В условиях повсеместного распространения удаленной работы вопросы документооборота, и в частности ведения трудовых книжек, остаются одними из самых обсуждаемых. На дворе май 2026 года, и законодательство окончательно закрепило гибкие механизмы взаимодействия работодателя и дистанционного работника. Самое главное помнить, что порядок ведения трудовой книжки (ТК) для «удаленщиков» имеет свои уникальные особенности, которые необходимо учитывать во избежание штрафов и трудовых споров.
Основной принцип: право выбора работника
Ключевым моментом в оформлении дистанционного сотрудника является его право выбора формы ведения трудовой книжки. Согласно действующему Трудовому кодексу РФ, при приеме на дистанционную работу сотрудник может:
- Отказаться от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае сведения о его трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде. Работодатель обязан получить от сотрудника соответствующее заявление и передавать данные в Социальный фонд России (СФР) через отчет по форме СЗВ-ТД.
- Настоять на внесении записей в бумажную трудовую книжку. Если у сотрудника есть бумажная ТК и он хочет, чтобы записи вносились туда, он должен предоставить этот документ работодателю.
Важно отметить, что если работник при трудоустройстве отказался от бумажной книжки, этот факт обязательно фиксируется в дополнительном соглашении или непосредственно в трудовом договоре.
Как физически передать трудовую книжку работодателю?
Поскольку дистанционный работник может находиться в другом городе или даже регионе, процесс передачи бумажного документа имеет свои нюансы. Если сотрудник решил вести бумажную ТК, он может:
- Прислать книжку по почте. Наиболее распространенный способ — отправка заказным письмом с уведомлением о вручении. Это гарантирует сохранность документа и подтверждение факта его получения работодателем.
- Передать лично. Если сотрудник проживает недалеко от офиса компании или планирует визит, он может принести документ самостоятельно.
Работодатель, получив трудовую книжку, обязан обеспечить ее сохранность и вести учет в журнале движения трудовых книжек, даже если сам сотрудник никогда не появлялся в офисе.
Особенности внесения записей
Если стороны договорились о ведении бумажной трудовой книжки, возникает вопрос: нужно ли указывать в ней, что работа является дистанционной? Эксперты по трудовому праву, включая членов Палаты налоговых консультантов РФ, указывают на следующее:
«Если стороны при дистанционной работе договариваются, что запись будет вноситься в трудовую книжку, то она пишется в общем порядке. Указывается, что сотрудник принят на работу, должность и подразделение. Специальная отметка о том, что работа является дистанционной, в трудовую книжку не вносится, поскольку действующие инструкции не предусматривают такого порядка».
Таким образом, в графе «Сведения о работе» запись будет выглядеть стандартно, без уточнения формата занятости. Статус «дистанционный работник» фиксируется только в трудовом договоре и внутренних приказах компании.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Ситуации, когда дистанционный работник теряет свою бумажную трудовую книжку, не редкость. В этом случае алгоритм действий таков:
- Работник пишет письменное заявление работодателю с просьбой выдать новую трудовую книжку.
- Работодатель обязан приобрести бланк трудовой книжки и внести в него первую запись о приеме на работу (в т.ч. о дистанционной работе).
- Расходы на приобретение бланка, как правило, несет работодатель, хотя по согласованию сторон они могут быть компенсированы работником (но это должно быть четко прописано).
Увольнение дистанционного работника
Процедура увольнения также требует внимательного отношения к документам. При расторжении трудового договора с дистанционным работником, имеющим бумажную трудовую книжку, необходимо:
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку в общем порядке.
- Получить подпись работника в журнале учета движения трудовых книжек (это можно сделать дистанционно с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или дождаться возврата журнала почтой, если позволяет локальный акт).
- Вернуть трудовую книжку. Документ отправляется работнику заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу его проживания. Дата отправки письма считается датой выдачи трудовой книжки.
Если работник заранее написал заявление о переходе на электронную трудовую или об отказе от бумажной, работодатель просто формирует отчет СЗВ-ТД с причиной увольнения и направляет работнику копию приказа и справку о трудовой деятельности.
Резюме для работодателя
Оформление дистанционного сотрудника в 2026 году требует гибкости, но строгого следования букве закона. Основные правила, которые нельзя нарушать:
- Всегда уточняйте желание работника относительно бумажной трудовой книжки при приеме на работу.
- Принимайте скан-копии документов для первоначального оформления, но оригинал трудовой (если она ведется) должен храниться у работодателя.
- Не вносите в трудовую книжку пометок о «дистанционности», если это не требуется специальными нормами для отдельных профессий.
- Обеспечьте надежный канал связи (почта, курьер) для передачи бумажных документов туда и обратно.
Соблюдение этих правил позволит компании легально нанимать таланты из точки мира, минимизируя юридические риски.