В 2026 году отчетность по трудовым книжкам окончательно перешла в цифровой формат, а основным документом для работодателей стала единая форма ЕФС-1 (ранее известная как СЗВ-ТД). Своевременная submission этого отчета в Социальный фонд России (СФР) — критически важный процесс, нарушение которого ведет к серьезным финансовым последствиям.

В этой статье мы подробно разберем актуальные сроки сдачи, правила переноса дат при выходных и ответственность за ошибки.

Что такое отчет ЕФС-1 и зачем он нужен

Отчет ЕФС-1 замени собой форму СЗВ-ТД. Он связан с ведением электронных трудовых книжек и содержит сведения о трудовой деятельности сотрудников:

• Прием на работу;
• Переводы на другую должность;
• Увольнение;
• Подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная).

Эти данные передаются в СФР, который, в свою очередь, может транслировать информацию в трудовую инспекцию. Если Фонд обнаружит расхождения или просрочку, работодатель рискует попасть в поле зрения контролирующих органов, что грозит проверками на предмет соблюдения трудового законодательства.

Основные сроки сдачи отчета в 2026 году

Правила формирования сроков зависят от типа кадрового события. В 2026 году действуют следующие временные рамки:

При приеме, увольнении или переводе сотрудника

Если в отчетном месяце произошло кадровое изменение (приняли, уволили, перевели работника), отчет необходимо сдать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

> Пример: Сотрудник Иванов И.И. был принят на работу 10 мая 2026 года. Отчет ЕФС-1 по этому событию работодатель обязан сдать до 15 июня 2026 года.

При подаче заявления работником

Если сотрудник подает заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р), сроки отличаются:

• Отчет сдается не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления работником.

Годовой отчет (если изменений не было)

Если в течение всего календарного года в организации не происходило никаких кадровых изменений (никто не принимался, не увольнялся, не подавал заявлений), работодатель все равно обязан сдать отчет.

• Срок сдачи: до 15 февраля года, следующего за отчетным.
• Пример: За 2025 год изменений не было -> отчет сдаем до 15 февраля 2026 года.

Правило переноса сроков при выходных и праздниках

Очень важно помнить правило переноса крайнего срока сдачи, если он выпадает на нерабочий день.

> Если последний день подачи отчетности (15-е или 25-е число) приходится на выходной или праздничный день, срок автоматически переносится на первый следующий за ним рабочий день.

Практический пример из 2026 года:
Предположим, крайний срок сдачи отчета (15 июня) выпадает на субботу. Тогда работодатель имеет полное право сдать отчет в понедельник, 17 июня (если 16 июня тоже выходной) или в ближайший рабочий день.

Однако стоит быть внимательным с конкретными датами. Как указано в аналитике кадровых календарей:

• В некоторые годы сроки могут смещаться из-за производственного календаря.
• Например, если 15 число — выходной, отчет сдается 16-го или 17-го числа в зависимости от графика работы государственных органов.

Штрафы за нарушение сроков и ошибки

Игнорирование сроков или предоставление неверных данных грозит работодателю штрафами согласно ст. 15.33.2 КоАП РФ:

За несвоевременную сдачу: 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не вовремя поданы сведения.
За искажение данных или неполную информацию: также 500 рублей за каждого застрахованного лица.
Повторное нарушение: Если работодатель ранее уже привлекался к ответственности за подобные нарушения, сумма штрафа может быть значительно выше (до 50 000 рублей для должностных лиц).

Фонд передает информацию о нарушениях в трудовую инспекцию, что может стать поводом для начала более глубокой проверки всей документации компании.

Как избежать ошибок: полезные советы

Чтобы не допустить просрочки при сдаче ЕФС-1 и избежать штрафов, рекомендуется:

• Использовать автоматизацию: Сервисы вроде Saby или встроенные модули в 1С-Отчетность помогают отслеживать дедлайны. Они могут напоминать о сроках сдачи через СМС или электронную почту.
• Вести внутренний календарь кадровика: Заранее отмечать даты приема и увольнения, чтобы формировать отчетность заранее, а не в последний день.
• Проверять данные перед отправкой: Ошибки в ФИО, СНИЛС или датах приведут к отрицательному протоколу проверки и необходимости подачи корректирующего отчета.
• Следить за обновлениями законодательства: Требования СФР могут меняться, поэтому важно отслеживать актуальные формы и форматы файлов.

Отчетность по электронным трудовым книжкам (форма ЕФС-1), это обязательный элемент работы любого работодателя в 2026 году. Главное помнить: стандартный срок сдачи при кадровых изменениях — до 15 числа следующего месяца, а при заявлениях сотрудников — до 25 числа.

Соблюдение этих сроков, использование программных помощников для напоминаний и внимательная проверка данных позволят вашей организации избежать ненужных штрафов и внимания проверяющих органов.