В современных реалиях кадрового делопроизводства вопрос правильного учета и отчетности по трудовым книжкам становится особенно актуальным․ Связано это в первую очередь с масштабным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), который разделил понятия бумажного бланка и цифрового формата․ В этой статье мы подробно разберем, как работодателю формировать отчетность при выдаче трудовых книжек, какие сроки соблюдать и как действовать в различных ситуациях․
Что такое отчет о выдаче трудовых книжек?
Сам по себе «отчет о выдаче» может подразумевать два разных направления кадрового учета:
- Внутренний учет: ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (по традиционной бумажной форме);
- Внешняя отчетность в государственные органы: передача сведений в Социальный фонд России (СФР) о выборе сотрудником формата книжки (электронная или бумажная), а также о кадровых мероприятиях, включая увольнение и фактическую выдачу документа на руки․
В контексте современного законодательства под отчетом о выдаче чаще всего понимается именно передача данных в СФР, так как именно этот процесс строго регламентирован и контролируется государством․
Электронные трудовые книжки и отчетность в СФР
С 1 января 2020 года у россиян появилась выбора: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат․ При поступлении от работника заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, работодатель обязан передать эти сведения в фонд․
Форма ЕФС-1 и СЗВ-ТД
Для передачи информации используются утвержденные формы отчетности:
- СЗВ-ТД — отчет, который подается при кадровых перемещениях (прием, перевод, увольнение) и при получении заявлений от работников о выборе ЭТК или бумажной книжки․
- ЕФС-1 — единая форма сведений, в состав которой теперь интегрирована информация о трудовой деятельности․
Как указано в актуальных разъяснениях, при получении от работника заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде, лицо, ответственное за ведение кадрового учета, обязано передать информацию о переходе на ЭТК в СФР․ Срок сдачи отчета по форме ЕФС-1 для данного случая — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление․
Важные нюансы заполнения отчета
При подготовке и сдаче отчетности необходимо учитывать следующие важные правила:
- Код трудовой функции не указывается при представлении формы в связи с подачей работником заявления о выборе электронной трудовой книжки или с переименованием организации․
- Новый отчет содержит информацию о приеме на работу, перемещении, увольнении и заявлении о выборе бумажной либо электронной трудовой книжки․
- Если в течение месяца ни одного из этих событий не произошло, за текущий месяц подавать сведения в фонд не нужно․
Сроки сдачи отчетов
Соблюдение сроков — одно из главных требований законодательства; Для разных событий предусмотрены разные сроки подачи данных:
- Прием и увольнение: Сведения о трудовой деятельности по форме нужно представлять не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным (для случаев приема на работу и увольнения действуют более жесткие сроки — не позднее следующего рабочего дня, согласно последним изменениям законодательства, но для общих кадровых перемещений ориентируйтесь на актуальные правила)․
- Подача заявления об ЭТК: Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление․
Пошаговая инструкция: как подготовить и сдать отчет
Чтобы избежать ошибок и штрафов, следуйте простому алгоритму:
Шаг 1․ Сбор данных
Подготовьте файл с формами на сотрудников, у которых были кадровые мероприятия в прошедшем месяце, и на тех, кто подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или заявление о переходе на ЭТК․
Шаг 2․ Формирование отчета
Сформировать отчеты на сотрудников можно с помощью программы, в которой вы ведете бухгалтерский и кадровый учет․ Или же вы можете воспользоваться одной из бесплатных программ, которые предлагает ПФР (СФР), например: «Документы ПУ-6», «ПД СПУ», Spu_orb․
Шаг 3․ Отправка отчета
Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может несколькими способами:
- Через Кабинет страхователя;
- Через специализированного оператора связи (ЭДО);
- Обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР (СФР)․
Что делать при приеме нового сотрудника с ЭТК?
Часто возникает вопрос: как быть, если устраивающийся на работу гражданин ранее уже выбрал электронную трудовую книжку?
Эксперты дают однозначный ответ: если гражданин ранее выбрал предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности (ведение электронной трудовой книжки), при устройстве на работу он должен предъявить трудовую книжку с внесенной в нее записью о подаче соответствующего заявления, а также сведения о трудовой деятельности (выписку из СТД-Р или форму СТД-СФР)․
Если такая запись есть, новый работодатель обязан вести электронную трудовую книжку․ При этом за работником сохраняется право в последующем подать новому работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, если он изменил свои предпочтения․
Как сотрудники проверяют свои данные?
После того как работодатель сдал отчет и внес данные о выдаче трудовой книжки или кадровом событии, информация становится доступна самому работнику․ Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут несколькими удобными способами:
- Через Личный кабинет гражданина на сайте СФР;
- Через портал Госуслуг;
- Через соответствующие мобильные приложения для смартфонов․
Отчетность о выдаче трудовых книжек и выборе их формата — это важная обязанность работодателя, которая требует внимательности и соблюдения сроков․ Переход на ЭТК заставил работодателей осваивать новые технологии и электронный документооборот с фондом․ Главное правило: любое кадровое перемещение или заявление сотрудника о формате книжки должно оперативно отражаться в отчетности (СЗВ-ТД / ЕФС-1)․ Своевременная и корректная сдача отчетов избавит компанию от штрафных санкций и обеспечит работникам непрерывность их трудового стажа в цифровом формате․