Трудовая книжка долгие годы оставалась главным документом любого работника. Именно она подтверждала стаж, карьерный путь и причины увольнения. Однако времена меняются, и процесс цифровизации коснулся и сферы трудовых отношений. Сегодня фраза «отдам трудовую книжку для работы» приобретает совершенно новый смысл. Что делать с бумажным бланком, как перейти на электронный формат и какие правила действуют в 2026 году? Подробно разбираем в этой статье.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — это основной документ, который подтверждает, где человек работал и сколько трудового стажа он накопил. Её традиционно предъявляли на новых местах работы. В неё вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
При поступлении на работу работник обязан предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен неё (ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2021 года в России начался массовый переход на электронные трудовые книжки. Сведения о приёме на работу теперь ведут в электронном виде и передают в Социальный фонд России (СФР).
Кому не оформляют бумажную трудовую?
Здесь действует строгое правило: если человек устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку ему не оформляют вообще. Вся информация о его стаже с самого первого рабочего дня формируется только в электронном виде и хранится на серверах СФР.
Бумажную трудовую продолжают вести только у тех работников, у которых она была оформлена раньше, до 2021 года, и которые не подали заявление о переходе на электронный формат.
«Отдам трудовую книжку для работы»: что это значит на практике?
Ситуация, когда человек говорит или пишет заявление «отдам трудовую книжку для работы», чаще всего возникает в двух случаях:
- При трудоустройстве: работник приносит бумажный документ в отдел кадров для подтверждения своего предыдущего стажа.
- При переходе на ЭТК: работник, решивший отказаться от бумажного формата, забирает документ у работодателя.
Как отказаться от бумажной трудовой и забрать её?
Если вы ранее работали по бумажной трудовой, но решили перейти на электронный формат, вам необходимо подать работодателю соответствующее заявление. После этого:
- Работодатель вносит в бумажный бланк запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Работодатель выдает трудовую книжку на руки работнику.
- С момента выдачи работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение этого документа.
Именно в этот момент фраза «отдам трудовую книжку» обретает юридическую силу: вы забираете документ себе на хранение, а все последующие записи о вашей работе будут вестись только в электронном виде в базе СФР.
Обязанности работодателя: выдача при увольнении
Независимо от того, ведется ли ваша книжка в бумажном или электронном виде, законодательство строго регламентирует порядок её возврата. Настоящий Порядок устанавливает правила ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
Согласно пункту 36 Порядка, работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Если работник перешел на ЭТК, то вместо бумажной книжки в день увольнения он получает сведения о трудовой деятельности (выписку из электронной трудовой книжки).
Ответы на распространенные вопросы
Нужно ли работнику подавать заявление на оформление трудовой впервые?
Ответ: Нет. Законодательство не предусматривает подобных требований. Если вы устраиваетесь на работу впервые после , бумажная книжка не оформляется вовсе, а электронная формируется автоматически на основе отчетов, которые сдает ваш работодатель в СФР. Писать для этого заявление не нужно.
Может ли работодатель продолжать вести бумажную книжку, если я не подал заявление на переход?
Ответ: Да. Если вы не подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать вести вашу бумажную трудовую параллельно с передачей электронных сведений в СФР.
Сегодня иметь на руках бумажную трудовую книжку не обязательно. Если вы уже накопили стаж до 2021 года, вы можете забрать её из отдела кадров, написав заявление о переходе на электронный формат. Выдача документа на руки снимает с работодателя ответственность за его сохранность, а ваш стаж будет надежно защищен в цифровых базах государства. Главное — помнить, что при увольнении работодатель обязан вернуть вам все документы, связанные с работой, в последний рабочий день.