Самое главное помнить: С 1 января 2021 года в России действует обязательное требование об открытии электронной трудовой книжки (ЭТК) для всех впервые устраивающихся на работу․ Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в единой государственной системе — Единой информационной системе труда (ЕИС Труд)․ Отчетность по ЭТК — это не просто формальность, а ключевой элемент цифровизации трудовых отношений и исполнения обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ․

Что такое отчет работодателя по ЭТК?

Это ежемесячная справка, которую работодатель обязан формировать и направлять в Фонд социального страхования (ФСС) через личный кабинет на портале Единой системы межведомственного электронного взаимодействия (ЕСИА) или через программное обеспечение для обмена с ЕИС Труд․ В отчете содержится полная информация о трудовой деятельности каждого сотрудника, с которым у работодателя заключен трудовой договор․

Что именно отражается в отчете?

• Сведения о работнике: ФИО, СНИЛС, данные паспорта․
• Сведения о работодателе: Наименование, ИНН, ОГРН․
• Информация о трудовом договоре: Дата заключения, номер, дата и основание прекращения․
• Сведения о работе: Наименование должности/профессии, подразделение, дата вступления в должность, дата увольнения или перевода․
• Основания для внесения сведений: Прием, увольнение, перевод, изменение условий трудового договора, награждения и т․д․
• Подпись и печать: Отчет должен быть подписан уполномоченным лицом работодателя (обычно руководителем или главным бухгалтером) и скреплен печатью (если она есть)․

Зачем это нужно? Очень важно понимать цели․

Отчетность выполняет несколько критически важных функций:

1. Исполнение закона․ Прямая обязанность, установленная ст․ 66․1 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 906․ Несоблюдение влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц)․
2. Формирование «цифрового профиля» работника․ Все сведения о стаже, должностях и увольнениях накапливаются в ЕИС Труд․ Это создает единую, достоверную и невозможную к подделке историю трудовой деятельности гражданина․
3. Упрощение процедуры трудоустройства․ Гражданину больше не нужно носить бумажную трудовую книжку и просить у бывших работодателей справки․ Все данные доступны онлайн через портал Госуслуг․
4. Контроль со стороны государства․ ФСС и Роструд получают актуальные данные для расчета страховых взносов, контроля за неофициальными выплатами и ведения статистики․
5. Снижение рисков для работодателя․ Автоматизированная система минимизирует ошибки при заполнении, исключает потерю документов и упрощает отчетность перед контролирующими органами․

Как и когда формировать отчет? Пошаговая инструкция․

Сроки подачи

Отчет представляется ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным․ Например, за январь — до 15 февраля․ Если 15-е число выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на ближайший рабочий день․

Порядок действий

1. Регистрация в ЕСИА․ Руководитель или уполномоченный сотрудник должен иметь учетную запись на портале Госуслуг с подтвержденной личностью․
2. Доступ к ЕИС Труд․ Через ЕСИА нужно получить доступ к subsystem «Труд» (ЕИС Труд) для своей организации․ Для этого потребуются данные организации (ИНН, ОГРН) и подтверждение полномочий․
3. Подготовка данных․ Собрать и проверить информацию по всем сотрудникам за отчетный месяц: все кадровые события (прием, увольнение, переводы, изменения в должности и т;д․)․
4. Формирование отчета․ В личном кабинете ЕИС Труд выбрать раздел «Отчетность» → «Формирование отчета»․ Система предложит заполнить шаблон․ Данные можно вносить вручную или загрузить из файла (если используется специализированное ПО)․
5. Проверка и подписание․ Тщательно сверить все данные․ После проверки отчет нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)․ Без УКЭП отчет не будет считаться сданным․
6. Направление в ФСС․ После подписания отчет автоматически направляется в Фонд социального страхования․ В личном кабинете появится квитанция о приеме․

Кто несет ответственность?

Ответственность лежит на работодателе (юридическом лице или индивидуальном предпринимателе)․ Конкретно — на его должностных лицах: руководителе, главном бухгалтере или специалисте по кадрам/отчетности, на которого возложены эти функции․ Штрафы (на 2024 год):

• Для должностных лиц — 5 000 ─ 10 000 руб․
• Для юридических лиц — 50 000 ─ 100 000 руб․
• За неисполнение решения о привлечении к ответственности, повторный штраф в том же размере․

Частые ошибки и как их избежать

Что насчет сотрудников, принятых до 2021 года?

Для них действует переходный период․ У них может быть бумажная трудовая книжка (если они не подали заявление на открытие ЭТК) или электронная трудовая книжка (если они подали заявление)․ Работодатель обязан:

• Вносить сведения о последнем месте работы в бумажную книжку в традиционном порядке (при увольнении)․
• Обязательно вносить все сведения о трудовой деятельности (и по старым периодам, и по новым) в ЕИС Труд․ То есть, даже если у сотрудника осталась бумажная книжка, работодатель должен отчитываться по ней в электронную систему․

Таким образом, ЕИС Труд становится единым и обязательным источником данных для всех работников, независимо от формы их ТК․

Отчет работодателя по электронным трудовым книжкам — это регулярный, но стандартизированный процесс, который требует организованности и внимания к деталям․ Его правильное и своевременное выполнение:

1. Снимает с компании риски штрафов․
2. Обеспечивает правовую защищенность и работника, и работодателя․
3. Вносит вклад в создание прозрачного и цифрового рынка труда в России․

Рекомендация: Назначьте ответственного сотрудника, проучите его на официальных ресурсах ФСС, настройте внутренние процессы сбора кадровых данных и регулярно проверяйте корректность сведений в личном кабинете ЕИС Труд․ Цифровая трансформация трудовых отношений уже наступила — адаптируйтесь к ней грамотно․