Дата публикации: 04:39:54
В последние годы в России всё активнее внедряется электронная система ведения трудовых книжек. При этом возникают вопросы о том, как правильно оформить заявление работника об отказе от электронного оформления, какие нюансы следует учитывать и как правильно оформить документы.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной формы, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Основные особенности:
- Хранение данных в единой государственной базе.
- Можно открыть доступ к информации через личный кабинет на портале ФНС или Работа.ру.
- Не требует физического хранения и подписи в бумажном виде.
Когда вводится ЭТК?
С 2023 года новые работники, принимаемые в организации, оформляются на новых бланках электронных трудовых книжек. При этом существуют переходные периоды, когда можно одновременно использовать бумажный и электронный варианты.
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да, работник имеет право отказаться от оформления электронной трудовой книжки. Для этого необходимо подать официальное заявление.
Как оформить заявление об отказе?
Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно содержать:
- ФИО работника.
- Дата рождения и паспортные данные.
- Номер и серия текущей (бумажной) трудовой книжки, если она уже есть.
- Текст отказа от электронного оформления.
- Подпись и дата.
Заявление можно подать в HR‑отдел организации или в соответствующий отдел Пенсионного фонда.
Последствия отказа
Если работник отказывается от ЭТК, то:
- Бумажная трудовая книжка продолжает оставаться основным документом.
- Работодатель обязан вести учет в бумажном виде.
- Переход на электронный формат возможен только по новому заявлению.
Как правильно оформить уведомления и заявления?
Для корректного перехода между форматами необходимо соблюдать несколько требований:
- Уведомление работодателя о желании перейти на электронный формат должно быть отправлено за 30 дней до желаемой даты вступления в силу.
- Если работник не подаёт заявление об отказе, то с 2023 года автоматически применяется электронный вариант.
- При приёме на работу впервые с 2023 года оформление происходит только в электронном виде, если работник не написал отказ.
Пример шаблона заявления
В __________ (место и дата) Я, ______________________ (ФИО), паспорт: __________, хочу заявить, что отказываюсь от оформления электронной трудовой книжки и предпочитаю продолжать вести бумажный вариант. Подпись: ______________________
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Для подтверждения того, что у работника есть ЭТК, достаточно:
- Войти в личный кабинет на портале ФНС (раздел «Трудовая деятельность»).
- Просмотреть список всех оформленных трудовых книжек.
- Скачать подтверждающий документ (PDF) с подписью организации.
Такой документ может быть использован в случае проверок или при оформлении новых трудовых отношений.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли регистрировать ЭТК в отдельном реестре? – Нет, регистрация не требуется; данные автоматически заносятся в государственную базу.
- Можно ли одновременно использовать бумажный и электронный варианты? – Да, но только до момента, пока работник не подаст заявление об отказе от бумажного варианта.
- С какого года впервые оформляются электронные книжки? – С 2023 года для новых сотрудников.
Электронная трудовая книжка – современный и удобный инструмент, однако работник всегда имеет право отказаться от её использования. Для этого достаточно правильно оформить заявление, соблюсти сроки уведомления и, при необходимости, продолжить вести бумажный вариант. Соблюдение этих простых правил позволит избежать недоразумений и обеспечить прозрачность трудовых отношений.
Если вам понадобится более детальная консультация по оформлению заявления или вопросы по конкретным требованиям вашей организации, рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или юристу.