Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Для руководителей организаций, в т.ч. генеральных директоров, оформление записей имеет свои особенности, связанные с высокой должностной ответственностью и спецификой порядка назначения, перевода и увольнения.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 180, 181, 81);
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части ведения трудовых книжек);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
• Приказы Минтруда России № 565н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Письма и разъяснения Роструда, КонсультантПлюс, Гарант.

Общие правила оформления записей

При внесении любой записи в трудовую книжку необходимо соблюдать следующие требования:

1. Записи делаются только чёрными, синими или фиолетовыми чернилами;
2. Текст должен быть разборчивым, без сокращений и аббревиатур (за исключением общепринятых, например «г.», «ул.»);
3. Каждая запись состоит из четырёх граф:
• Графa 1 – порядковый номер записи;
• Графa 2 – дата события (приём, перевод, увольнение и т.д.);
• Графa 3 – наименование организации, должность, профессия или специальность;
• Графa 4 – основание записи (номер и дата приказа, распоряжения, договора и т.п.).
4. Заверяется запись подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации (при наличии).

Запись о приёме на работу генерального директора

При назначении на должность генерального директора в трудовой книжке делается запись о приёме на работу. Основанием служит приказ о назначении (или протокол собрания учредителей, если назначение осуществляется собранием).

Пример записи

Графa 1: 1
Графa 2:
Графa 3: ООО «Альфа‑Тех», генеральный директор
Графa 4: Приказ № 45 от «О назначении генерального директора»

Важно: в графе 3 указывается полное наименование организации без сокращений (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа‑Тех»»), а должность – именно «генеральный директор».

Запись о переводе генерального директора на другую должность

Если генеральный директор переводится на другую должность внутри той же организации (например, становится председателем правления или советником), оформляется запись о переводе.

Пример записи о переводе

Графa 1: 2
Графa 2:
Графa 3: ООО «Альфа‑Тех», председатель правления
Графa 4: Приказ № 112 от «О переводе генерального директора на должность председателя правления»

Запись об увольнении генерального директора

Увольнение генерального директора может происходить по различным основаниям: по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с ликвидацией организации, по инициативе работодателя (в случаях, предусмотренных ст. 81 ТК РФ) и др.

Увольнение по собственному желанию

Основание – заявление работника и приказ об увольнении.

Пример:

Графa 1: 3
Графa 2:
Графa 3: ООО «Альфа‑Тех», генеральный директор
Графa 4: Приказ № 189 от «Об увольнении генерального директора по собственному желанию»

Увольнение в связи с ликвидацией организации

Согласно ч. 3 ст. 180 ТК РФ, перед увольнением необходимо получить письменное согласие генерального директора. Далее оформляется стандартный порядок: приказ, запись в трудовой книжке, сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р).

Пример:

Графa 1: 4
Графa 2:
Графa 3: ООО «Альфа‑Тех», генеральный директор
Графa 4: Приказ № 205 от «Об увольнении генерального директора в связи с ликвидацией организации»

Особенности ведения трудовой книжки для генерального директора, являющегося индивидуальным предпринимателем

Если генеральный директор одновременно зарегистрирован как ИП и ведёт трудовую книжку в качестве работника своей же организации, записи делаются по тем же правилам. Однако важно помнить, что трудовая книжка ведётся только в отношении трудовых отношений, а не гражданско‑правовых договоров (например, договоры оказания услуг).

Электронная трудовая книжка

С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК). Записи в ЭТК формируются автоматически на основе данных, передаваемых работодателем в ПФР через СЗВ‑ТД. Для генерального директора порядок формирования записей идентичен бумажному варианту, но подпись и печать не требуются – достаточно подтверждения данных работодателем в личном кабинете на портале «Госуслуги».

Частые ошибки при оформлении записей

• Использование сокращений («ген. дир.», «ООО») в графе 3;
• Запись чёрным гелевым ручкой, которая со временем может выцветать;
• Отсутствие ссылки на приказ в графе 4 (указание только даты);
• Неправильная нумерация записей (пропуск номеров, дублирование);
• Запись о приёме без указания полного наименования организации;
• Несоблюдение требования о разборчивом почерке (особенно важно при ручном заполнении);

Рекомендации по ведению трудовой книжки генерального директора

1. Заведующий кадровой службой (или ответственное лицо) должен иметь доступ к шаблонам приказов о приёме, переводе и увольнении генерального директора;
2. Перед внесением записи проверить точность данных: полное наименование организации, дату и номер основания;
3. Использовать ручки с архивными чернилами (синие, чёрные, фиолетовые) и проверять, чтобы текст не размазывался;
4. При переходе на электронную трудовую книжку обеспечить своевременную передачу сведений в ПФР и сохранение копий приказов в электронном архиве организации;
5. Периодически (не реже одного раза в год) проводить сверку данных трудовой книжки с данными в СЗВ‑ТД и внутренними приказами.

Оформление записей в трудовой книжке генерального директора требует внимательного соблюдения нормативных требований и аккуратности при заполнении каждой графы. Правильно сделанная запись не только подтверждает трудовую стаж, но и служит надёжным доказательством при решении спорных вопросов, связанных с назначением, переводом или увольнением руководителя организации. Следуя приведённым рекомендациям и используя образцы записей, кадровые службы смогут избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение трудовой документации для генерального директора.