Одной из ключевых обязанностей работодателя является правильное ведение и сдача отчетности по трудовым книжкам в Пенсионный фонд России (ПФР). Эта отчетность напрямую влияет на правильное начисление пенсионных коэффициентов (баллов) будущим пенсионерам. В статье подробно разберем, какая отчетность сдается, в какие сроки и как правильно ее подготовить.

Ключевой документ: СЗВ-ТД

Основным документом, который содержит информацию о трудовом стаже и заработке работников для ПФР, является СЗВ-ТД (Сведения о страховом стаже и заработке). Именно эта форма служит основой для расчета пенсионных коэффициентов.

Кто обязан сдавать СЗВ-ТД?

Обязанность сдачи лежит на всех работодателей, независимо от формы собственности, вида экономической деятельности и применяемой системы налогообложения (включая упрощенку). Это касается как юридических лиц (ООО, АО и т.д.), так и индивидуальных предпринимателей, у которых есть наемные работники.

Сроки сдачи отчета по трудовым книжкам

Отчетность по форме СЗВ-ТД сдается ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, за январь 2026 года отчет нужно представить не позднее 15 февраля 2026 года.

Важно! Если 15-е число выпадает на выходной или праздничный день, срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

Что отражается в СЗВ-ТД?

В отчете по каждой работнице и работнику указываются следующие данные:

• Сведения о работнике: ФИО, СНИЛС, дата рождения.
• Периоды работы (страхового стажа): дата начала и окончания каждого периода работы в организации.
• Суммы заработка: общая сумма выплат, на которые начисляются страховые взносы в ПФР, за отчетный месяц по каждому периоду работы.
• Код вида деятельности (ОКВЭД): по основному месту работы работника.

Особенности учета для совместиников

Для работников, которые трудятся по совместительству (имеют несколько трудовых договоров), правила учета следующие:

1. По каждому месту работы (каждому работодателю) ведется отдельная запись в трудовой книжке.
2. Каждый работодатель обязан сдать отдельный СЗВ-ТД по своему сотруднику-совместителю, отразив в нем только тот период работы и тот заработок, который был выплачен именно этой организацией.
3. ПФР самостоятельно суммирует все периоды и суммы заработка из всех представленных отчетов для формирования индивидуального лицевого счета гражданина.

Отдельных специальных правил для оформления СЗВ-ТД на совместителей не существует. Алгоритм действий тот же, что и для основного работника.

Как и куда сдавать отчетность?

Сдача отчетности по трудовым книжкам (СЗВ-ТД) осуществляется только в электронном виде через:

• Личный кабинет плательщика взносов (ЛКПВ) на сайте ПФР. Это основной и самый удобный способ. Через ЛКПВ можно загрузить отчет, сформированный в бухгалтерской программе (1С, «Галактика» и др.), или заполнить его онлайн.
• Систему электронного документооборота (СЭД) с ПФР. Для организаций, работающих через аккредитованные операторы ЭДО.
• Через сервис «СБИС» или аналогичные. Многие облачные сервисы для бухгалтерии имеют встроенные функции подготовки и отправки отчетов в ПФР.

Почему только электронно? С 2021 года ПФР полностью перешел на электронный документооборот с работодателями. Бумажные экземпляры формы СЗВ-ТД не принимаются.

Что будет при сдаче некорректного отчета?

Если в отчете СЗВ-ТД допущены ошибки (неверный СНИЛС, даты, суммы), ПФР направит работодателю уведомление о несоответствии. Работодатель обязан в кратчайшие сроки исправить ошибки и повторно отправить корректный отчет. Несвоевременное или неполное предоставление отчетности может повлечь административную ответственность по ст. 15.33 КоАП РФ (штрафы).

Отчетность по трудовым книжкам vs. Бухгалтерская отчетность

Важно не путать два вида отчетности:

• Отчетность в ПФР (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и др.) — это статистическая и персонифицированная отчетность, которая служит для формирования пенсионных прав граждан. Ее сдача регулируется законодательством о страховых взносах и ПФР.
• Бухгалтерская отчетность (Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах) — это финансовая отчетность для внешних пользователей (инвесторы, государство, банки). Ее составление и сдача регулируются ФСБУ и Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Практические советы

1. Автоматизируйте процесс. Используйте современные бухгалтерские программы, которые автоматически формируют корректный файл СЗВ-ТД на основе данных по начисленным заработкам и кадровым перемещениям.
2. Проверяйте данные. Перед отправкой сверяйте суммы заработка и периоды работы с записями в трудовых книжках (раздел III) и расчетными листками сотрудников.
3. Следите за изменениями. Формы и правила сдачи отчетности могут меняться. Актуальную информацию всегда нужно уточнять на официальном сайте ПФР или у вашего бухгалтера-консультанта.
4. Сохраняйте подтверждения. После успешной отправки отчета в ЛКПВ ПФР формируется квитанция (приемная квитанция). Ее необходимо сохранить в учетных документах компании как доказательство исполнения обязанности.

Своевременная и точная сдача отчетности по трудовым книжкам (формы СЗВ-ТД) в ПФР — это не просто формальность, а прямая забота о будущих пенсионных правах ваших сотрудников и защита компании от штрафов. Грамотный подход, использование автоматизации и внимательность к деталям сделают этот процесс простым и понятным.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практики ПФР. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обращаться к профессиональному бухгалтеру или в отделение ПФР.