Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Отчётность по ней регулируется формами ЕФС‑1‚ СЗВ‑ТД и СТД‑Р. Ниже подробно рассмотрены требования к каждому из этих документов‚ сроки их подачи‚ особенности заполнения и рекомендации по избежанию штрафов.

Нормативная база

Федеральный закон № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях в Российской Федерации» (с изменениями на 2026 год).
Приказ Минтруда России от  № 834н «Об утверждении формы отчёта о сведениях о трудовой деятельности (ЕФС‑1)».
Приказ ПФР от  № 30н «О форме отчёта о сведениях о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД)».
Инструкция ПФР по заполнению формы СТД‑Р (выдача справки о трудовой деятельности).

Все перечисленные нормативные акты действуют в 2026 году без изменений‚ за исключением уточнений по срокам сдачи‚ опубликованных в официальных разъяснениях ПФР и СБИС.

Какие отчёты необходимо сдавать?

ЕФС‑1 (подраздел 1.1) – сведения о трудовой деятельности работников‚ которые в течение отчётного месяца имели кадровые мероприятия (приём‚ перевод‚ увольнение‚ изменение формы ведения трудовой книжки и т.п.).
СЗВ‑ТД – отчёт по форме‚ ранее известной как СЗВ‑ТД‚ теперь входит в состав ЕФС‑1‚ но часто упоминается отдельно в практике бухгалтерии.
СТД‑Р – справка о трудовой деятельности‚ выдаваемая по запросу работника (в т.ч. бывшего) при отказе от ведения бумажной трудовой книжки.

Если в месяце не было никаких кадровых изменений и сотрудники не подавали заявлений о выборе формы трудовой книжки‚ форма ЕФС‑1 подраздел 1.1 не подаётся (пустой отчёт не предусмотрен).

Сроки сдачи отчётов в 2026 году

ЕФС‑1 (подраздел 1.1)

Отчёт сдаётся ежемесячно‚ но только если есть основания для заполнения (кадровые мероприятия или заявления о выборе формы трудовой книжки).
Срок зависит от причины представления формы:

При наличии кадровых изменений – не позднее 15‑го числа месяца‚ следующего за отчётным.
При подаче заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную форму – не позднее 25‑го числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления.

Если последний день срока приходится на выходной или праздничный день‚ отчёт можно сдать в ближайший следующий рабочий день.

СЗВ‑ТД (отдельный отчёт‚ если используется)

Сдаётся ежеквартально (за I‚ II‚ III и IV кварталы).
Срок – не позднее 15‑го числа месяца‚ следующего за отчётным кварталом.
При отсутствии изменений в трудовой деятельности отчёт всё равно подаётся‚ но с нулевыми показателями.

СТД‑Р (справка о трудовой деятельности)

Выдаётся по запросу работника в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления.
Если запрос получен в последний день месяца‚ срок продлевается до следующего рабочего дня.

Примеры расчёта сроков (на основе текущей даты )

Если кадровое изменение произошло в мае 2026 года → отчёт ЕФС‑1 подать не позднее 15 июня 2026.
Если заявление о выборе формы трудовой книжки подано 10 мая 2026 года → отчёт подать не позднее 25 июня 2026.
Если за I квартал 2026 года (январь‑март) не было изменений → СЗВ‑ТД за I квартал сдать не позднее 15 апреля 2026.

Как заполнить отчёт ЕФС‑1 (подраздел 1.1)

Заполнить ьный лист: ИНН‚ КПП‚ наименование организации‚ период отчёта (месяц‚ год).
В подразделе 1.1 указать:

Код причины представления формы (например‚ «01» – приём на работу‚ «02» – перевод‚ «03» – увольнение‚ «04» – изменение формы ведения трудовой книжки).
Табельный номер сотрудника.
ФИО сотрудника.
Дата события (приём‚ перевод и т.д.).
Код формы трудовой книжки (1 – бумажная‚ 2 – электронная).

Если в месяце несколько событий по одному сотруднику – оформить отдельные строки для каждого события.
Проверить контрольные суммы (количество строк‚ сумма кодов) согласно инструкции ПФР.
Сформировать XML‑файл через бухгалтерскую программу (1С‚ СБИС‚ Контур.Экстерн и др.) и отправить в ПФР через личный кабинет страхователя.

