Дата публикации:  13:55:02

Содержание

1. Что представляет собой отчёт по трудовым книжкам (СЗВ‑ТД, СТД‑Р)
2. Кто обязан сдавать отчёт
3. Сроки сдачи и способы подачи
4. Почему отчёт может не быть сдан
5. Ответственность за несдачу и недостоверные сведения
6. Как быстро исправить ситуацию
7. Часто задаваемые вопросы

Что представляет собой отчёт по трудовым книжкам?

В России сведения о трудовой деятельности работников фиксируются в трудовых книжках. С 2020 года часть данных передаётся в электронный реестр через формы:

• СЗВ‑ТД (Статистическая форма «Сведения о заработной плате и удержаниях») – передаёт сведения о начислениях, удержаниях и движении по трудовым книжкам за каждый квартал.
• СТД‑Р (Справка о трудовой деятельности при увольнении) – формируется в электронном виде и отправляется в Пенсионный фонд, если у сотрудника электронная трудовая книжка.

Эти формы обязаны подавать все работодатели, независимо от того, заключён с работником официальный трудовой договор или нет.

Кто обязан сдавать отчёт?

Согласно ФЗ 311‑1 «О страховых пенсиях» и Приказ Минтруда № 3н от :

• Работодатели (юридические и физические лица), осуществляющие трудовую деятельность на территории РФ.
• Кадровые службы и бухгалтерия, ответственные за ведение кадрового учёта.
• Организации, использующие электронные трудовые книжки, обязаны передавать данные через СБИС (Система бухгалтерского и кадрового учёта).

Сроки сдачи и способы подачи

Если отчёт не был сдан в срок, считается, что нарушена законодательная обязанность, и к работодателю могут быть применены штрафные санкции.

Почему отчёт может не быть сдан?

Согласно материалам из открытых источников (март 2026 г., февраль 2025 г., ноябрь 2023 г.), основные причины:

• Недостаточная информированность кадровой службы о новых требованиях (переход на электронные книжки).
• Технические сбои в системе СБИС или отсутствие доступа к интернет‑ресурсам.
• Отсутствие бумажной трудовой книжки у сотрудника и отсутствие согласия на её отправку по почте.
• Неправильное заполнение формы (пропущенные поля, неверные даты).
• Отсутствие единого ответственного лица за сдачу отчётов.

Важно помнить, что не важно, заключён ли с работником официально трудовой договор – сведения всё равно подлежат передаче, если трудовая деятельность имеет место.

Ответственность за несдачу и недостоверные сведения

Нарушения фиксируются в статье 5.27 КоАП РФ (штрафы за нарушение правил сдачи сведений о трудовой деятельности). Основные положения:

• За несдачу СЗВ‑ТД в установленный срок – штраф от 300 до 500 рублей для должностного лица (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).
• Если сведения неполные или недостоверные – штраф от 5 000 до 30 000 рублей для организации (ч. 3 ст. 5.27 КоАП).
• Повторные нарушения в течение года могут привести к увеличению штрафа до 50 000 рублей и даже к административному приостановлению деятельности организации.
• В случае, когда несдача приводит к нарушению прав работника (например, отказ в пенсионных начислениях), возможна гражданско‑правовая ответственность.

Судя по материалам 2020 года, если форма СЗВ‑ТД не была сдана с 2020 по 2023 год, вероятность наложения штрафа «повышается», так как к моменту проверки уже накопилась «задолженность».

Как быстро исправить ситуацию?

Шаг 1. Выясните, какие формы не сданы

Откройте личный кабинет в СБИС и проверьте статус отправки за каждый квартал. Если статус «Не отправлен» – переходите к следующему шагу.

Шаг 2. Сформируйте недостающие отчёты

1. Соберите данные о начислениях, удержаниях и движении по трудовым книжкам за каждый недостающий период.
2. Заполните форму СЗВ‑ТД в электронном виде (шаблоны доступны в СБИС).
3. Для СТД‑Р подготовьте справку о трудовой деятельности (выписку из электронного реестра) и прикрепите к заявлению об увольнении.

Шаг 3. Проверьте корректность данных

Обязательно проверьте:

• Идентификационный номер (ИНН) организации.
• СНИЛС и ИНН работников.
• Точные даты начала и окончания трудовых отношений.
• Отсутствие дублирования записей.

Шаг 4. Отправьте отчёт через СБИС

Нажмите кнопку «Отправить», после чего система выдаст подтверждение с номером сообщения. Сохраните скриншот.

Шаг 5. Уведомьте инспекцию

Если срок сдачи уже просрочен, подготовьте пояснительное письмо (в свободной форме) с указанием причин задержки и приложите копии отправленных форм. Письмо направьте в территориальный орган ФССП.

Шаг 6. Примите меры профилактики

• Назначьте ответственного за сдачу отчётов (например, главного бухгалтера).
• Внедрите автоматическое напоминание в календаре бухгалтерской программы.
• Проводите ежеквартальные проверки статуса отправки в СБИС.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли подать отчёт за несколько кварталов одновременно?

Да. Система СБИС позволяет загрузить несколько файлов СЗВ‑ТД за разные периоды в одном пакете. Главное – правильно указать период в каждом файле.

Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?

Если у сотрудника электронная трудовая книжка, данные вносятся автоматически через СБИС. При отсутствии любой формы книжки необходимо выдать справку о трудовой деятельности и оформить её в электронном виде.

Какой штраф за ошибку в уже сданной форме?

Если ошибка обнаружена до проверки инспекцией, её можно исправить, подав корректирующую форму (СЗВ‑ТД‑К). При этом штраф может быть снижен или отменён, если исправление выполнено в течение 10 дней с момента обнаружения.

Обязательно ли платить штраф, если работодатель добровольно исправил ошибку?

Судебная практика показывает, что добровольное исправление и своевременное уведомление инспекции могут служить смягчающим обстоятельством, но штраф всё равно налагается, если срок сдачи уже просрочен.

Кто несёт ответственность – организация или конкретный сотрудник?

Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, штраф в размере 300‑500 рублей налагается на должностное лицо, ответственное за сдачу отчётов. При этом организация может быть привлечена к административной ответственности за систематические нарушения.

Несдача отчёта по трудовым книжкам – распространённая, но решаемая проблема. Ключевые моменты, которые помогут избежать штрафов:

1. Понимание обязанностей: каждый работодатель обязан сдавать СЗВ‑ТД и СТД‑Р, независимо от формы трудового договора.
2. Соблюдение сроков: 15‑е число месяца после квартала для СЗВ‑ТД и 5 рабочих дней после увольнения для СТД‑Р.
3. Точность данных: проверяйте ИНН, СНИЛС, даты и суммы перед отправкой.
4. Техническая готовность: используйте СБИС, следите за доступностью интернет‑сервисов.
5. План действий при просрочке: быстро сформировать недостающие формы, отправить их, подготовить пояснительное письмо и уведомить инспекцию.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете минимизировать риск штрафов и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в электронном реестре.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в территориальный орган ФССП.