Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), начавшийся в 2020 году, бумажные бланки остаются актуальными и требуют строгого документооборота. Одним из важнейших аспектов кадрового делопроизводства является отчет по бланкам трудовых книжек, их правильный учет, хранение и списание.
В данной статье мы подробно разберем, как организовать учет бланков, какие существуют формы трудовых книжек, как отчитываться перед сотрудниками и контролирующими органами в 2025-2026 годах.
Что такое бланк трудовой книжки и для чего нужен отчет?
Бланк трудовой книжки — это документ строгой отчетности, который имеет уникальную серию и номер, а также защищен водяными знаками и голографическими элементами. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество чистых бланков и вкладышей, чтобы выдавать их сотрудникам при необходимости (например, при утере или порче).
Отчет по бланкам подразумевает ведение специальной книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков. В них отражается:
- Поступление новых бланков от поставщиков (например, с Московской печатной фабрики Гознака).
- Выдача бланков работникам (взамен испорченных или утерянных).
- Списание испорченных при заполнении бланков.
- Финансовый учет (работник обязан возместить стоимость бланка, при этом возникает вопрос о начислении НДС и применении ККТ при оплате).
Образцы и серии бланков трудовых книжек
Форма трудовой книжки и вкладыша утверждена Постановлением Правительства РФ от № 225, а также Приказом Минтруда РФ от № 320н. Все подлинные бланки изготавливаются исключительно на МПФ Гознак.
Новый образец 2003 года (серии ТК и ВТ)
В настоящее время используются бланки нового образца 2003 года. Они выпускаются в различных сериях, которые менялись с течением времени:
- Серии ТК: ТК, ТК-I (ТК-1), ТК-II (ТК-2), ТК-III (ТК-3), ТК-IV (ТК-4), ТК-V (ТК-5), ТК-VI (ТК-6), ТК-VII (ТК-7).
- Серии ВТ (вкладыши): ВТ, ВТ-I (ВТ-1), ВТ-II (ВТ-2), ВТ-III (ВТ-3).
Каждая серия имеет свои уникальные номера, которые нигде не повторяются. Бланки седьмой серии (ТК-VII) являются самыми современными (формат 88×125 мм, 46 страниц). Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Трудовые книжки старого образца
Трудовые книжки старого образца (советского периода) не изымаются у работников и продолжают действовать наравне с новыми. При их заполнении необходимо руководствоваться актуальными правилами 2026 года.
Правила заполнения бланков в 2025-2026 годах
Инструкция по заполнению претерпела изменения в соответствии с новым порядком ведения и хранения. При заполнении ьного листа и разделов важно учитывать следующие нюансы:
- Запись об образовании: В новые бланки запись об образовании вносится по-новому, в соответствии с действующими уровнями образования (среднее профессиональное, высшее и т.д.).
- Сведения о работодателе: ьный лист и раздел сведений о работе заполняются аккуратно, без помарок.
- Запись при переходе на ЭТК: Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, работодатель обязан внести соответствующую запись о выдаче бумажного документа на руки и получить от работника расписку в получении.
Документальное оформление выдачи и получения
Для отчетности и подтверждения факта выдачи документа используются следующие формы и бланки (их можно скачать в Word или PDF):
Расписка работника
Расписка работника в получении трудовой книжки, обязательный элемент, особенно при увольнении или переходе на ЭТК. Актуальный образец заполнения 2026 года включает:
- ФИО и должность сотрудника.
- Дату получения документа.
- Подпись работника.
Заявление о выдаче
Работник должен написать заявление о выдаче трудовой книжки, если он планирует перейти на электронный формат или просит выдать документ для предоставления в соцорганы (в этом случае чаще оформляется выписка или копия).
Выписка и копия трудовой книжки
Иногда вместо оригинала достаточно предоставить заверенную копию или выписку.
- Копия трудовой книжки, снимается со всех страниц документа и заверяется работодателем (образец 2025-2026 гг.).
- Выписка из трудовой книжки — содержит сведения только за определенный период или с конкретного места работы. Пустые бланки и образцы заполнения выписки доступны для бесплатного скачивания.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их влияние на отчетность
Переход на ЭТК стартовал в 2020 году. Работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и до 30 июня 2020 года уведомить каждого сотрудника о праве выбора.
Однако бумажные бланки не ушли в историю полностью. Если сотрудник не подал заявления о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной. Это означает, что потребность в покупке бланков, их учете и составлении отчетов по ним сохраняется.
Как учитывать и хранить бланки
Учет и хранение бланков трудовых книжек — зона повышенной ответственности работодателя:
- Приобретение: Покупать бланки нужно только у сертифицированных поставщиков (Гознак). Бланки должны быть подлинными, с уникальными сериями и номерами.
- Хранение: Бланки должны храниться в сейфе или запирающемся шкафу, доступ к которому имеют только уполномоченные лица (как правило, сотрудник отдела кадров).
- Учет: Поступление и выдача фиксируются в приходно-расходовой книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Списание: Испорченные при заполнении бланки не выбрасываются, а подлежат обязательному актурованию и списанию.
Отчет по бланкам трудовой книжки, это не просто формальность, а важнейший элемент кадрового и бухгалтерского учета. Независимо от развития систем электронного документооборота (ЭТК), бумажные бланки серий ТК и ВТ остаются действующим документом строгой отчетности. Правильное хранение, своевременное внесение записей (включая записи об образовании и выдаче документа на руки), а также корректное оформление расписок, выписок и копий позволят работодателю избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками.