Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ведение трудовых книжек — один из ключевых аспектов кадрового и бухгалтерского учета в любой организации на территории Российской Федерации. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы сотрудника, его трудовую деятельность и перемещения по должностям. В связи с этим, составление отчета о способе ведения трудовых книжек является не просто формальностью, а обязательной процедурой, обеспечивающей законность, прозрачность и защиту прав работников.

Зачем нужен отчет о способе ведения трудовых книжек?

Отчет о способе ведения трудовых книжек формируется для:

контроля за соблюдением законодательства в области кадрового учета;
предоставления информации инспекции труда, налоговым органам и аудиторам при проверках;
внутреннего аудита кадровой службы;
документирования изменений в методах ведения (например, переход с бумажного на электронный формат);
обеспечения преемственности при смене ответственных лиц.

Этот отчет особенно важен в организациях с большим штатом сотрудников, где риск ошибок при заполнении трудовых книжек возрастает в разы.

Кто отвечает за ведение и составление отчета?

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работника кадровой службы — как правило, это специалист по кадрам или начальник отдела кадров. В малых организациях эту функцию может выполнять директор или бухгалтер, если у них есть соответствующая квалификация.

Составлением отчета о способе ведения трудовых книжек занимается тот же сотрудник, который ведет книжки, либо его непосредственный руководитель. Отчет подписывается руководителем организации и заверяется печатью (если она используется).

Какие данные должны содержаться в отчете?

Стандартный отчет о способе ведения трудовых книжек включает следующие разделы:

Наименование организации

Полное наименование юридического лица, ИНН, ОГРН, адрес.

ПерIOD отчета

Указывается период, за который составляется отчет (например: с по ).

Способ ведения трудовых книжек

Определяется, как именно ведется учет:

Бумажный способ — использование физических трудовых книжек, заполняемых от руки или с помощью печатающих устройств;
Электронный способ, ведение в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от (с изменениями на 2026 г.), при этом каждый работник получает электронную трудовую книжку (ЭТК) в Пенсионном фонде РФ;
Смешанный способ — часть сотрудников имеет бумажные книжки, часть — электронные (часто встречается при переходном периоде).

Количество трудовых книжек

Указывается общее количество:

бумажных трудовых книжек на начало и конец отчетного периода;
электронных трудовых книжек на начало и конец отчетного периода;
новообразованных (выданных в отчетном периоде);
выданных при увольнении;
утраченных или поврежденных (с указанием причин и действий по восстановлению).

Используемые формы и шаблоны

Указываются используемые бланки (например, форма Т-2, утвержденная Постановлением Правительства РФ от № 225), а также программное обеспечение (например: 1С:Зарплата и управление персоналом, СБИС, ЭТК-ПФР и др.);

Обучение персонала

Сведения о проведении инструктажей, семинаров или внутренних тренингов для кадровых работников по правилам заполнения трудовых книжек.

Выявленные нарушения и их устранение

Если в ходе проверки были обнаружены ошибки (неправильные записи, отсутствие подписей, несоответствие дат и т.д.), они должны быть описаны, а также указаны меры по их исправлению (например: внесение исправлений с согласия работника, оформление дополнительных приказов).

Планы на будущее

Например: переход на 100% электронный формат к концу 2026 года, внедрение автоматизированной системы учета, обучение новых сотрудников кадрового отдела.

Формат отчета: как оформить?

Отчет может быть составлен в свободной форме, но рекомендуется использовать унифицированный шаблон. Ниже — пример структуры:


ОТЧЕТ
о способе ведения трудовых книжек
за I квартал 2026 года

ООО «Прогресс»
ИНН: 7701234567, ОГРН: 1234567890123
Адрес: г. Москва, ул. Советская, д. 10

Способ ведения: смешанный (бумажные и электронные трудовые книжки)
На начало периода:
 ⏤ бумажных: 142 шт.
 ⏤ электронных: 58 шт.
На конец периода:
 ‒ бумажных: 138 шт. (4 выданы при увольнении)
 ⏤ электронных: 65 шт. (7 новых)
Выдано новых трудовых книжек: 7 (все — в электронном виде)
Используемое ПО: 1С:ЗУП 8.3, версия 3.2.10.123
Обучение: 2 инструктажа для кадрового отдела ( и )
Выявленные нарушения: 2 ошибки в записи о переводе (исправлены приказами от )
Планы: к перейти на 100% электронное ведение.

Ответственный: Иванов И.И., специалист по кадрам
Руководитель: Петров П.П., генеральный директор
Подпись: _____________

Обязательные требования к оформлению

Отчет должен быть составлен в письменной форме (в электронном виде — с электронной подписью, если организация использует электронный документооборот);
Все записи в трудовых книжках должны быть сделаны чернилами черного цвета, разборчиво, без помарок и исправлений (если исправления необходимы — они оформляются по правилам, с указанием причины и подписью ответственного лица);
Все приказы о приеме, переводе, увольнении должны быть пронумерованы и храниться в архиве не менее 75 лет;
Электронные трудовые книжки ведутся в информационной системе Пенсионного фонда РФ, и данные в них должны соответствовать бумажным записям (если они есть).

Частые ошибки при ведении и составлении отчета

Неправильное указание даты трудоустройства или увольнения.
Отсутствие подписи работника при внесении записи о переводе.
Использование карандаша или цветных чернил.
Неоформленные исправления (зачеркивание без подписи и пояснения).
Неучет электронных трудовых книжек в отчете.
Отсутствие подтверждения о передаче трудовой книжки работнику при увольнении (акт приема-передачи не оформлен).