Ситуация, когда сотрудник при увольнении отказывается от получения бумажной трудовой книжки (ТК) или не предоставляет её при приёме на работу, вызывает много вопросов у бухгалтеров и кадровиков. Важно понимать, что закон не позволяет полностью отказаться от учёта трудовой деятельности, но предоставляет работнику право выбора формы: бумажная книжка или электронные сведения (ЭТК). Данная статья разбирает ключевые аспекты этой проблемы на основе актуального законодательства и судебной практики.
Правовые основания: отказ от бумажной книжки в пользу электронной
С 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ, который кардинально изменил правила ведения трудовых книжек. Основные положения:
- Работник вправе отказаться от бумажной трудовой книжки и выбрать электронную форму (сведения о трудовой деятельности — СТД). Это право реализуется путём подачи письменного заявления.
- Отказаться от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной нельзя. Переход только в одну сторону — от бумаги к электронному документу (п. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
- Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести её и выдавать при увольнении.
Заявление работника об отказе от бумажной трудовой книжки
Образец заявления должен содержать:
- Наименование организации и данные руководителя.
- ФИО и должность работника.
- Чёткое изложение воли: отказ от ведения бумажной трудовой книжки с указанием даты перехода на ЭТК (с 1 января 2021 г. или позже).
- Дату и подпись работника.
Пример фразы: «Заявляю об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и прошу осуществлять учёт моей трудовой деятельности в форме электронных сведений (ЭТК) с [дата]».
Ситуация 1: Работник не предоставляет трудовую книжку при приёме на работу
Если соискатель устраивается впервые (например, молодой специалист) или по иным причинам не имеет бумажной ТК, это не является основанием для отказа в приёме на работу.
- Закон не требует обязательного наличия трудовой книжки для трудоустройства (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
- Если работник уже имеет стаж и отказывается предоставить ТК, но представляет электронные сведения о трудовой деятельности (ЭТК), это также достаточно.
- Критически важно: Работодатель не вправе отказать в приёме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой книжки. В противном случае это может быть признано дискриминацией.
Что делать: В разделе «Сведения о трудовой деятельности» трудового договора или в отдельном заявлении работника нужно отразить факт отсутствия бумажной книжки и указать, что учёт ведётся в электронной форме (если применимо).
Ситуация 2: Работник отказывается получить трудовую книжку при увольнении
Это наиболее частая и сложная практическая проблема. Работник может не явиться за книжкой или подписать акт об отказе от её получения.
Обязанности работодателя
Независимо от поведения работника, работодатель обязан:
- Подготовить трудовую книжку с внесённой записью об увольнении (если ведётся бумажный вариант).
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте (ч. 6.1 ст. 84.1 ТК РФ).
- Составить акт об отказе работника от ознакомления с документами и получения трудовой книжки. Акт подписывается комиссией (не менее двух человек) и, по возможности, самим работником.
Акт об отказе от получения трудовой книжки
Акт — это основной документ, который защищает работодателя от будущих претензий. В нём должны быть:
- Дата и место составления.
- ФИО и должность работника.
- Ссылка на направленное уведомление (если было).
- Фактическое обстоятельство: работник не явился/отказался подписать акт/отказался от получения.
- Подписи членов комиссии и, при наличии, работника.
После составления акта работодатель освобождается от ответственности за хранение и выдачу этой конкретной трудовой книжки. Её можно передать в архив.
Судебная практика: взыскание компенсации за невыдачу книжки
Работники часто обращаются в суд с требованием взыскать компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 236 ТК РФ). Однако суды последовательно отказывают в таких исках, если:
- Работник не докажет реальный ущерб. Просто факт неполучения книжки не является основанием для компенсации. Необходимо подтвердить, что из-за этого ему отказали в трудоустройстве на новом месте.
- Работодатель исполнил обязанность по выдаче. Если работодатель направил уведомление, составил акт об отказе, он выполнил требования закона. Вина за неполучение лежит на работнике.
- Пример из практики: Суд указал, что истец не представил письменных отказов от новых работодателей, связанных именно с отсутствием трудовой книжки. Поэтому в иске было отказано.
Что делать, если работник хочет «полностью отказаться» от учёта?
Законодательство не предусматривает полного отказа от учёта трудовой деятельности. Электронные сведения о трудовой деятельности (ЭТК), это не отказ от учёта, а его иная форма.
- Если работник говорит «мне не нужна никакая книжка», это не имеет юридической силы. Он должен подать заявление об отказе от бумажной формы и согласии на электронную.
- Если работник отказывается и от бумажной, и от электронной формы, это нарушение его обязанностей. Работодатель в таком случае обязан вести бумажную трудовую книжку в обязательном порядке и вручить её при увольнении, независимо от желания работника.
Типовые ошибки работодателей
- Не составление акта об отказе. Без акта сложно доказать, что работник был уведомлен и сам виноват в неполучении.
- Отказ в приёме на работу из-за отсутствия ТК. Это прямое нарушение ТК РФ.
- Не внесение записи в ЭТК при наличии заявления об отказе от бумажной книжки. Даже если бумажная книжка не ведётся, в электронную систему (СЗВ-ТД) обязательно вносятся все сведения.
- Хранение «забракованной» книжки у себя. После составления акта книжку нужно передать в архив, а не держать в кадровом отделе «на всякий случай».
Отказ работника от получения бумажной трудовой книжки — это юридически значимое действие, но оно не отменяет обязанности работодателя по ведению учёта. Ключевые правила:
- При приёме: Принимайте без бумажной ТК, если есть заявление об отказе от неё или работник устраивается впервые.
- При увольнении: Если работник не забирает книжку — направьте уведомление, составьте акт об отказе. Это ваша главная защита.
- Электронная форма — приоритет: После подачи заявления об отказе от бумажной книжки все записи вносятся только в ЭТК. В бумажную книжку (если она велась ранее) запись об увольнении вносить не нужно.
- Нельзя полностью отказаться от учёта. Любой работник должен быть учтён либо в бумажной, либо в электронной трудовой книжке.
Соблюдение этих правил минимизирует риски для работодателя и позволяет корректно выполнять требования Трудового кодекса РФ.