С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это изменило порядок отчетности работодателей в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР). Ниже подробно рассмотрим, какой именно отчет необходимо сдавать в ПФР, какие формы используются, когда и как их подавать, а также какие нюансы следует учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, в которой хранятся сведения о трудовой деятельности работника. Все данные находятся в единой информационной системе ПФР и доступны работодателю, сотруднику и государственным органам через Личный кабинет страхователя на сайте ПФР.
- Сведения включают: прием, перевод, увольнение, изменение должности, выход на пенсию и другие кадровые события.
- ЭТК ведётся в формате XML и передаётся в ПФР посредством электронного документооборота (ЭДО).
- Для работников, которые не подали заявление о переходе на ЭТК, продолжает действовать бумажная трудовая книжка, но работодатель всё равно обязан сдавать отчетность в электронном виде.
Основные формы отчетности в ПФР по трудовым книжкам
В зависимости от типа кадрового события используются разные формы. Ниже перечислены те, которые непосредственно связаны с отчетностью о трудовых книжках.
Форма СЗВ‑ТД
Это основной отчет, который работодатель подаёт в ПФР при каждом кадровом изменении:
- Приём на работу;
- Увольнение;
- Перевод на другую должность;
- Изменение условий труда (например, переход на часть ставки);
- Переход работника на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Форма СЗВ‑ТД содержит сведения о работнике (ФИО, СНИЛС), дату события, код события и реквизиты работодателя.
Форма СТД‑Р
Эта форма выдаётся сотруднику и подтверждает факт внесения записи в его электронную трудовую книжку. Работодатель формирует СТД‑Р и передаёт её сотруднику (в электронном виде или на бумаге по запросу).
Форма ЕФС‑1 (раздел 1, подраздел 1.1)
С 2023 года в отчётности по страховым взносам используется единая форма ЕФС‑1. В её подразделе 1.1 отражаются сведения о трудовой деятельности, которые ранее подавались отдельно формой СЗВ‑ТД. Тем не менее, для кадровых событий, связанных с ЭТК, по-прежнему требуется отдельная подача СЗВ‑ТД.
Когда и как подавать отчеты
Сроки подачи
Отчет по форме СЗВ‑ТД (и аналогичный отчет для договоров ГПХ) должен быть представлен:
- Не позднее одного рабочего дня после дня, когда произошло кадровое событие.
- Если событие произошло в выходной или праздничный день – срок переносится на следующий рабочий день.
Порядок подачи
- Подготовка данных в учётной системе (1С, SAP, «Контур.Экстерн» и др.).
- Формирование XML‑файла формы СЗВ‑ТД в соответствии с утверждённым шаблоном.
- Передача файла в ПФР одним из следующих способов:
- Через Личный кабинет страхователя на сайте ПФР;
- Через специализированного оператора связи (ТКС);
- Обратившись в клиентскую службу территориального органа ПФР.
- Получение подтверждения о принятии от ПФР (квитанция с уникальным номером).
Особенности для разных категорий работников
- Совместители: Отдельных правил для формы СЗВ‑ТД нет. Сведения подаются в обычном порядке, но важно указывать правильный код события (например, «приём на совмещение»).
- Договоры ГПХ: Аналогичный отчет подаётся по форме СЗВ‑ТД, но с кодом события, характерным для гражданско‑правового договора.
- Работники, отказавшиеся от ЭТК: Даже если сотрудник остаётся на бумажной книжке, работодатель всё равно обязан сдавать СЗВ‑ТД при каждом кадровом изменении.
- Через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР (требуется подтверждённая учётная запись ЕСИА).
- В многофункциональном центре (МФЦ) «Мои документы».
- Обратившись в клиентскую службу территориального органа ПФР.
- Запросив у текущего работодателя (он обязан предоставить выписку по форме СТД‑Р).
Как получить данные из электронной трудовой книжки
Сотрудник может получить выписку или справку из своей ЭТК следующими способами:
Для получения выписки в МФЦ или клиентской службе необходимо предъявить пакет документов: паспорт, СНИЛС и заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Пример заполнения формы СЗВ‑ТД (упрощённый)
<СЗВ-ТД Версия="2.0"> <Страхователь> <ИНН>7701234567</ИНН> <КПП>770101001</КПП> <Название>ООО «Пример»</Название> </Страхователь> <Работник> <ФИО>Иванов Иван Иванович</ФИО> <СНИЛС>123-456-789 00</СНИЛС> </Работник> <Событие> <КодСобытия>1</КодСобытия> <ДатаСобытия>2026-05-20</ДатаСобытия> <Должность>Менеджер по продажам</Должность> <Подразделение>Отдел продаж</Подразделение> </Событие> </СЗВ-ТД>
После формирования такого XML‑файла его загружают в Личный кабинет страхователя и отправляют в ПФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли сдавать СЗВ‑ТД, если сотрудник переведён на внутреннее совмещение?
- Да. Любое изменение трудового отношения (включая внутреннее совмещение) требует подачи формы СЗВ‑ТД.
- Что делать, если я пропустил срок подачи отчёта?
- Немедленно подготовить и отправить отчёт с пояснительной запиской о причине задержки. Штрафы могут быть применены, но при своевременном исправлении их часто удаётся избежать.
- Можно ли подавать отчёт на бумаге?
- С 2020 года отчёт по форме СЗВ‑ТД принимается только в электронном виде. Бумажные формы не принимаются ПФР.
- Нужно ли подавать СЗВ‑ТД при выплате отпускных?
- Нет. Выплата отпускных не является кадровым событием, поэтому отчёт не требуется.
Отчет в ПФР о трудовых книжках сегодня представляет собой форму СЗВ‑ТД, которую работодатель обязан подавать при каждом кадровом изменении (приём, увольнение, перевод, переход на ЭТК и т.д.). Срок подачи – один рабочий день после события. Форма СТД‑Р выдаётся сотруднику как подтверждение внесения записи в его электронную трудовую книжку, а с 2023 года сведения о трудовой деятельности также отражаются в единой форме ЕФС‑1.
Соблюдение установленных порядков и сроков позволяет избежать штрафов, обеспечивает прозрачность кадрового учёта и гарантирует, что сотрудники смогут в любой момент получить актуальную выписку из своей электронной трудовой книжки.
Если у вас остались вопросы по заполнению или подаче отчетов – рекомендуем обратиться к методическим материалам ПФР, воспользоваться консультациями специализированных операторов связи или обратиться в клиентскую службу территориального органа ПФР.