Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве․ Однако многие работники, имевшие стаж до 1 января 2021 года, воспользовались своим правом и выбрали сохранение бумажной трудовой книжки․ Как действовать работодателю в 2026 году, если сотрудник предпочел традиционный формат? Разберем все нюансы ведения, учета и отчетности в таком случае․
Основные принципы ведения бумажной трудовой книжки
Если работник до конца 2020 года подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или вовсе не подавал никаких заявлений (молчание приравнивается к выбору бумажного формата), работодатель обязан продолжить ее ведение по старым правилам․ Здесь важно помнить несколько ключевых моментов:
- Двойное ведение учета: Выбор работником бумажного формата не освобождает работодателя от сдачи электронной отчетности․ Сведения о трудовой деятельности всех сотрудников (в т․ч․ тех, кто выбрал бумагу) необходимо передавать в СФР в составе единой формы ЕФС-1․
- Отсутствие формы СТД-Р при увольнении: Если сотрудник выбрал бумажную трудовую, при увольнении вы обязаны выдать ему только ее․ Выдавать ему распечатку сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р не нужно․
- Хранение: Работодатель несет полную ответственность за сохранность бумажных трудовых книжек сотрудников, выбравших этот формат․ Они должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу․
Прием на работу нового сотрудника с бумажной трудовой
Частая ситуация: на работу устраивается человек, который приносит бумажную трудовую книжку и хочет продолжить вести ее в привычном виде․ Алгоритм действий следующий:
- Принятие документа: Работник предоставляет вам бумажную трудовую книжку․
- Внесение записи о приеме: Вы делаете стандартную запись о приеме на работу в бумажный бланк․
- Электронная отчетность: Как и на других сотрудников, вы подаете сведения о его трудоустройстве в СФР по форме ЕФС-1․
Что делать, если сотрудник сразу после трудоустройства выбрал ЭТК?
Бывает так, что новый сотрудник приносит бумажную трудовую, но в момент оформления на работу подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку․ В этом случае:
- Сначала вы обязаны сделать запись о приеме на работу в его бумажную трудовую книжку (так как на момент приема она являлась действующим документом)․
- Затем вы принимаете от него заявление о переходе на ЭТК․
- В бумажную трудовую вносится запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
- После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на руки, и с работодателя снимается ответственность за ее дальнейшее ведение и хранение․
Если работник до сих пор не определился
Встречаются ситуации, когда работник, имеющий стаж до 2021 года, так и не сделал выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой․ Как действовать работодателю?
Занимайте выжидательную позицию․ По закону, если работник не подавал заявления об отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, вы обязаны продолжать вести ее в бумажном виде․ Вас не оштрафуют за то, что сотрудник не желает определяться с форматом․ Главное — своевременно вносить записи в бумажный бланк и сдавать отчет ЕФС-1․
Обратите внимание: сотрудник может в любой момент отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронную․ Для этого ему достаточно подать соответствующее письменное заявление․ Перейти обратно с ЭТК на бумажный формат нельзя․
Увольнение сотрудника с бумажной трудовой
Процедура увольнения работника, выбравшего бумажный формат, остается традиционной:
- В последний рабочий день вы обязаны внести в бумажную трудовую книжку запись об увольнении․
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек․
- Форму СТД-Р выдавать не нужно, так как работник получает сведения о стаже на бумажном носителе (в самой трудовой книжке)․
Если же работник, выбравший бумажную книжку, запросит сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде (по форме СТД-Р), вы обязаны предоставить их ему в течение 3 рабочих дней после подачи соответствующего заявления․
Исправление ошибок и подача корректировок
Ошибки в кадровом учете случаются․ Если вы обнаружили неточность в записях бумажной трудовой книжки, исправлять ее нужно по стандартным правилам (зачеркивание недопустимо, вносятся исправления путем признания записи недействительной)․
Однако не забывайте про электронный учет: если ошибка закралась в отчет ЕФС-1, вам придется изменить кадровые документы и подать исправленные (корректирующие) отчеты в СФР․ Это правило действует независимо от того, в каком формате работник ведет трудовую книжку․
Краткие итоги
Выбор работником бумажной трудовой книжки не создает для работодателя неразрешимых проблем, но требует внимательности и двойной дисциплины․ Самое главное помнить:
- Ведите бумажный бланк аккуратно и по правилам․
- Не забывайте сдавать единый отчет ЕФС-1 на всех сотрудников (и на «бумажников», и на «электронщиков»)․
- При увольнении выдаете только бумажную трудовую (без СТД-Р)․
- Будьте готовы в любой момент принять заявление о переходе сотрудника на ЭТК, внести отметку в бумажный бланк и выдать его на руки․
Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечит корректный кадровый учет в 2026 году․