Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При приеме на работу к индивидуальному предпринимателю (ИП) у многих сотрудников и у самих работодателей возникает множество вопросов. Как правильно внести запись? Отличается ли порядок от найма в крупную компанию? И самое главное — как быть с трудовой книжкой самого ИП? В этой статье мы подробно разберем все нюансы ведения трудовых книжек предпринимателями с учетом актуального законодательства 2026 года.
Обязан ли ИП вести трудовые книжки на работников?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже. Законодательство приравнивает индивидуальных предпринимателей к организациям в вопросах трудового права. Это означает‚ что и компании‚ и предприниматели‚ берущие людей в штат‚ ведут трудовые книжки своих сотрудников по одинаковым правилам.
Индивидуальный предприниматель обязан завести и вести трудовую книжку на каждого работника‚ с которым заключен трудовой договор и который проработал у него более 5 дней. Исключение составляют лишь совместители, на них трудовая книжка по основному месту работы не оформляется и не заполняется.
Как правильно внести запись о приеме на работу к ИП?
При оформлении нового сотрудника предприниматель должен корректно заполнить бумажную трудовую книжку. Главная особенность ИП как работодателя — правильное указание наименования работодателя в графе 3 раздела «Сведения о работе».
Запись о трудоустройстве должна содержать следующую информацию:
- Полное название предприятия — в данном случае указываеться: «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество»;
- Ниже в скобках указывается сокращенное наименование: (ИП Фамилия И.О.);
- Затем в следующей строке вносится стандартная запись о приеме на работу с указанием должности‚ профессии и ссылки на приказ (распоряжение) работодателя.
Важное уточнение: предприниматель не может оформить односторонние трудовые отношения. Для внесения записи необходимо наличие подписанного трудового договора между ИП и работником.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчетность ИП
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) роль предпринимателя как работодателя не изменилась‚ но добавились новые обязанности по сдаче отчетности. Сегодня ЭТК — это сведения о трудовой деятельности работника‚ которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР).
Как формируется ЭТК?
Именно из данных‚ передаваемых работодателем‚ в СФР формируются электронные трудовые книжки на каждое лицо‚ зарегистрированное в системе пенсионного страхования. На всех лиц‚ работающих по трудовым договорам‚ ИП обязан подавать Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1).
Отчитываться по каждому работнику необходимо при любых кадровых мероприятиях:
- Прием на работу;
- Увольнение;
- Перевод на другую работу;
- Другие кадровые изменения.
Сроки подачи и хранение
Предпринимателю крайне важно соблюдать дисциплину при подаче сведений:
- Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (форма СЗВ-ТД / ЕФС-1) необходимо подавать в течение 3 рабочих дней с момента кадрового мероприятия.
- Что касается бумажных трудовых книжек‚ которые работник решил не переводить в электронный формат‚ ИП обязан обеспечить их сохранность. Бумажные бланки следует хранить при температуре 15–25 °C.
Особенности для новых сотрудников в 2026 году
Для сотрудника‚ принятого на работу впервые в 2026 году (если он ранее не работал по трудовому договору и ТК не оформлялась)‚ трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Остальные работники (имевшие стаж до 2021 года) имели право выбрать способ ведения трудовой книжки — электронная или бумажная (ст. 66‚ 66.1 ТК РФ).
Может ли ИП внести запись в трудовую книжку самому себе?
Это один из самых частых и коварных вопросов. Многие начинающие бизнесмены считают‚ что раз они работают на себя‚ то должны сами себе записать стаж в трудовую книжку.
Законодательство дает однозначный ответ: НЕТ.
Записи в трудовую книжку об осуществлении вами предпринимательской деятельности не вносятся. ИП не может выступать работодателем по отношению к самому себе‚ поэтому и оформить односторонние трудовые отношения‚ и сделать запись в свой собственный документ о стаже он не имеет права.
Как же тогда учитывается стаж ИП?
Период осуществления предпринимательской деятельности подтверждается не трудовой книжкой‚ а другими документами. Стаж ИП подтверждается:
- Свидетельством о государственной регистрации в качестве ИП;
- Выпиской из ЕГРИП;
- Документами об уплате обязательных страховых взносов в СФР.
Именно эти документы служат основанием для включения периода ведения бизнеса в общий страховой и трудовой стаж при расчете пенсии или пособий.
Быть работодателем в статусе ИП, это большая ответственность. Предприниматель обязан вести трудовые книжки на своих наемных работников точно так же‚ как это делает любая крупная организация. При этом важно не забывать о своевременной подаче формы ЕФС-1 в СФР для формирования электронных трудовых книжек сотрудников. И главное — помнить‚ что на самого себя ИП трудовую книжку не заполняет‚ а его личный предпринимательский стаж подтверждается исключительно документами о регистрации и уплате взносов.