Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются все ключевые события трудовой деятельности: прием на работу, переводы, награждения, увольнения и другие значимые изменения. С 1 января 2023 года в России вступил в силу новый формат трудовых книжек, что повлекло за собой изменения в порядке их выдачи, хранения и оформления копий. В этой статье подробно разберем, как правильно выдается бланк трудовой книжки, как выглядит образец нового формата, и какие требования предъявляются к работодателям в 2026 году.

Новый образец трудовой книжки: с чего всё началось?

С 1 января 2023 года в России начали применяться трудовые книжки нового образца, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 30 июля 2022 года № 1308. Это изменение было продиктовано необходимостью повышения защиты персональных данных, снижения рисков подделки и постепенного перехода к цифровой форме учета трудовой деятельности.

Основные отличия нового образца:

• Улучшенная защита от подделок: водяные знаки, микротекст, голографические элементы;
• Изменённый дизайн обложки и внутренних страниц;
• Упрощённая структура заполнения: более четкие поля для внесения данных;
• Наличие вкладыша — отдельного бланка, который прикрепляется к книжке и используется при заполнении новых записей.

Важно: новые трудовые книжки выдаются только при первичном оформлении. Работникам, у которых уже есть бумажные книжки старого образца, их не заменяют автоматически, они остаются действительными до полного заполнения или утраты.

Когда и как работодатель обязан выдавать бланк трудовой книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 65), работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в следующих случаях:

1. При первоначальном трудоустройстве, если у работника нет трудовой книжки или она утеряна;
2. При увольнении — в последний день работы;
3. По письменному заявлению работника — для получения копии или выписки;
4. При утрате или повреждении книжки — по заявлению работника и при наличии подтверждающих документов.

Важно! Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку у работника дольше, чем три рабочих дня после подписания приказа о приеме на работу. В противном случае он несёт административную ответственность.

Образец выдачи бланка трудовой книжки: как должен выглядеть процесс?

Процедура выдачи нового бланка трудовой книжки выглядит следующим образом:

Шаг 1: Заявление работника

Работник подает письменное заявление о выдаче бланка трудовой книжки. Если книжка выдается впервые, заявление пишется в свободной форме. Если книжка утеряна — необходимо приложить заявление об утрате и, по желанию, справку из предыдущего места работы.

Шаг 2: Проверка документов

Отдел кадров проверяет:

• Паспорт работника;
• СНИЛС;
• Документы об образовании (если требуется для заполнения раздела «Образование»);
• Заявление об утрате (если книжка утеряна).

Шаг 3: Выдача бланка

Работодатель выдает бланк трудовой книжки нового образца, который:

• Имеет уникальный серийный номер;
• Запечатан в защитной обложке;
• Сопровождается инструкцией по заполнению;
• Сопровождается вкладышем (если книжка выдается впервые).

Выдача оформляется в журнале учета трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2). В журнале указываются:

• Дата выдачи;
• ФИО работника;
• Номер бланка;
• Подпись работника о получении.

Шаг 4: Заполнение первых записей

Первая запись в трудовой книжке — о приеме на работу. Она должна содержать:

• Дата приема;
• Наименование организации;
• Должность;
• Основание (приказ, договор);
• Подпись ответственного лица и печать организации.

Запись делается чернилами черного цвета, разборчиво, без помарок. Исправления не допускаются — при ошибке вносится новая запись с указанием «Исправлено» и заверяется подписью и печатью.

Выдача копии трудовой книжки: образец заверения

Если работник запросил копию трудовой книжки (например, для получения кредита, визы, пенсии), работодатель обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Как правильно заверить копию:

• Копия должна быть сделана с оригинала;
• На каждой странице копии ставится надпись: «Верно»;
• Указывается дата заверения;
• Ставится подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Накладывается печать организации (если она есть).

Пример заверения:

Верно
Копия выдана по запросу работника Иванова И.И.
Подпись: ___________ /С.В. Петрова/
Печать: [печать организации]

Электронные трудовые книжки (ЭТК): что изменится?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Работники могут выбрать:

• Оставить бумажную книжку;
• Перейти на электронную форму (ЭТК).

С 2023 года все новые записи (прием, увольнение, перевод) вносятся в Единую информационную систему (ЕИС) Пенсионного фонда РФ. Работодатель обязан передавать эти сведения в электронном виде в течение одного рабочего дня после издания приказа.

Важно: Электронная трудовая книжка не заменяет бумажную. Если работник имеет бумажную книжку, она остаётся действительной, а ЭТК дополняет её. При этом копии бумажной книжки можно получить в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда (es.pfrf.ru).

Частые ошибки работодателей и как их избежать

• Ошибка 1: Выдача книжки без подписи работника в журнале — всегда требуйте подпись о получении!
• Ошибка 2: Использование карандаша или цветных чернил, только чёрные, несмываемые!
• Ошибка 3: Несвоевременная передача данных в ПФР — штраф до 50 000 рублей для юрлиц!
• Ошибка 4: Отказ в выдаче копии — это нарушение ТК РФ, можно подать жалобу в ГИТ.

Выдача бланка трудовой книжки — это не просто формальность, а важный элемент правовой защиты работника. С 2023 года в России действуют два параллельных формата: бумажные книжки нового образца и электронные трудовые книжки. Работодатель обязан соблюдать установленные правила, своевременно выдавать документы, правильно их заверять и передавать данные в ПФР.

Для работника: всегда проверяйте, что в трудовой книжке все записи сделаны корректно, подписаны и заверены печатью. При утрате — немедленно обращайтесь к работодателю за дубликатом.

Для работодателя: ведите журналы учета, обучайте кадровый персонал, используйте электронные системы и не забывайте — за нарушения предусмотрены штрафы, а за добросовестность — доверие сотрудников.

С 2026 года переход на цифровые трудовые книжки продолжится. Уже сейчас более 60% новых сотрудников в крупных компаниях работают с ЭТК. Будьте готовы — цифровая экономика не ждёт!

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуем регулярно проверять обновления на официальном сайте Пенсионного фонда РФ и Минтруда России.