Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ При увольнении её оформление‚ хранение и выдача регулируются Трудовым кодексом РФ‚ а также нормативными актами‚ вступившими в силу с 2021 года (переход на электронные трудовые книжки)․ В данной статье подробно рассмотрены все этапы работы с трудовой книжкой уволенного сотрудника‚ а также даны практические рекомендации по подтверждению стажа для расчёта больничного пособия․

Что такое трудовая книжка и её значение

Трудовая книжка фиксирует:

• приём на работу;
• переводы (внутри организации и между организациями);
• увольнения (причины‚ даты‚ основания);
• иные сведения о трудовой деятельности (например‚ награды‚ повышения квалификации)․

Эти записи являются юридически значимыми доказательствами трудового стажа‚ необходимыми для:

• назначения пенсии;
• расчёта больничного пособия;
• подтверждения права на отпуск и другие социальные гарантии;
• трудоустройства у нового работодателя․

Порядок оформления трудовой книжки при увольнении

Процедура включает несколько обязательных шагов:

1. Подготовка документов – заявление об увольнении‚ приказ об увольнении‚ расчётный лист․
2. Внесение записи в трудовую книжку – в разделе «Сведения о работе» делается запись об увольнении․
3. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и печатью организации․
4. Выдача книжки сотруднику – в день увольнения работнику выдаётся трудовая книжка под расписку․
5. Формирование справки о стаже (по запросу) – при необходимости выдаётся справка‚ подтверждающая период работы․

Важно: запись об увольнении должна содержать:

• дата увольнения;
• основание (пункт статьи ТК РФ‚ например‚ п․ 1 ч․ 1 ст․ 81 – по инициативе работника);
• номер и дату приказа об увольнении;
• подпись уполномоченного лица и печать организации․

Электронная и бумажная форма: особенности после 2021 года

С 1 января 2021 года введён обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) для всех newly hired сотрудников․ Однако:

• Если работник до момента приёма на работу имел бумажную трудовую книжку и не подал заявление об отказе от неё‚ ведётся одновременное ведение бумажной и электронной форм․
• При увольнении запись вносится одновременно в обе формы (если они обе ведутся)․
• Сотрудник имеет право получить на руки либо бумажную книжку‚ либо выписку из ЭТК (форма СТД‑Р)․

Таким образом‚ при увольнении необходимо:

1. Проверить‚ ведётся ли для сотрудника бумажная книжка․
2. Внести запись в ЭТК через личный кабинет работодателя на портале «Работа в России» (или иной approved сервис)․
3. При наличии бумажной формы – сделать запись в ней‚ поставить подпись и печать․
4. Выдать сотруднику либо бумажную книжку‚ либо выписку из ЭТК․

Как подтвердить трудовой стаж для расчёта больничного пособия

При начислении больничного пособия основанием служит трудовой стаж‚ подтверждаемый:

• трудовой книжкой (бумажной или электронной);
• выпиской из ЭТК (форма СТД‑Р);
• справкой о стаже‚issued by employer․

Порядок подтверждения:

1. Сотрудник предоставляет бухгалтерии трудовую книжку (или выписку) и заявление на больничный․
2. Бухгалтер проверяет наличие записей о периодах работы‚ суммирует общий стаж․
3. Если стаж недостаточен для получения 100 % пособия‚ применяются коэффициенты‚ установленные законодательством (например‚ 50 % при стаже менее 5 лет)․
4. При отсутствии трудовой книжки (утеря‚ порча) сотрудник может запросить дубликат у бывшего работодателя или получить справку из ПФР через Госуслуги․

Важно: электронная трудовая книжка имеет равную юридическую силу с бумажной‚ поэтому выписка из ЭТК принимается на тех же основаниях․

Хранение и выдача трудовой книжки уволенному сотруднику

После выдачи трудовой книжки работодатель обязан:

• Сделать копию записи об увольнении и хранить её в личном деле сотрудника в течение 50 лет (согласно ст․ 66 ТК РФ)․
• При запросе бывшего сотрудника предоставить справку о периоде работы или выписку из ЭТК․
• Обеспечить конфиденциальность персональных данных‚ содержащихся в трудовой книжке․

Если сотрудник отказался от получения бумажной книжки и ведётся только ЭТК‚ работник получает выписку из ЭТК в электронном виде (PDF) с электронной подписью работодателя․

Образец записи в трудовой книжке при увольнении

Ниже приведён пример оформления записи (бумажная форма)․ Запись делается черными чернилами‚ без исправлений․

| № п/п | Дата | Сведения о работе | № приказа | Дата приказа | Подпись | Печать |
|-------|------------|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|-----------|--------------|---------|--------|
| 15 | | Уволен по инициативе работника (ст․ 81 ТК РФ‚ п․ 1 ч․ 1)․ Приказ № 123 от ․ | 123 | | __________ | [печать] |

Для электронной формы запись выглядит аналогично в системе ЭТК: поле «Дата увольнения»‚ «Основание увольнения»‚ «Номер и дата приказа»‚ а также подпись уполномоченного лица (ЭЦП)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли уволить сотрудника без записи в трудовой книжке? Нет․ Запись об увольнении является обязательной; её отсутствие считается нарушением трудового законодательства․
2. Что делать‚ если сотрудник потерял трудовую книжку после увольнения? Он может запросить дубликат у бывшего работодателя (работодатель обязан выдать копию записи об увольнении и справку о стаже) либо получить справку из ПФР через портал Госуслуги․
3. Нужно ли заверять выписку из ЭТК нотариусом? Нет․ Выписка‚ заверенная электронной подписью работодателя‚ имеет полную юридическую силу․
4. Какой срок хранения копий записей об увольнении у работодателя? 50 лет с даты увольнения (ст․ 66 ТК РФ)․
5. Можно ли вести только электронную трудовую книжку‚ если сотрудник отказался от бумажной? Да‚ если сотрудник написал заявление об отказе от бумажной формы‚ ведётся исключительно ЭТК․

Трудовая книжка уволенного сотрудника остаётся ключевым документом для подтверждения трудового стажа‚ необходимого при начислении больничного пособия‚ пенсии и при трудоустройстве у нового работодателя․ С учётом перехода на электронные трудовые книжки важно правильно оформить запись об увольнении как в бумажной‚ так и в электронной форме‚ обеспечить её хранение и своевременную выдачу сотруднику․ Соблюдение установленного порядка гарантирует соблюдение прав работника и защищает работодателя от возможных споров и штрафов со стороны контролирующих органов․

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки при увольнении‚ рекомендуем обратиться к специалисту по кадрам или юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве․