Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2020 года в России введена обязательная ведение трудовых книжек в электронном виде. Отчётность по ЭТК подаётся в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в форме СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности). Ниже – пошаговое руководство, актуальное на 2026 год, которое поможет кадровикам и бухгалтерам правильно оформить и сдать отчёт.

Что такое отчёт по электронным трудовым книжкам?

Отчёт по ЭТК – это электронный документ, содержащий сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях каждого работника организации за отчётный период (как правило, за календарный год). Он формируется на основе данных, внесённых в электронную трудовую книжку сотрудника, и передаётся в ПФР в виде формы СЗВ‑ТД.

Форма СЗВ‑ТД – универсальный шаблон, утверждённый Приказом Минтруда России № 590н от .
Отчёт подаётся ежегодно не позднее 15 февраля следующего года за отчётный период (например, за 2025 год – до ).
При отсутствии изменений в трудовой деятельности сотрудника за год отчёт всё равно формируется – в нём указываются только те сведения, которые уже есть в ЭТК.

Подготовка данных для отчёта

Перед формированием отчёта необходимо убедиться, что все кадровые события за отчётный период корректно отражены в электронных трудовых книжках сотрудников.

Проверка completeness данных

Убедиться, что у каждого работника заполнены поля:
- ФИО;
- СНИЛС;
- Дата приёма на работу;
- Дата увольнения (если есть);
- Все приказы о приёме, переводе, повышении, понижении, увольнении;
- Данные о профессиональном обучении и повышении квалификации (если ведётся в ЭТК).
Проверить корректность СНИЛС (формат 000‑000‑000 00). Ошибки в СНИЛС ведут к отклонению отчёта ПФР.
Сверить данные с внутренними приказами и личными делами сотрудников.

Использование специализированных программ

Большинство современных кадровых систем позволяют экспортировать данные напрямую в форму СЗВ‑ТД:

1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1 и выше) – раздел «Кадровики → Отчётность → Электронные трудовые книжки → Формировать СЗВ‑ТД».
Контур.Экстерн – меню «СФР → Трудовые книжки (ЭТК) → Список мероприятий → Сформировать отчёт».
СБИС (СБИС‑Бухгалтерия) – модуль «Электронная трудовая книжка → Отчётность в ПФР».
Онлайн‑сервисы ПФР (личный кабинет страхователя) – возможность загрузить готовый XML‑файл.

Пошаговое формирование отчёта в 1С (пример)

Ниже представлен типовой алгоритм для пользователей 1С:ЗУП ред. 3.1.

Перейти в меню Кадровики → Отчётность → Электронные трудовые книжки.
Нажать кнопку Сформировать отчёт.
В открывшемся окне указать:
- Отчётный период (например,  – );
- Организацию (если их несколько);
- Формат выгрузки – XML (рекомендован ПФР).
Нажать OK – система проверит заполненность данных и выдаст список предупреждений (например, отсутствующий СНИЛС).
Исправить выявленные ошибки в карточках сотрудников и повторить формирование.
После успешной проверки сохранить файл отчёта на диск (например, SZV_TD_2025.xml).
Отправить файл в ПФР через личный кабинет страхователя или через ЭДО (например, через Контур.Экстерн).

Требования к формату и содержанию отчёта

Отчёт СЗВ‑ТД должен соответствовать официальному XSD‑схеме, утверждённой ПФР. Основные элементы:

Заголовок – реквизиты страхователя (ИНН, КПП, наименование, адрес).
Сведения о застрахованных лицах – для каждого сотрудника:
- СНИЛС;
- ФИО;
- Дата рождения;
- Код вида деятельности (по ОКВЭД);
- Сведения о приёме, переводе, увольнении (дата, основание – номер и дата приказа).
Подпись – электронная подпись уполномоченного лица (директор, главный бухгалтер).

Важно: отчёт должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП), иначе ПФР отклонит его как неподписанный документ.

Сроки подачи и ответственность

Согласно Постановлению Правительства РФ № 590 от :

Отчёт за календарный год подаётся не позднее 15 февраля следующего года.
При несвоевременной подаче или подаче с ошибками возможны штрафы:
- Для организации – от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 15.25.1 КоАП РФ).
- Для должностного лица – от 1 000 до 2 000 рублей.
При повторных нарушениях штраф увеличивается в 2‑3 раза.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать отчёт, если за год не было кадровых изменений?: Да. Отчёт формируется даже при отсутствии изменений – в нём будут только те сведения, которые уже внесены в ЭТК.
Можно ли подать отчёт на бумаге?: Нет. С 2020 года отчёт по ЭТК принимается исключительно в электронном виде (XML‑формат) через личный кабинет страхователя или ЭДО.
Что делать, если обнаружен ошибка в СНИЛС после отправки отчёта?: Необходимо отозвать отправленный файл (если возможно) через личный кабинет, исправить ошибку в карточке сотрудника и отправить корректировочный отчёт (форма СЗВ‑ТД с указанием «корректировка»).
Нужно ли хранить копии отчёта?: Да. Налоговое законодательство требует хранить копии отчётов и подтверждающих документов не менее 5 лет.
Можно ли использовать бесплатные онлайн‑сервисы для формирования СЗВ‑ТД?: Да, ПФР предоставляет бесплатный веб‑конструктор в личном кабинете страхователя, где можно ввести данные вручную и сгенерировать XML‑файл. Однако для больших организаций удобнее пользоваться специализированными CAD‑системами (1С, Контур, СБИС).

Пример шаблона отчёта (упрощённый вид)

<SZV_TD Version="2.0">
 <Header>
 <INN>7707083893</INN>
 <KPP>770701001</KPP>
 <OrgName>ООО «Пример»</OrgName>
 <Address>г. Москва, ул. Примерная, д. 10</Address>
 </Header>
 <Records>
 <Record>
 <SNILS>123-456-789 00</SNILS>
 <FIO>Иванов Иван Иванович</FIO>
 <BirthDate>1985-04-12</BirthDate>
 <Events>
 <Event Type="HIRE" Date="2020-09-01" Basis="Приказ №45 от "/>
 <Event Type="TRANSFER" Date="2023-06-15" Basis="Приказ №12 от "/>
 </Events>
 </Record>
 
 </Records>
</SZV_TD>

Примечание: реальный файл содержит множество дополнительных атрибутов (коды ОКВЭД, основания событий, подпись и т.д.). При генерации через 1С или Контур все эти элементы заполняются автоматически.

Отчётность по электронным трудовым книжкам (ЭТК)