Трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника. Однако Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) прямо предусматривает ситуации‚ при которых работодатель не обязан вести бумажную трудовую книжку на конкретного сотрудника. Эти случаи строго регламентированы и делятся на две основные группы: общие исключения‚ установленные ТК РФ‚ и специальные исключения‚ предусмотренные иными федеральными законами.
Общие случаи‚ когда трудовая книжка не ведется (согласно ст. 66.1 и 66 ТК РФ)
Согласно статье 66.1 ТК РФ‚ работодатель (за исключением работодателей, физических лиц‚ не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ в случае‚ когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Из этой нормы вытекают два ключевых условия‚ при которых ведение трудовой книжки не требуется:
Работа продолжительностью менее пяти дней
Если сотрудник был принят на работу‚ но отработал менее пяти календарных дней (включая день приема на работу и день увольнения)‚ работодатель не оформляет в трудовую книжку запись об этом периоде работы. Исключение составляют случаи‚ когда увольнение происходит по инициативе работодателя (например‚ за прогул) — тогда запись все равно делается.
Работа не является для работника основной
Под основной работой понимается трудовая деятельность‚ которая является для гражданина основным источником средств к существованию и занимает у него большую часть рабочего времени. Если работа у данного работодателя является для сотрудника второстепенной‚ временной или совместительством‚ и при этом он уже имеет основное место работы‚ где ведется его трудовая книжка‚ то текущий работодатель не обязан вести на него отдельную книжку.
Пример: Учитель‚ работающий на основной ставке в школе‚ в свободное время подрабатывает репетитором у физического лица. Поскольку эта деятельность не является для него основной‚ работодатель-физическое лицо не ведет трудовую книжку.
Случаи‚ установленные иными федеральными законами
Помимо общих правил ТК РФ‚ существуют специальные законы‚ которые полностью исключают ведение бумажной трудовой книжки для отдельных категорий работников. В этих случаях сведения о трудовой деятельности формируются и хранятся в ином порядке.
Государственная гражданская служба
Для государственных гражданских служащих ведется служебная книжка. Трудовая книжка на них не оформляется. Все сведения о замещении должностей‚ квалификации и награждениях вносятся в служебную книжку.
Военная служба и правоохранительная деятельность
- Военнослужащие — сведения о службе фиксируются в военный билет и удостоверение к нему.
- Сотрудники органов внутренних дел (МВД), информация о службе вносится в служебное удостоверение и книжку сотрудника органов внутренних дел.
- Сотрудники ФСБ‚ ФСО‚ ФСКН (в части‚ не утратившей силу) и других силовых структур — также имеют специальные документы‚ заменяющие трудовую книжку.
Спортсмены и тренеры
Для профессиональных спортсменов и тренеров‚ заключивших трудовой договор с спортивными клубами‚ сведения о трудовой деятельности вносятся в спортивную квалификационную книжку или иной документ‚ предусмотренный законодательством о физической культуре и спорте.
Работники‚ замещающие отдельные государственные должности
Для лиц‚ замещающих государственные должности РФ или субъектов РФ (например‚ министры‚ губернаторы)‚ ведение трудовой книжки не предусмотрено. Информация о трудовой деятельности содержится в соответствующих актах о назначении/избрании.
Творческие работники средств массовой информации
Для некоторых категорий творческих работников (журналисты‚ редакторы) при наличии специального соглашения могут применяться особые правила учета трудового стажа‚ хотя в большинстве случаев для них все же ведется трудовая книжка.
Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Важно понимать:
- Если работник не отказался от получения ЭТК‚ то работодатель не ведет бумажную книжку. Все сведения вносятся в электронный реестр в Инспекции труда.
- Если работник настаивает на бумажном варианте и подает соответствующее заявление‚ работодатель обязан оформить для него бумажную трудовую книжку.
- Даже при наличии ЭТК‚ работодатель обязан по заявлению работника выдать ему выписку из ЭТК (что равнозначно выдаче самой книжки) в течение 3 рабочих дней.
Что должен делать работник‚ если трудовая книжка на него не ведется?
Если вы попадаете под одну из описанных выше категорий‚ у вас нет бумажной трудовой книжки. Однако ваш трудовой стаж не теряется. Для его подтверждения вам необходимо:
- Запросить у работодателя документы‚ подтверждающие трудовую деятельность. Это могут быть: служебная книжка‚ военный билет‚ справка об трудовой деятельности (выписка из ЭТК)‚ копии приказов о приеме и увольнении‚ трудовые договоры.
- Обратиться с письменным заявлением к работодателю (или в орган‚ где вы служили) о выдаче документов‚ подтверждающих ваш стаж. По заявлению работодатель обязан выдать их в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
- Хранить все полученные документы в надежном месте. При назначении пенсии или в других случаях‚ требующих подтверждения стажа‚ эти документы будут иметь такую же юридическую силу‚ как и трудовая книжка.
Трудовая книжка не ведется в строго определенных законом случаях: при работе менее 5 дней‚ при неосновной занятости‚ а также для целого ряда категорий граждан‚ чья трудовая деятельность регулируется специальными законами (госслужащие‚ военнослужащие‚ спортсмены и др.).
Главный принцип: отсутствие бумажной трудовой книжки не означает отсутствие трудового стажа. Стаж учитывается по соответствующим специальным документам или выпискам из электронной системы. Работник вправе требовать от работодателя выдачи документов‚ подтверждающих его трудовую деятельность‚ и обязан сохранять их.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных правовых ситуаций рекомендуется обращаться к профессиональному юристу или в государственные органы (Государственную инспекцию труда‚ Пенсионный фонд).