В 2026 году всё больше организаций переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом работник имеет право самостоятельно отказаться от ведения бумажной версии и оформить соответствующее заявление. Ниже – подробный разбор процедуры, требований Минтруда и готовых образцов.

Что такое заявление об отказе от бумажной трудовой книжки?

Это письменный документ, в котором сотрудник указывает, что отказывается от ведения бумажной трудовой книжки и переходит на электронный формат. Такое заявление необходимо, чтобы:

• закрепить факт отказа в официальных документах;
• сохранить корректность бухгалтерского и кадрового учёта;
• избежать недоразумений при проверках.

Когда можно подать заявление?

Заявление может быть подано в любой момент, однако наиболее типичные ситуации:

1. При приёме на работу – сотрудник сразу выбирает ЭТК;
2. Во время работы – работник решает перейти на электронный формат;
3. При увольнении – для оформления актов и закрытия документооборота.

Алгоритм оформления отказа от бумажной трудовой книжки

Согласно разъяснениям Минтруда (п. 2026‑02‑15), при переходе на ЭТК необходимо выполнить следующие шаги:

1. Записать факт приёма на работу в бумажной книжке.
2. Получить от сотрудника заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
3. Сделать отметку в книжке о переходе на электронный формат.
4. Вернуть бумажную книжку работнику под роспись и оформить акт передачи.

После этого работодатель получает право полностью сосредоточиться на ведении ЭТК, а сотрудник – пользоваться электронными сведениями.

Требования к содержанию заявления

В заявлении необходимо указать:

• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Номер и серия трудовой книжки (если имеется);
• Дата подачи заявления;
• Точное формулирование отказа от ведения бумажной трудовой книжки;
• Подпись работника и, при необходимости, дату получения бумажной книжки.

Пример формулировки:

«Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 1234567890, выданный г. отделом ПВУ г. Москва,
отказываюсь от ведения бумажной трудовой книжки и прошу перевести мои трудовые сведения
в электронный формат в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Подпись: ______________________

Как оформить запись в бумажной книжке?

При отказе от бумажной трудовой книжки в неё вносятся две обязательные записи:

1. Запись о приёме на работу (как обычно).
2. Запись об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и переходе на ЭТК.

Эти записи фиксируются в соответствующих полях формы и подписываются как работником, так и представителем работодателя.

Что происходит после подачи заявления?

После получения заявления работодатель:

• Обеспечивает сотрудника доступом к ЭТК;
• Выдаёт копию заявления и акт передачи бумажной книжки;
• Сохраняет в архиве подтверждающие документы (акт, заявление, копию книжки).

Работодатель освобождается от обязанностей по ведению и хранению бумажной версии.

Специальные случаи

Отказ от ЭТК в пользу бумажной

Сотрудник вправе в любой момент написать заявление о продолжении заполнения бумажной трудовой. При этом необходимо:

• Сообщить работодателю о желании вернуться к бумажному формату;
• Получить новую бумажную книжку;
• Внести соответствующие записи в ЭТК и в бумажную форму.

Отказ при увольнении

Если отказ подаётся в процессе увольнения, оформляется Aкт об отказе работника от ознакомления с документами и получения трудовой книжки. Пример такого акта можно скачать в разделе «Моё дело» (формат Word/PDF).

Где взять готовые образцы?

Для удобства подготовки документов доступны:

• Образцы заявлений об отказе от бумажной трудовой книжки (2026‑2025‑2024 год).
• Формы актов передачи и отражения отказа в журнале учёта трудовых книжек.
• Пустые бланки в Word и PDF, готовые к заполнению.

Все материалы можно скачать с официальных порталов, например, Моё дело, а также в системе «КонсультантПлюс».

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли сразу отказаться от бумажной книжки при приёме на работу? – Да, если сотрудник сразу выбирает ЭТК, в бумажной книжке делаются две записи: о приёме и об отказе.
2. Какие сроки уведомления работодателя? – Нет строгих сроков, но рекомендуется подать заявление в течение первой недели работы.
3. Что делать, если бумажная книжка уже потеряна? – В заявлении указать, что книжка утеряна, и оформить акт о её потере; затем оформить переход на ЭТК.
4. Нужна ли подпись работодателя на заявлении? – Подпись работодателя требуется только в акте передачи бумажной книжки, а не в самом заявлении.

Отказ от ведения бумажной трудовой книжки – процедура простая, но требует чёткого соблюдения всех нормативных требований. Правильно оформленное заявление и соответствующие записи в книжке позволяют избежать юридических рисков и упростить работу с электронными трудовыми сведениями.

Если вы готовите подобный документ впервые, рекомендуется использовать готовые образцы и проконсультироваться с кадровым специалистом или юристом.