Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно Трудовому кодексу РФ, она является документом строгой отчетности, и за её ведение несёт ответственность работодатель. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершается переходный период. Это означает, что все работодатели обязаны не только вести электронные записи, но и отчитываться за использование и учет бумажных бланков трудовых книжек.
Почему важен отчет за бланки трудовых книжек?
Отчет за бланки трудовых книжек — это не просто формальность. Он необходим для:
- контроля за соблюдением законодательства о кадровом учете;
- предотвращения подделок и несанкционированного использования бланков;
- обеспечения полноты и достоверности данных о трудовом стаже сотрудников;
- подтверждения соответствия требований Пенсионного фонда РФ (ПФР) и Роструда.
Нарушения в учете бланков могут повлечь штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, до 50 000 рублей для юридических лиц и до 5 000 рублей для должностных лиц.
Кто обязан вести отчет и как он оформляется?
Отчет за бланки трудовых книжек ведёт отдел кадров или иное уполномоченное подразделение работодателя. Ответственность за его ведение возлагается на ответственного сотрудника (обычно — кадровик или бухгалтер).
Отчет оформляется в виде журнала учета бланков трудовых книжек (форма утверждена Постановлением Правительства РФ от № 225). Журнал должен содержать:
- Дата поступления бланка;
- Номер серии и номер бланка (указываются в соответствии с маркировкой на бланке);
- Наименование организации-поставщика (если бланк приобретён);
- ФИО работника, которому выдан бланк;
- Дата выдачи бланка;
- Подпись получателя;
- Примечания (например, «заполнен», «уничтожен», «потерян»);
Журнал ведётся в бумажном или электронном виде, но при проверке инспекцией должен быть представлен в печатном виде с подписями и печатью.
Какие бланки считаются учтенными?
Учитываются все бланки, которые:
- поступили в организацию (от типографии или через поставщика);
- выданы работникам для заполнения;
- заполнены и переданы в архив;
- признаны непригодными к использованию (брак, порча, утрата).
Важно! Бланки, которые были выданы, но не заполнены (например, работник уволился до начала работы), также должны быть отражены в журнале с пометкой «не использован» и уничтожены в установленном порядке.
Уничтожение бланков: как правильно?
Непригодные, утерянные или неиспользованные бланки подлежат уничтожению. Процедура уничтожения должна быть оформлена актом, в котором указываются:
- дата уничтожения;
- количество и номера бланков;
- причина уничтожения;
- состав комиссии (не менее 3 человек: кадровик, бухгалтер, представитель руководства);
- подписи членов комиссии.
Акт хранится в архиве организации не менее 5 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).
Отчет в ПФР: СЗВ-ТД и электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности работников. Это касается всех изменений: приёма, перевода, увольнения, перехода на ЭТК.
С 1 января 2026 года переходный период завершён. Это значит:
- Все новые сотрудники получают только электронные трудовые книжки.
- Работники, выбравшие ЭТК, получают бумажную трудовую книжку на руки с отметкой о переходе на электронный формат.
- Работодатель обязан сохранить бумажные трудовые книжки сотрудников, которые не подавали заявление на переход, до их увольнения или до момента, когда они сами решат перейти на ЭТК;
Отчет за бланки трудовых книжек теперь тесно связан с отчетностью СЗВ-ТД. Если в организации есть сотрудники с бумажными трудовыми книжками, то в СЗВ-ТД указывается:
- дата подачи заявления на переход на ЭТК;
- дата выдачи бумажной трудовой книжки;
- номер и серия бумажной трудовой книжки (если она выдана).
Можно ли ставить печать отдела кадров на трудовой книжке?
Согласно разъяснениям Роструда, на трудовой книжке можно ставить печать отдела кадров, если она является официальной печатью работодателя. Например, если в организации нет отдельной печати «ООО “Ромашка”», но есть печать «Отдел кадров ООО “Ромашка”»,, это допустимо, если она утверждена внутренними документами (Положением об отделе кадров, Положением о печатях и штампах).
Важно: печать должна быть уникальной, зарегистрированной и не дублироваться. Печать «Отдел кадров» не заменяет печать работодателя, но может использоваться в качестве дополнительного подтверждения, если в организации нет отдельной печати.
Что делать в 2026 году: ключевые действия работодателя
К 1 января 2026 года работодателю необходимо:
- Завершить учет всех бумажных бланков — проверить журнал, уничтожить ненужные, сохранить использованные.
- Обеспечить хранение бумажных трудовых книжек сотрудников, не перешедших на ЭТК — в архиве, в соответствии с требованиями законодательства.
- Подавать СЗВ-ТД ежемесячно — даже если сотрудник не менял статус, но его трудовая книжка была выдана или обновлена.
- Обучить кадровый персонал новым правилам ведения ЭТК и бумажных книжек.
- Обновить внутренние документы: положения о кадровом учете, инструкции по работе с трудовыми книжками.
Отчет за бланки трудовых книжек — это не просто административная обязанность, а гарантия прав работников на достоверное подтверждение трудового стажа. С 2026 года система стала более прозрачной и цифровой, но бумажные документы по-прежнему играют важную роль для тех, кто не перешёл на ЭТК.
Рекомендация: регулярно проводите внутренние аудиты учета бланков, сверяйте журнал с фактическим наличием, поддерживайте актуальность СЗВ-ТД и не забывайте о хранении архивов — это защитит вашу организацию от штрафов и претензий со стороны ПФР и трудовой инспекции.
Помните: каждый бланк трудовой книжки, это история одного человека. Ответственное ведение учета — это не только соблюдение закона, но и уважение к труду каждого сотрудника.