Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России начался переход на электронный формат учета трудовой деятельности работников. Вместо традиционных бумажных трудовых книжек работодатели обязаны вести и передавать в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Это требование регулируется законодательством‚ в частности‚ Постановлением Правления ПФР от № 730п. В 2026 году все работодатели — независимо от формы собственности и численности персонала — обязаны ежемесячно сдавать отчеты по трудовым книжкам. В этой статье вы найдете исчерпывающую информацию о том‚ какие отчеты сдавать‚ когда‚ в каком формате и как это делать правильно.

Что такое «отчет по трудовым книжкам»?

В законодательстве РФ нет понятия «электронная трудовая книжка» (ЭТК) как отдельного документа. Это распространённое заблуждение. На самом деле‚ электронная трудовая книжка — это не самостоятельный документ‚ а электронная выписка из сведений‚ которые работодатель ежемесячно передаёт в ПФР.

Эти сведения формируются в виде отчета СЗВ-ТД — «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Именно он является основным и обязательным отчетом по трудовым книжкам. Он содержит:

ФИО работника
ИНН‚ СНИЛС
Дата и основание приёма на работу
Дата и основание перевода на другую должность
Дата и основание увольнения
Наименование структурного подразделения
Данные о награждениях (по желанию работника)

Важно: сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде для всех работников‚ независимо от того‚ предпочитают они бумажную или электронную трудовую книжку. Даже если работник не подавал заявление на переход на ЭТК‚ работодатель всё равно обязан вносить в ПФР сведения о его трудовой деятельности.

Какие отчеты нужно сдавать в 2026 году?

В 2026 году работодатели обязаны сдавать следующие отчеты:

Форма СЗВ-ТД — основной отчет

Срок сдачи: не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным.

Когда сдавать:

При приеме на работу, в течение 1 рабочего дня с даты оформления приказа
При переводе на другую должность — в течение 1 рабочего дня
При увольнении, в течение 1 рабочего дня
Ежемесячно — для всех работников‚ у которых в отчетном месяце были изменения (даже если изменений не было‚ отчет сдается с нулевыми данными)

Важно! Если в феврале у работника не было изменений‚ отчет СЗВ-ТД за февраль сдавать не нужно. Но если изменения произошли в феврале — отчет сдается в марте до 15-го числа.

Форма ЕФС-1 — для передачи данных в СФР

Этот отчет формируется в рамках единой формы отчетности (ЕФС-1)‚ которая включает в себя разделы СЗВ-ТД и другие сведения о трудовой деятельности. Он используется для передачи данных в ПФР через систему электронного документооборота.

Срок сдачи: не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за отчетным.

Если вы используете программу 1С‚ то отчет ЕФС-1 формируется автоматически при экспорте данных из модуля «Электронные трудовые книжки».

Кто обязан сдавать отчеты?

Обязанность сдавать отчеты по трудовым книжкам возлагается на всех работодателей:

ООО‚ АО‚ ИП
Государственные и муниципальные учреждения
Филиалы и представительства иностранных организаций
Индивидуальные предприниматели‚ имеющие наемных работников

Если у вас есть хотя бы один сотрудник‚ вы обязаны сдавать отчеты — без исключений.

Как правильно сдать отчет СЗВ-ТД?

Процедура сдачи отчета состоит из нескольких этапов:

Шаг 1: Оформите внутренний порядок

Утвердите приказ о назначении ответственного лица за ведение электронных трудовых книжек (обычно это кадровик или бухгалтер). Укажите его полномочия и обязанности в локальном акте.

Шаг 2: Получите электронную подпись

Для передачи отчетов в ПФР требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица. Подпись должна быть выдана аккредитованным удостоверяющим центром (например‚ «КриптоПро»‚ «Телеком-Траст»‚ «СКБ Контур»).

Шаг 3: Соберите данные

Ведите учет всех изменений трудовой деятельности работников:

Прием на работу — оформляйте приказ и вносите данные в систему
Перевод — оформляйте приказ о переводе
Увольнение — оформляйте приказ и выдавайте выписку из ЭТК

Шаг 4: Сформируйте отчет

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 или 1С:Электронные трудовые книжки:

Перейдите в раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки»
Выберите «Отчетность по физлицам»
Нажмите «Создать» → выберите форму СЗВ-ТД
Укажите период (месяц)
Программа автоматически подтянет все изменения за месяц
Проверьте данные — убедитесь‚ что все сотрудники с изменениями включены
Сформируйте файл в формате XML

Шаг 5: Отправьте отчет в ПФР

Отправить отчет можно двумя способами:

Через сервис «1С-Отчётность», автоматическая отправка через интернет-соединение
Через личный кабинет работодателя на сайте ПФР (pfrf.ru) — загрузка XML-файла
Через оператора электронного документооборота (например‚ «КриптоПро»‚ «Телеком-Траст»)

После отправки вы получите уведомление о принятии отчета. Сохраняйте его, это подтверждение выполнения обязанности.

Образец заполнения СЗВ-ТД

Вот пример заполнения строки отчета для работника‚ уволенного 15 марта 2026 года:


ФИО: Иванов Иван Иванович
СНИЛС: 123-456-789 01
ИНН: 770123456789
Дата приёма: 
Основание приёма: приказ №1 от 
Дата увольнения: 
Основание увольнения: увольнение по собственному желанию‚ п. 3 ст. 77 ТК РФ
Наименование подразделения: Отдел продаж

Все данные должны точно соответствовать приказам и трудовому договору. Ошибки в СНИЛС‚ ФИО или датах — основная причина отказа ПФР в приёме отчета.

Что будет‚ если не сдать отчет?

Несвоевременная или неполная сдача отчета СЗВ-ТД влечет за собой административную ответственность:

Штраф для ИП: от 10 000 до 30 000 рублей
Штраф для организации: от 30 000 до 50 000 рублей
Штраф для ответственного лица (кадровика): от 500 до 1 000 рублей

Кроме того‚ ПФР может начать проверку‚ а работники смогут обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на нарушение их прав на получение полной информации о трудовой деятельности.

Частые ошибки и как их избежать

Не сдавать отчет‚ если изменений не было — ошибка! Отчет сдается каждый месяц‚ даже если изменений не было (с нулевыми данными).
Забыть сдать отчет при увольнении, это обязательное условие. Без отчета работник не сможет получить выписку из ЭТК.
Использовать неактуальные реквизиты, проверяйте СНИЛС и ИНН сотрудников ежеквартально.
Отправлять отчет без ЭЦП — файл без подписи ПФР не примет.
Считать‚ что бумажная книжка отменена — нет‚ она сохраняется. Работник может выбрать‚ какую книжку использовать: бумажную или электронную. Но сведения в ПФР, обязательны для всех.

Как работать с работниками‚ которые хотят сохранить бумажную трудовую книжку?

Если работник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки‚ вы:

Продолжаете вести бумажную книжку
Но! Параллельно вносите все сведения о его трудовой деятельности в электронную систему ПФР — в форме СЗВ-ТД

То есть: два документа — одна информация. Бумажная книжка остается у работника‚ а электронная — в ПФР. Это гарантирует‚ что даже если бумажная книжка будет утеряна‚ сведения о трудовой деятельности сохранены.

Отчеты по трудовым книжкам в 2026 году: что сдавать, когда и как