Обновлено: 21 мая 2026 года

Что такое отчет об использовании трудовых книжек?

Отчет об использовании трудовых книжек — это документ, который формируется работодателем и содержит информацию о:

• Выданных бланках трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Всех изменениях в трудовой деятельности работников;
• Фактах приема, увольнения, перевода на другую работу;
• Назначении или изменении пенсий (при наличии соответствующих документов).

С 2020 года основным способом предоставления таких сведений являеться электронная трудовая книжка, которая хранится в информационных системах ПФР.

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и предоставления отчетности:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66.1, введенная Федеральным законом от № 439-ФЗ);
2. Федеральный закон от № 102-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного пенсионного страхования»;
3. Постановление Правительства РФ от № 506 «Об утверждении Правил представления сведений о трудовой деятельности»;
4. Приказ Минтруда России от № 766н «Об утверждении форм сведений о трудовой деятельности».

Формы отчетности

Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

Это основная форма отчетности, которая предоставляеться в ПФР. Она включает:

• Сведения о приеме на работу;
• Переводе на другую должность;
• Увольнении;
• Назначении пенсии;
• Иных изменениях в трудовой деятельности.

Важно! Отчет СЗВ-ТД должен предоставляться ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Отчет об использовании бланков трудовых книжек

Этот отчет предоставляется в территориальные органы ПФР и содержит информацию о:

• Поступивших бланках трудовых книжек;
• Выданных бланках;
• Остатках на руках;
• Испорченных или утерянных бланках.

Форма отчета утверждена Постановлением Правления ПФР от № 190п.

Порядок формирования и предоставления отчетности

Этап 1. Подготовка данных

Перед формированием отчета необходимо:

1. Собрать информацию обо всех изменениях в трудовой деятельности сотрудников за отчетный период;
2. Проверить правильность оформления кадровых документов;
3. Убедиться в наличии всех необходимых подписей и печатей;
4. Подготовить данные для отчета СЗВ-ТД и отчета об использовании бланков.

Этап 2. Формирование отчета

Отчет можно сформировать:

• Вручную (для небольших организаций);
• С помощью специализированного программного обеспечения (1С, Контур, Такском и др.);
• Через личный кабинет на сайте Госуслуги или ПФР;
• Используя порталы электронного документооборота.

Для автоматизированного формирования отчета рекомендуется использовать:

• 1С:Зарплата и управление персоналом;
• Контур.Зарплата;
• Такском;
• СБИС;
• Иные программы, сертифицированные для работы с ПФР.

Этап 3. Подписание и отправка

Отчет должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации или уполномоченного лица.

Способы отправки отчета:

• Через личный кабинет страхователя на сайте ПФР;
• Через порталы электронного документооборота;
• Через специализированные сервисы (например, КонсультантПлюс, Азбука бухгалтера);
• По почте (для бумажных форм).

Важно! При отправке через электронные каналы необходимо сохранить квитанцию о приеме отчета и протокол обработки.

Сроки предоставления отчетности

Ответственность за нарушение сроков и порядка предоставления отчетности

За нарушение сроков или порядка предоставления сведений о трудовой деятельности предусмотрены следующие виды ответственности:

Административная ответственность (КоАП РФ)

• Статья 15.33.1 КоАП РФ: нарушение порядка представления сведений о трудовой деятельности — штраф от 300 до 500 рублей;
• Статья 15.34 КоАП РФ: непредставление сведений — штраф от 300 до 500 рублей;
• Для должностных лиц: штраф от 500 до 1000 рублей;
• Для юридических лиц: штраф от 3000 до 5000 рублей.

Налоговая ответственность

В случае непредставления или представления недостоверных сведений ПФР может:

• Направить требование об устранении нарушения;
• Применить штрафные санкции;
• Внести организацию в реестр недобросовестных налогоплательщиков;
• Инициировать проверку.

Практические рекомендации

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли вести бумажные трудовые книжки параллельно с электронными?

Ответ: Да, до 31 декабря 2022 года работодатели могли вести трудовые книжки в бумажном и электронном формате одновременно. С 1 января 2023 года ведение бумажных трудовых книжек не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Вопрос 2. Как получить сведения из электронной трудовой книжки?

Ответ: Сведения из электронной трудовой книжки можно получить:

• Через личный кабинет на сайте ПФР;
• Через портал Госуслуг;
• Через банки и МФЦ;
• По запросу в территориальный орган ПФР.

Вопрос 3. Что делать, если в отчете СЗВ-ТД обнаружена ошибка?

Ответ: Необходимо:

1. Внести исправления в кадровые документы;
2. Сформировать корректировочный отчет СЗВ-ТД;
3. Отправить его в ПФР в установленные сроки;
4. Уведомить работника об изменении сведений.

Вопрос 4. Можно ли представить отчет в бумажном формате?

Ответ: Нет, с 2020 года отчетность предоставляется только в электронном формате, подписанная УКЭП.

Ведение и предоставление отчетности об использовании трудовых книжек — это важная обязанность каждого работодателя, которая регулируется законодательством Российской Федерации. Своевременное и корректное предоставление сведений позволяет:

• Избежать административной и налоговой ответственности;
• Обеспечить правильность учета трудового стажа работников;
• Соблюсти права работников на получение достоверной информации о своей трудовой деятельности;
• Обеспечить прозрачность и открытость в отношениях с ПФР.

Рекомендуется использовать автоматизированные системы для формирования и отправки отчетности, а также регулярно обновлять знания в области трудового законодательства и пенсионного страхования.