С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). Это изменение влечёт за собой новые правила ведения кадровой документации и обязательную сдачу отчётов в Пенсионный фонд России (ПФР). В данной статье подробно разберём, как правильно оформить и отправить отчёт по форме СЗВ‑ТД, какие сроки соблюсти и какие программные решения могут облегчить этот процесс.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки. В ней фиксируются все основные сведения о работнике: дата начала работы, должность, стаж, переводы, повышения, увольнения и т.д. Информация формируется работодателем в электронном виде, проходит проверку и передаётся в ПФР для хранения.
- Преимущества: сокращение бумажного документооборота, быстрый доступ к данным, снижение ошибок.
- Обязательность: для всех работодателей с 2020 года, включая частные компании, государственные учреждения и ИП.
Правовые основы
Федеральный закон № 255-ФЗ от 1 января 2020 года внес поправки в Трудовой кодекс РФ, которые предусматривают:
- Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Передачу этих сведений в ПФР через форму СЗВ‑ТД.
- Соблюдение сроков сдачи отчётности – не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным.
При отсутствии изменений в течение года отчёт необходимо представить в феврале следующего года.
Как оформить отчёт по форме СЗВ‑ТД
Сбор данных
Перед подготовкой отчёта убедитесь, что у вас актуальная информация о:
- Приёме на работу
- Переводе в другое подразделение
- Повышении по службе
- Увольнении
- Изменении формы трудовой книжки (если применимо)
Используемые программные решения
Существует несколько популярных систем, которые автоматически формируют отчёт и отправляют его в ПФР:
- 1С:Бухгалтерия – интегрированная система, поддерживающая отчётность по форме СЗВ‑ТД.
- Контур.Экстерн – сервис для автоматической отправки данных в ПФР.
- Saby (СБИС) – платформа, позволяющая формировать отчёт по форме ЕФС‑1 и отправлять его в ПФР.
- ONYX и PocketBook – специализированные решения для работы с ЭТК.
Шаги по сдаче отчёта
- Войдите в выбранную систему (например, 1С).
- Откройте раздел «СФР – Трудовые книжки (ЭТК)».
- Выберите «Отправить отчёт» или аналогичную кнопку.
- Проверьте корректность данных: система обычно проверяет наличие ошибок и предупреждает о недостающих полях.
- Отправьте отчёт в ПФР. После успешной отправки вы получите подтверждение.
- Сохраните копию отчёта в формате PDF с электронной печатью для внутреннего архива.
Сроки сдачи отчёта
Согласно законодательству, отчёт по форме СЗВ‑ТД должен быть представлен в ПФР не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным. Например, за январь 2026 года отчёт нужно отправить до 15 февраля 2026 года.
Если в течение года не произошло кадровых изменений, отчёт всё равно необходимо представить – в таком случае он отправляется в феврале следующего года.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли самостоятельно заказать ЭТК? – Нет, ЭТК формируется работодателем и передаётся в ПФР. Работник не может заказать её сам.
- Что делать, если в отчёте есть ошибки? – В большинстве систем есть функция «проверка» перед отправкой. Если ошибка обнаружена, исправьте данные и отправьте отчёт заново.
- Можно ли просмотреть данные из ЭТК? – Работник может запросить выписку из ЭТК через раздел «Справки» в системе ПФР. В выписке будет PDF‑документ с электронной печатью.
- Какие формы нужны для разных кадровых изменений? – Для большинства изменений используется форма СЗВ‑ТД. Для выдачи сотруднику копии ЭТК – форма СТД‑Р.
Практические рекомендации
- Регулярно обновляйте данные в системе – это снизит риск ошибок при сдаче отчёта.
- Проверьте, что ваша система поддерживает актуальные версии форм (СЗВ‑ТД, ЕФС‑1).
- Сохраняйте резервные копии отчётов в облаке или на внешнем носителе.
- Обучайте персонал работе с ЭТК, чтобы избежать недоразумений.