В 2026 году система учета трудовой деятельности в России окончательно сформировалась вокруг электронных форматов, однако вопросы ведения бумажных трудовых книжек и отчетности по их бланкам остаются актуальными для многих организаций. Работодатели обязаны строго следить за движением бланков строгой отчетности и своевременно передавать данные о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России (СФР).

Основные изменения и текущая ситуация

На сегодняшний день, 23 мая 2026 года, процесс перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершен, но параллельно существуют обязанности по учету бумажных аналогов для тех категорий работников, которые сохранили их ведение, а также по контролю за расходованием бланков.
Ключевые аспекты работы в 2026 году:

• Основной формат отчетности: Сведения о трудовой деятельности передаются преимущественно через форму ЕФС-1 (ранее известную как СЗВ-ТД).
• Сроки подачи: Сроки стали крайне сжатыми. О приеме или увольнении сотрудника необходимо сообщать в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
• Двойной учет: Работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, даже если основная масса данных передается в электронном виде.

Виды отчетов по трудовым книжкам

В зависимости от того, что именно требуется отчитаться — о движении бланков строгой отчетности или о трудовой деятельности сотрудников, — используются разные формы документов.

Отчет об использовании бланков трудовых книжек (Бумажный формат)

Этот отчет касается исключительно учета физических бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Он необходим для контроля за расходованием бланков строгой отчетности.

Когда составляется:
По окончании каждого отчетного периода (обычно квартала или года, в зависимости от внутренних правил организации и требований территориальных органов СФР).

Что включает отчет:

• Наличие бланков трудовой книжки и вкладышей на начало периода.
• Количество полученных бланков.
• Количество оформленных (выданных работникам) бланков.
• Остаток бланков на конец периода.
• Суммы, полученные от работников за оформленные трудовые книжки (если стоимость возмещалась).

Важно: К отчету обязательно прикладывается приходный ордер кассы организации, подтверждающий внесение средств за бланки (если applicable). Данные сверяются с записями в книге учета движения трудовых книжек. Согласно статье 66.1 ТК РФ, при выдаче трудовой книжки на руки работнику (например, при переходе на ЭТК или по иным причинам) в ней должна быть сделана соответствующая запись, которая также фиксируется в книге учета.

Сведения о трудовой деятельности (Форма ЕФС-1 / СЗВ-ТД)

Это основной электронный отчет, который заменил бумажную передачу данных. Он формируется на каждого застрахованного лица, с которым заключен трудовой договор.

Ключевые требования к заполнению в 2026 году:

• Автоматизация кодов: Коды трудовой деятельности теперь часто устанавливаются автоматически из справочника «Трудовые функции», базирующегося на Общероссийском классификаторе занятий. Работодателю следует проверять корректность этих кодов.
• Территориальные условия: Если сотрудник работает в условиях Крайнего Севера (РКС) или приравненных к ним местностях (МКС), эти данные обязательно указываются в соответствующем реквизите отчета. Программа должна автоматически подтягивать эти данные из настроек компании или подразделения, но контроль необходим.
• Индивидуальный лицевой счет: Информация из отчета попадает непосредственно в раздел «Сведения о трудовой деятельности» индивидуального лицевого счета застрахованного лица в СФР.

Порядок действий при формировании отчетности

Процесс подготовки и сдачи отчетов можно разделить на несколько этапов:

Сбор данных: Кадровая служба фиксирует все события (прием, перевод, увольнение) в день их совершения.
Проверка сведений:

• Проверка СНИЛС сотрудников.
• Актуализация данных о территориальных условиях труда.
• Сверка записей в бумажных трудовых книжках (для тех, кто их ведет) с электронными данными.

Формирование отчета:

• В специализированных программах (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) отчет формируется через раздел «Кадры» или «Отчетность, справки» -> «Журнал Электронные трудовые книжки».
• В системах интернет-отчетности (СБИС, Контур, 1С-Отчетность) необходимо перейти в раздел СФР, выбрать «Трудовые книжки» и создать отчет формы ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности).

Подача в СФР: Отправка файла происходит в электронном виде. Важно помнить, что в месяцы, когда не было кадровых изменений, отчет может не требоваться (например, форма СЗВ-ТД/ЕФС-1 в феврале не представляется, если не было событий, но правила могут варьироваться в зависимости от типа события — заявление о выборе формы трудовой книжки подается отдельно).

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

Сотрудники все чаще самостоятельно запрашивают выписки из своих электронных трудовых книжек. Работодатель должен быть готов:

• Оперативно вносить данные, чтобы у сотрудника была актуальная информация.
• Консультировать работников или направлять их в СФР/МФЦ/на портал Госуслуг для получения выписок.
• Принимать заявления от работников о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (если это еще актуально для конкретных случаев) или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

> Внимание: Ошибки в отчетах (неверный код функции, отсутствие данных о северных надбавках) могут привести к проблемам у сотрудника при расчете пенсии или получении льгот. Поэтому перепроверка данных перед отправкой критически важна.

Программное обеспечение и инструменты

Для облегчения работы бухгалтеры и кадровики используют следующие инструменты:

• 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1 и новее): Позволяет автоматически формировать отчеты на основе введенных кадровых документов.
• Системы сдачи отчетности (СБИС, Контур.Экстерн, Такском): Обеспечивают быструю отправку форм ЕФС-1 и проверку контрольных соотношений.
• Справочно-правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант): Содержат актуальные бланки отчетов об использовании бланков трудовых книжек на 2026 год и образцы их заполнения.

Отчетность по трудовым книжкам в 2026 году требует от работодателя высокой дисциплины и внимательности. С одной стороны, необходимо вести строгий бухгалтерский учет бланков строгой отчетности (бумажных трудовых), сдавая отчеты о их наличии и движении. С другой стороны, требуется оперативная (часто на следующий день) передача цифровых сведений о карьере сотрудников в СФР через форму ЕФС-1.

Игнорирование сроков или неверное заполнение кодов (особенно касающихся условий труда) может повлечь административную ответственность. Использование современных программных комплексов и регулярная сверка данных помогают минимизировать риски и обеспечить сотрудникам корректный учет их трудового стажа.