжки (например, при первом трудоустройстве), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку и внести в нее запись о приеме на работу.

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

С 2023 года в России разрешено вести трудовые книжки в электронном формате (ЭТК). Однако, если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель должен продолжать вести ее в бумажном виде до окончания срока ее действия.

Правильное оформление записи о приеме на работу в трудовой книжке, это не только требование закона, но и забота о правах работника.
Каждая запись должна быть точной, полной и заверенной в соответствии с установленными правилами.
Используйте приведенные образцы и рекомендации, чтобы избежать ошибок и защитить интересы как работника, так и работодателя.