Важно: если в месяце нет событий‚ отчёт не формируется и не отправляется.

Особенности сдачи отчёта СЗВ‑ТД

Форма состоит из четырёх разделов: сведения о страхователе‚ сведения о застрахованных лицах‚ сведения о периодах страхования и подпись.
В разделе «Сведения о застрахованных лицах» указываются:

Табельный номер;
ФИО;
СНИЛС;
Дата рождения;
Код вида деятельности (по ОКВЭД).

В разделе «Сведения о периодах страхования» отражаются месяцы‚ за которые уплачивались страховые взносы.
Отчёт подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом с указанием даты и расшифровки подписи.

Отправка осуществляется аналогично ЕФС‑1 – через электронный документооборот в ПФР.

Выдача справки СТД‑Р

Работник подаёт заявление (в письменной форме или через электронный сервис) о выдаче справки о трудовой деятельности.
Отдел кадров проверяет наличие всех записей в электронной трудовой книжке (ЕТК) и формирует справку по форме СТД‑Р.
Справка содержит:

Наименование организации;
Период работы (с‑по);
Должность;
Основания для приёма/увольнения (приказы‚ соглашения);
Подпись руководителя и печать организации;

Срок выдачи – не более 5 рабочих дней.

Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и выбрал электронную форму‚ справка СТД‑Р выдаётся по его запросу в любое время.

Ответственность за нарушение сроков

За несвоевременную подачу отчёта ЕФС‑1 (подраздел 1.1) – штраф от 5 000 до 10 000 рублей за каждое непредставленное сообщение (ст. 15.5 КоАП РФ).
За непредставление или недостоверное заполнение СЗВ‑ТД – штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
За задержку выдачи справки СТД‑Р более 5 рабочих дней – штраф от 2 000 до 5 000 рублей.
При повторных нарушениях в течение года штраф может увеличиться до 50 000 рублей.

Кроме штрафов‚ ПФР может направить информацию в трудовую инспекцию‚ что повлечёт дополнительные проверки и возможные доначисления страховых взносов.

Практические рекомендации

Вести журнал кадровых мероприятий в реальном времени – это позволит сразу определить‚ нужен ли отчёт за текущий месяц.
Настроить автоматические напоминания в бухгалтерской программе (1С‚ СБИС‚ Контур.Экстерн) за 3‑5 дней до окончания срока.
Периодически (раз в квартал) сверять данные ЕТК с данными в отчётах ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД – это снижает риск ошибок при заполнении.
При переходе сотрудников на электронную трудовую книжку сразу оформлять заявление о выборе формы и фиксировать дату подачи – от этого зависит срок сдачи отчёта (25‑е число).
Хранить копии всех отправленных отчётов и подтверждений их приёма ПФР не менее 5 лет.
Обучать ответственных сотрудников изменениям в законодательстве – подписываться на официальные рассылки ПФР и Минтруда.

Своевременная и корректная подача отчётов по трудовым книжкам – обязательное условие для бесперебойной работы организации и избежания финансовых штрафов. В 2026 году ключевые моменты:

Отчёт ЕФС‑1 подраздел 1.1 сдаётся ежемесячно только при наличии оснований (кадровые изменения или заявления о выборе формы трудовой книжки).
Срок сдачи зависит от причины: 15‑е число при кадровых мероприятиях‚ 25‑е число при заявлении о выборе формы.
СЗВ‑ТД подаётся квартально не позднее 15‑го числа следующего месяца.
Справка СТД‑Р выдаётся по запросу работника в течение 5 рабочих дней.
Нарушение сроков влечёт штрафы и возможные проверки со стороны трудовой инспекции.

Следуя представленным рекомендациям и используя возможности современных бухгалтерских систем‚ организации могут минимизировать риски ошибок и обеспечить своевременную сдачу всей необходимой отчётности по трудовым книжкам.

Статья подготовлена на основе официальных разъяснений ПФР‚ Минтруда России и практических материалов консультантских систем (КонсультантПлюс‚ Saby‚ Контур.Экстерн) на дату 23 мая 2026 года.