С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатели обязаны не только вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, но и регулярно представлять отчетность в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России, СФР). Несвоевременная или некорректная сдача отчетов грозит штрафами. Данная статья объясняет, какие отчеты нужно сдавать, в какие сроки и как это сделать.

Какие отчеты по трудовым книжкам нужно сдавать?

Существует два основных вида отчетности, связанных с трудовыми книжками:

СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)

Это основной отчет, который подается в СФР. Он содержит информацию о всех трудовых действиях с сотрудником за отчетный период: прием, перевод, увольнение, а также сведения о заявлениях работника о выборе формата трудовой книжки (электронной или бумажной).

• Кто сдает: Все работодатели, ведущие ЭТК.
• Когда сдать: Не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Однако в 2026 году, как и в прошлые годы, сроки могут сдвигаться из-за выходных. Например, если 15-е число выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день. Уточняйте актуальные даты на официальном сайте СФР.
• Особенность: Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК или о выдаче бумажной книжки, эту информацию нужно включить в ближайший отчет СЗВ-ТД.

ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности)

С января 2023 года сведения, содержащие заявления о трудовых книжках, необходимо подавать с помощью формы ЕФС-1. Эта форма заменила часть данных, которые ранее шли в СЗВ-ТД, и стала ключевым документом для отражения волеизъявления работника.

• Кто сдает: Работодатели, у которых есть сотрудники, подавшие заявления о форме ведения трудовой книжки.
• Когда сдать: По общему правилу, также не позднее 15-го числа следующего месяца. Но для заявлений, поступивших в конце месяца, может действовать особый срок: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем поступления заявления. Требуется внимательно отслеживать даты заявлений.
• Куда подавать: Отчет подается в Социальный фонд России (СФР) по месту регистрации работодателя.

Ключевые сроки и нюансы на 2026 год

Главное правило: отчетность сдается ежемесячно. Однако всегда проверяйте официальный календарь СФР, так как сроки могут корректироваться.

• Базовый срок: 15-е число следующего месяца.
• Если 15-е — выходной или праздничный день, срок автоматически переносится на ближайший рабочий.
• Для отчетов, связанных с заявлениями сотрудников (особенно по форме ЕФС-1), может применяться срок до 25-го числа следующего месяца после получения заявления.
• Заявление сотрудника о выборе формата ТК (электронной/бумажной) должно быть отражено в отчете в том же месяце, если оно поступило до 15-го, или в следующем, если позже.

Пошаговая инструкция по подготовке и сдаче отчета

Процесс зависит от используемого программного обеспечения. Рассмотрим общий алгоритм.

Шаг 1: Подготовка данных

1. Убедитесь, что все сотрудники, работающие в организации, внесены в раздел «Кадры» вашей учетной программы (1С, Контур, СБИС и др.).
2. Проверьте, что за отчетный период все кадровые события (прием, перевод, увольнение) оформлены правильно и отражены в программе.
3. Соберите и проверьте заявления сотрудников о выборе формата трудовой книжки (если такие были).

Шаг 2: Формирование отчета в учетной программе

В большинстве современных программ процесс стандартизирован:

• Перейдите в раздел «Кадры» или «Отчетность».
• Найдите пункт меню: «Журнал Электронные трудовые книжки», «СЗВ-ТД» или «ЕФС-1».
• В некоторых программах (например, 1С) отчет формируется через сервис «1С-Отчетность» в папке «Отчетность по физлицам».
• Выберите период (месяц и год) и нажмите кнопку «Создать» или «Сформировать».
• Система автоматически подгрузит данные по всем сотрудникам. Проверьте их на completeness и корректность.

Шаг 3: Проверка и корректировка

Внимательно проверьте сформированный отчет:

• Все ли сотрудники присутствуют?
• Верно ли указаны даты кадровых событий?
• Корректно ли отражены заявления о форме ТК (поле «Форма ведения ТК», ЭТК/БТК)?
• Нет ли технических ошибок или предупреждений?

При необходимости внесите правки в исходные кадровые данные и переформируйте отчет.

Шаг 4: Отправка отчета в СФР

Есть два основных способа:

1. Через встроенный сервис отчетности (1С-Отчетность, Контур.Экстерн, СБИС и т.д.):
   • В интерфейсе программы найдите кнопку «Отправить» или «Передать в СФР».
   • Система автоматически подготовит и подпишет отчет электронной подписью (ЭП). Убедитесь, что у вас есть действующая квалифицированная ЭП.
   • Подтвердите отправку. После успешной передачи вы получите квитанцию (приемную квитанцию) с номером и датой.
2. Через личный кабинет на сайте СФР:
   • Зайдите в ЛК страхователя на сайте pfr.gov.ru (или sfr.gov.ru).
   • В разделе «Отчетность» или «Трудовые книжки» выберите создание отчета СЗВ-ТД или ЕФС-1.
   • Загрузите сформированный в вашей программе файл (обычно в формате XML).
   • Подпишите и отправьте с помощью ЭП.

Шаг 5: Подтверждение и архивация

• Обязательно сохраните квитанцию о приеме отчета от СФР. Это ваш главный документ, подтверждающий выполнение обязанности.
• Сохраните копию самого отправленного файла отчета (XML) и протокола проверки.
• Эти документы храните в течение установленного законом срока (не менее 5 лет).

Что делать с бумажными трудовыми книжками?

Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку (БТК):

• Работодатель обязан оформить заявление сотрудника в бумажном виде.
• В электронном отчете (СЗВ-ТД/ЕФС-1) для этого сотрудника в соответствующем поле указывается форма «БТК».
• Бумажную трудовую книжку выдают сотруднику на руки. Все записи в нее вносяться в традиционном бумажном виде.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск срока сдачи. Поставьте напоминание в календаре на 10-е число каждого месяца для начала подготовки отчета.
• Некорректное отражение заявлений. Создайте в отделе кадров реестр заявлений сотрудников с датами. Пересекайте его с данными в отчете.
• Отсутствие ЭП или ее недействительность. Своевременно продлевайте квалифицированный сертификат ЭП. Проверяйте его срок действия.
• Отчет сдан, но квитанция утеряна. Создайте папку «Отчетность в СФР» на общем диске и сохраняйте туда все квитанции в электронном виде, а также сканы бумажных.
• Сдача отчета в не тот орган. Подавайте отчет по месту регистрации вашей организации в СФР, а не по месту нахождения сотрудников.

Сдача отчетности по электронным трудовым книжкам — это обязательная и регулярная процедура. Ключ к успеху — это:

1. Своевременность: Не ждите последнего дня, начинайте подготовку заранее.
2. Точность данных: Все кадровые события и заявления сотрудников должны быть отражены без ошибок.
3. Использование правильной формы: С 2023 года основной формой для заявлений является ЕФС-1, а общий отчет по деятельности — СЗВ-ТД.
4. Подтверждение: Сохраняйте квитанции о приеме отчета СФР.

При использовании современных бухгалтерских программ (1С, Контур, СБИС и др.) процесс максимально автоматизирован. Остается лишь внимательно проверять сформированные данные и вовремя их отправлять.

Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Актуальные формы, сроки и процедуры всегда уточняйте на официальном сайте Социального фонда России (sfr.gov.ru) или у вашего бухгалтерского сервиса.