С 2021 года в России активно внедряется электронный трудовой документ (ЭТК)․ К 2026 году бумажные трудовые книжки перестанут быть обязательными, однако работник сохраняет право выбрать форму ведения трудовой книжки․ В статье рассмотрим:

• правовую основу отказа от бумажной трудовой книжки;
• когда и как можно подать заявление;
• какие записи обязаны вноситься в бумажный документ при отказе;
• образец заявления и типовой протокол работодателя;
• особенности для новых сотрудников и для тех, кто уже имеет бумажную книжку․

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие отказ от бумажной трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ):
   • Статья 66․1 – «Сведения о трудовой деятельности в электронном виде»;
   • Пункт 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв․ приказом Минтруда РФ от № 365н) – работодатель обязан вести бумажные трудовые книжки только у работников, отработавших у него более 5 календарных дней․
2. Федеральный закон № 439‑ФЗ от г․ – позволяет работнику полностью отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронный вариант․
3. Приказы Минтруда РФ от 2025‑2026 гг․ (№ 19, № 365н) – уточняют порядок оформления отказа и обязательные записи в бумажной книжке при переходе на ЭТК․

Когда работник может отказаться?

Отказ от бумажной трудовой книжки возможен в следующих случаях:

• при приёме на работу (в т․ч․ при первом трудоустройстве);
• в любой момент после начала работы, если работник уже имеет бумажную книжку;
• при переводе в другое подразделение, если в новом месте уже используется электронный учёт․

Важно: если работник не подал заявление до 31 декабря 2025 года, то с 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка автоматически считается недействительной, если только работник не выразил явное согласие на её сохранение․

Как оформить заявление об отказе?

Заявление должно быть подано в письменной форме (бумажный лист, электронный документ с подписью) и содержать обязательные реквизиты:

Пример заявления

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович,
работник ООО «Пример», должность – инженер‑технолог,
прошу освободить меня от ведения бумажной трудовой книжки
и перейти на электронный вариант (ЭТК) в соответствии со
ст․ 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․

Подпись: ___________

Что делает работодатель после получения заявления?

Работодатель обязан выполнить несколько действий, фиксируя их в книге учёта движения трудовых книжек (журнале № 13) и в самой трудовой книжке (если она уже была выдана)․

4․1 Запись в журнале движения трудовых книжек

1. Внести запись о выдаче (или возврате) бумажной трудовой книжки․
2. Отметить факт получения заявления об отказе (строка «Отказ от бумажной трудовой книжки»)․
3. Подписать запись руководитель отдела кадров․

4․2 Запись в самой трудовой книжке

Если работник уже имеет бумажную книжку, в неё вносятся две обязательные записи:

• Запись о приёме на работу (как обычно, согласно ст․ 66 ТК РФ)․
• Запись о переходе на электронные сведения:
  «Работник подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и переходе на электронный вариант (ЭТК) в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․ Дата заявления – ․ Подпись работодателя – ___________»․

4․3 Выдача подтверждающего документа

После оформления отказа работодатель выдаёт работнику:

• Квитанцию о приёме заявления;
• Справку о переходе на электронный учёт (можно прикрепить к личному кабинету в системе «Электронная трудовая книжка»)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как она работает?

ЭТК хранится в единой государственной информационной системе, к которой имеют доступ:

• работодатель (через сервис «Личный кабинет работодателя»);
• работник (через портал Госуслуг или приложение «Мой профиль»);
• контролирующие органы (Минтруд, ФСС и др․)․

Все записи, которые ранее делались в бумажной книжке (приём, перевод, увольнение, отпуск, награды и пр․), вносятся в электронный реестр в течение 3 рабочих дней после получения соответствующего приказа работодателя․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6․1 Нужно ли вносить запись в бумажную книжку, если её ещё нет?

Если у работника нет бумажной трудовой книжки (например, он впервые устраивается), запись о «отказе от бумажной книжки» вносится в журнал движения трудовых книжек и в протокол приёма‑на‑работу․ Фактической записи в книгу не требуется, так как её ещё нет․

6․2 Можно ли изменить решение и вернуться к бумажной книжке?

Да․ Работник в любой момент может подать новое заявление о желании вести бумажную трудовую книжку․ Работодатель вносит соответствующую запись в журнал и выдаёт работнику пустой бланк книжки․

6․3 Какие последствия, если работник не подал заявление до 31 декабря 2025?

С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки, не подтверждённые заявлением о желании их сохранения, считаются недействительными․ Работодатель обязан перевести сведения в ЭТК и выдать работнику подтверждение о переходе․

6․4 Что делать, если работник уже имеет бумажную книжку, но хочет перейти на электронный вариант?

Работник подаёт заявление об отказе (см․ пункт 3)․ Работодатель вносит запись о переходе, выдаёт копию (вкладку) в электронный реестр и возвращает бумажную книжку работнику (она больше не считается официальным документом)․

Типовой протокол работодателя

Ниже – образец протокола, который заполняется в отделе кадров после получения заявления․

Протокол № ___
ФИО работника: ______________________________
Должность: __________________________________
Наличие бумажной трудовой книжки: Да / Нет
Дата подачи заявления об отказе от бумажной трудовой книжки: ___________
Действия работодателя:
 ౼ Внесена запись в журнал №13 о получении заявления․
 ౼ В трудовую книжку внесена запись о переходе на ЭТК (см․ пункт 4․2)․
 ⎼ Выдана справка о переходе на электронный учёт․
Подпись руководителя отдела кадров: ______________________

Отказ от бумажной трудовой книжки – законный и упрощённый процесс, который позволяет сотрудникам и работодателям перейти к цифровому учёту трудовой истории․ Ключевые моменты:

• Заявление должно быть подано в письменной форме и подписано работником․
• Работодатель обязан зафиксировать отказ в журнале движения книжек и в самой книжке (если она уже была выдана)․
• С 2026 года бумажные трудовые книжки без подтверждающего заявления более не действуют․
• ЭТК обеспечивает быстрый доступ к сведениям о трудовой деятельности и упрощает взаимодействие с государственными органами․

Соблюдая указанные правила, и работник, и работодатель смогут без лишних бюрократических проволочек перейти к современному электронному формату трудовой книжки․

Статья подготовлена на основе публичных источников (Гарант․ру, КонсультантПлюс, Минтруд РФ, УБРиР, Портал Кадровик‑практик) от ․