Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), начавшийся в 2020 году, бумажные носители по-прежнему остаются важной частью кадрового документооборота. С 1 января 2023 года в России введены в обращение трудовые книжки нового образца, а также обновлены правила их ведения и хранения. В связи с этим у работодателей возникает множество вопросов, касающихся учета строгих формуляров. Одним из ключевых документов в этой сфере является отчет за бланки трудовых книжек.

Что такое отчет за бланки трудовых книжек?

Отчет за бланки трудовых книжек — это сводный документ, который отражает движение строгих бланков в организации: их поступление, выдачу сотрудникам, списание испорченных экземпляров, а также остаток на складе. Этот отчет является неотъемлемой частью системы учета строгих формуляров и помогает работодателю контролировать сохранность документов строгой отчетности.

Нормативная база: что изменилось в 2023 году?

Минтруд и Минфин существенно обновили правила работы с трудовыми книжками. Главные изменения, которые влияют на составление отчетов:

• Новые бланки: С 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки и вкладыши нового образца. Старые бланки не уничтожаются и продолжают действовать, но новые записи должны делаться уже на новых бланках.
• Новый порядок обеспечения: Минфин утвердил новые правила изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Теперь для получения новых бланков организациям нужно заранее договариваться с поставщиками (Гознаком и уполномоченными типографиями) о сроках и объемах поставок.
• Правила ведения и хранения: Обновленные правила требуют еще более скрупулезного учета каждого бланка.

Документы для учета бланков

Для того чтобы корректно составить отчет, кадровику или бухгалтеру необходимо вести два основных регистра:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируются все трудовые книжки, поступающие от работников при приеме на работу, а также книжки, оформленные впервые.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Этот документ фиксирует поступление новых бланков от поставщиков и их выдачу сотрудникам, ответственным за ведение книжек.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Как правильно составить отчет?

Сам по себе «отчет за бланки трудовых книжек» не имеет единой унифицированной формы для всех организаций. Обычно он составляется в виде справки или акта произвольной формы (часто на базе форм MS Word или MS Excel) и содержит следующие данные:

• Период, за который составляется отчет (месяц, квартал, год).
• Остаток бланков на начало периода.
• Количество полученных от поставщика бланков (с указанием реквизитов накладных).
• Количество выданных сотрудникам бланков (при первичном трудоустройстве или выдаче вкладыша).
• Количество испорченных бланков, подлежащих списанию.
• Остаток на конец периода.

Особенности списания испорченных бланков

При заполнении трудовой книжки может быть допущена ошибка. Испорченный бланк нельзя просто выкинуть; Для его списания создается специальная комиссия, которая составляет акт о списании испорченных бланков. Только на основании этого акта испорченные книжки уничтожаются, а данные заносятся в отчет.

Взаимодействие с сотрудниками: возмещение стоимости

Согласно законодательству, работодатель обязан выдавать бланки трудовых книжек и вкладышей бесплатно в следующих случаях:

• Если бланк был испорчен не по вине работника (например, ошибка допущена кадровиком).
• Если трудовая книжка выдается впервые работнику, устроенному на работу впервые.

В остальных случаях (например, при утере или порче бланка самим работником) работодатель имеет право удержать из зарплаты сотрудника стоимость нового бланка. Все эти финансовые операции должны быть прозрачно отражены в приходно-расходной книге и итоговом отчете.

Электронные трудовые книжки: влияние на отчетность

Переход на ЭТК не отменяет необходимости вести учет бумажных бланков. Работники имеют право без ограничений сохранять бумажную версию. Это означает, что кадровым службам приходится работать в режиме «двойного учета»:

1. Сдавать электронную отчетность в Пенсионный фонд (форма ЕФС-1).
2. Продолжать вести книги учета и составлять отчеты по бумажным бланкам нового и старого образцов.

Полезные советы для кадровика и бухгалтера

• Планируйте закупки заранее: Из-за новых правил обеспечения бланками (утвержденных Минфином) оперативно получить большую партию трудовых книжек стало сложнее. Делайте заказы с запасом;
• Используйте актуальные шаблоны: Для составления отчетов и актов списания используйте современные конструкторы правовых документов, где можно бесплатно скачать пустые бланки в форматах Word или Excel, а также посмотреть заполненные примеры.
• Регулярная инвентаризация: Проводите проверку фактического наличия бланков не реже одного раза в квартал, чтобы данные в отчетах совпадали с реальным остатком в сейфе.

Отчет за бланки трудовых книжек — это не просто формальность, а важный инструмент контроля за документами строгой отчетности. В условиях обновления бланков (с 2023 года) и параллельного существования электронных и бумажных форм, правильное ведение приходно-расходных книг и своевременное составление отчетов поможет организации избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечить сохранность персональных данных сотрудников.