Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск, а после него не возвращается на работу (увольняется), является одной из наиболее сложных и часто вызывающих вопросы у кадровиков. Ключевой момент здесь — правильное определение даты увольнения, от которой напрямую зависят сроки и порядок выдачи трудовой книжки.

Согласно части второй статьи 127 Трудового кодекса РФ, если увольнение работника происходит после того, как он использовал весь положенный ему отпуск (отпуск с последующим увольнением), датой прекращения трудового договора считается последний день отпуска, а не последний рабочий день перед отпуском.

Пример: Сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 ноября 2025 года на 28 календарных дней. Последний день отпуска — 28 ноября 2025 года. Если в этот период он подает заявление об увольнении по собственному желанию, датой увольнения будет . Запись в трудовой книжке вносится именно на эту дату.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

В графе «Дата увольнения» указывается последний день отпуска в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).

В графе «Причина увольнения» указывается: «Увольнение по собственному желанию (статья 80 ТК РФ)» или другая основание, с обязательной ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса.

Сроки выдачи трудовой книжки при такой ситуации

Законодательство четко определяет, что трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) выдается работнику в день увольнения (часть 4 статьи 84.1 ТК РФ).

Таким образом, при отпуске с последующим увольнением:

• Дата выдачи = Дата увольнения = Последний день отпуска.
• Работодатель не вправе отдать документ раньше последнего дня отпуска, так как трудовые отношения формально прекращаются только по его окончании.
• Если последний день отпуска выпадает на выходной или праздничный день, выдачу производят в первый рабочий день после него.

Пошаговая процедура для отдела кадров

1. Получение заявления об увольнении. Работник может подать его как до начала отпуска, так и в период его нахождения в отпуске. Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до дня увольнения (т.е. до последнего дня отпуска), трудовая книжка выдается не позднее дня увольнения.
2. Издание приказа об увольнении. Приказ оформляется с указанием даты увольнения, последнего дня отпуска. Копия приказа должна быть ознакомлена с подписью работника. Если он отсутствует, это оформляется отдельным актом.
3. Заполнение трудовой книжки. Вносится запись об увольнении с указанием даты (последний день отпуска) и основания со ссылкой на статью ТК РФ. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (Приказ Минтруда России от N 589н).
4. Выдача документа. В день увольнения (последний день отпуска) или в первый рабочий день после него (если последний день отпуска — выходной) работнику выдается трудовая книжка с внесенной записью. Необходимо составить акт о выдаче трудовой книжки (или использовать раздел в приказе об увольнении), который подписывается сторонами. Если работник не явился, это оформляется актом о неявке.

Особенности при работе с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

Если работник вел ЭТК:

• В СФР (Социальный фонд России) обязана быть направлена форма ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1. Это делается не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (на основании Закона от N 27-ФЗ).
• Сведения об увольнении вносятся в электронный документ в тот же срок, что и в бумажный.
• Работник имеет право получить на руки выписку из ЭТК с заверяющей подписью и печатью работодателя в день увольнения.

Что делать, если работник не забрал книжку в день увольнения?

Если сотрудник, находясь в отпуске, не явился за документом в день увольнения (последний день отпуска) или в следующий рабочий день:

1. Необходимо составить акт о неявке за трудовой книжкой с указанием даты и причины (например, «не явился по личным причинам»).
2. Работодатель обязан направить работнику письменное уведомление о необходимости получить документ. Уведомление можно вручить под расписку, отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или через ЭТК (если она ведется).
3. Трудовая книжка (или выписка из ЭТК) хранится у работодателя. Выдача производится по первому требованию работника.
4. Важно: Сам факт неявки не снимает с работодателя обязанности обеспечить выдачу. Задержка выдачи без уважительной причины может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Краткая памятка-таблица

Ответственность за нарушение сроков выдачи

За неисполнение обязанности по выдаче трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) в день увольнения работодатель несет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафы:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, за задержку выдачи работник может требовать компенсацию за каждый день просрочки в размере его среднего заработка или иных убытков (ст. 236 ТК РФ).

Дата увольнения при отпуске с последующим увольнением — это последний день отпуска.

Трудовая книжка выдается именно в эту дату. Ранняя выдача (до окончания отпуска) недопустима, так как трудовые договор еще не расторгнут.

Если последний день отпуска — выходной, выдача переносится на ближайший рабочий день.

При неявке работника составляется акт, направляется уведомление, а документ хранится у работодателя до востребования.

Все записи в трудовой книжке заверяются печатью организации.

При ведении ЭТК не забудьте своевременно подать форму ЕФС-1 в СФР.

Соблюдение этих правил защитит работодателя от претензий со стороны работника и проверяющих органов.