Отчет по трудовым книжкам — это официальный документ, который подводит итоги кадровой работы в организации за определенный период (месяц, квартал, год). Его основная цель, продемонстрировать соблюдение трудового законодательства, точность учета рабочего времени и корректность оформления кадровых документов. Ниже представлено подробное руководство по созданию такого отчета.

Что такое отчет по трудовым книжкам и зачем он нужен?

Отчет по трудовым книжкам (часто называется «Отчетом по форме СЗВ-ТД» или просто «Отчетом по ТК»), это сводная ведомость, которая отражает все операции с трудовыми книжками за отчетный период. Он необходим для:

• Внутреннего контроля: проверки правильности ведения кадрового учета.
• Предоставления в контролирующие органы: в фонд социального страхования (ФСС), пенсионный фонд (ПФР), трудовую инспекцию по запросу.
• Аналитики: оценки текучести кадров, анализа приемов и увольнений.

Подготовительный этап: что нужно собрать перед составлением отчета

Перед тем как приступить к заполнению, необходимо собрать первичные документы за отчетный период:

1. Трудовые книжки всех действующих и уволенных сотрудников.
2. Приказы о приеме, переводе, увольнении (всех сотрудников, с которыми в периоде происходили кадровые изменения).
3. Табель учета рабочего времени (форма Т-12, Т-13 или электронный).
4. Копии документов о постановке на учет/снятии с учета в ПФР (СЗВ-СТА, СЗВ-М).
5. Список сотрудников на начало и конец отчетного периода.

Пошаговая инструкция по заполнению отчета

Шаг 1: Определите отчетный период и круг лиц

Уточните, за какой месяц/квартал/год нужен отчет. Определите, какие сотрудники подлежат включению: все, у кого в периоде была хотя бы одна запись в трудовой книжке (прием, увольнение, перевод, изменение условий договора).

Шаг 2: Создайте таблицу-сводку

Отчет обычно оформляется в виде таблицы. Минимальный набор столбцов:

• № п/п
• ФИО сотрудника
• Дата рождения
• Серия и номер трудовой книжки
• Дата и номер приказа о приеме
• Должность/профессия на момент приема
• Дата и номер приказа об увольнении/переводе
• Причина увольнения (если было) (код и наименование по ТК РФ)
• Количество дней/часов отработанных за период (если требуется)
• Примечания (например, «ТК выдана в личные дела», «Замена утраченной ТК»)

Шаг 3: Заполните данные по каждому сотруднику

Систематически, по одному, переносите информацию из приказов и самих трудовых книжек в таблицу. Особое внимание уделите:

• Точности дат (день, месяц, год).
• Соответствию формулировок в приказе и записи в трудовой книжке.
• Кодам причин увольнения (например, «Увольнение по собственному желанию (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)»).

Шаг 4: Проведите сверку и подсчет

После заполнения всех строк:

1. Сверьте общее количество записей в отчете с количеством приказов о кадровых изменениях за период.
2. Проверьте, что в отчет попали все уволенные и принятые сотрудники.
3. Убедитесь, что нет дублирующихся записей по одному сотруднику.
4. Если в отчете есть графа «отработанное время», сверите данные с табелем.

Шаг 5: Оформите итоговую часть отчета

В конце таблицы сделайте итоговую строку (или отдельный лист) с подсчетом:

• Общее количество принятых сотрудников.
• Общее количество уволенных сотрудников (с разбивкой по причинам, если нужно).
• Общее количество переводов.
• Количество впервые принятых на работу.

Шаг 6: Оформите документ официально

Отчет должен иметь:

• Заголовок с наименованием организации, названием документа («Отчет по трудовым книжкам за …») и периодом.
• Подпись ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или специалиста по кадрам) с расшифровкой.
• Дату составления отчета.
• Печать организации (если требуется по внутренним правилам).

Типичные ошибки, которых следует избегать

При составлении отчета часто допускают следующие ошибки:

• Неполный охват: забывают включить в отчет сотрудников, у которых была, например, только запись о переводе без увольнения/приема.
• Несоответствие данных: расхождения между приказом, записью в ТК и данными в отчете.
• Неточности в кодах: неправильное указание причины увольнения по ТК РФ.
• Отсутствие сверки: не проверяют итоговые цифры.
• Несвоевременное предоставление: отчет сдают после установленных сроков.

Для наглядности, вот примерная структура таблицы в отчете:

Примечание: Это упрощенный пример. В реальном отчете может быть больше граф в зависимости от требований организации.

Составление отчета по трудовым книжкам, это рутинная, но критически важная задача отдела кадров. Ключ к успеху, системность, точность и регулярность. Начинайте собирать данные сразу после каждого кадрового события, используйте единые шаблоны и проводите ежемесячную предварительную сверку. Грамотно оформленный отчет не только защитит организацию при проверках, но и станет основой для анализа кадровых процессов и принятия управленческих решений.