В современной системе кадрового учёта переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК) становится всё более распространённым. Для корректного оформления перехода и последующего учёта необходимо правильно заполнить заявления и отчёт СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности). Ниже подробно описаны все этапы, сроки и нормативные требования.

Что такое заявление на трудовую книжку?

Заявление – это официальный документ, который работник (или его представитель) подаёт работодателю с просьбой:

• перехода на электронную трудовую книжку;
• получения сведений из ЭТК (форма СТД‑Р);
• исправления неточных сведений в бумажной трудовой книжке.

После получения заявления работодатель обязан внести изменения в кадровую систему и передать сведения в Пенсионный фонд России (ПФР).

Переход на электронную трудовую книжку

Работники, ранее выбравшие ведение бумажной трудовой книжки, могут в любой момент перейти на электронную. Для этого:

1. Составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Подать заявление работодателю.
3. Получить подтверждение от работодателя о регистрации в системе ЭДО ПФР (ЗПЭД).
4. После подтверждения работник получает доступ к онлайн‑книге.

Важно: в форме СЗВ‑ТД указывается дата подачи заявления. Если переход не произошёл, в графе «заявление» ставится «нет».

Что такое отчёт СЗВ‑ТД?

До 2023 года сведения о трудовой деятельности отправлялись по форме СЗВ‑ТД. С 2023 года эта информация включена в специальный подраздел формы ЕФС‑1. Однако сама форма СЗВ‑ТД остаётся обязательной для работодателей, которые используют электронные трудовые книжки.

Отчёт СЗВ‑ТД является одним из документов кадрового учёта, который работодатели отправляют в Систему Фонда Рождественского (СФР). Он содержит сведения о трудовой деятельности всех сотрудников за отчётный период.

Ключевые поля отчёта

• Дата подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
• Сведения о трудовой деятельности (дата начала работы, должность, оклад и т.д.).
• Информация о страхователе и его участии в системе ПФР.
• Графа «Отчетный период» – указывается период, за который подаётся форма.

Порядок заполнения отчёта СЗВ‑ТД

Сведения о трудовой деятельности заполняются на основании кадровых документов работодателя. После заполнения отчёта он должен быть отправлен в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца.

1. Соберите все кадровые документы (трудовые договоры, приказ о приёме, приказ о переводе и т.д.).
2. Заполните форму СЗВ‑ТД в соответствии с инструкцией, прилагаемой к форме ЕФС‑1.
3. Проверьте корректность всех данных (даты, суммы, номера документов).
4. Отправьте форму в ПФР через систему ТКС (Технологическая Консультационная Система).
5. Сохраните копию отправленного отчёта для внутреннего учёта.

Сроки рассмотрения заявления в ПФР

Рассмотрение заявления в ПФР занимает до двух рабочих дней. Это можно сделать в электронном виде через ту же систему, с помощью которой вы сдаёте отчётность.

Штрафы за непредставление сведений о трудовой деятельности

Непредставление отчёта СЗВ‑ТД в установленный срок может повлечь за собой штрафы. Размер штрафа зависит от количества дней просрочки и от количества сотрудников, за которых не предоставлены сведения.

• За каждый день просрочки начисляется штраф в размере 0,1% от суммы начисленных зарплат.
• Максимальный штраф не может превышать 10% от общей суммы начисленных зарплат за период.

Полезные ссылки и документы

• ПФР – официальный сайт
• СФР – система кадрового учёта
• ТКС – Технологическая Консультационная Система
• ЗПЭД – подключение к ЭДО ПФР
• Форма ЕФС‑1 (подраздел СЗВ‑ТД)

Переход от бумажной трудовой книжки к электронной и правильное заполнение отчёта СЗВ‑ТД – важные шаги в цифровизации кадрового учёта. Соблюдение сроков, правильное оформление заявлений и отчётов гарантирует:

• Своевременную передачу сведений в ПФР;
• Избежание штрафов;
• Плавный переход сотрудников в электронную систему.

Если у вас возникли вопросы по заполнению заявлений или отчётов, обратитесь к специалистам кадрового учёта вашего предприятия или к консультантам ПФР.