С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая стала альтернативой традиционной бумажной форме. Однако законодательство предусматривает возможность отказа от использования электронного формата. В данной статье мы подробно рассмотрим порядок отказа от электронной трудовой книжки, его юридические аспекты и практические рекомендации.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). Она содержит:

• Сведения о трудовой деятельности работника;
• Записи о приеме на работу, переводе, увольнении;
• Сведения о награждениях и поощрениях;
• Иные данные, предусмотренные трудовым законодательством.

Правовые основы использования ЭТК

В соответствии с статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (введена Федеральным законом от № 278-ФЗ), работодатели обязаны:

1. С 1 января 2020 года вести трудовые книжки в электронном виде для всех новых работников;
2. С 1 января 2021 года, для всех работников, которые не написали заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
3. С 1 января 2023 года — для всех работников, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Порядок отказа от электронной трудовой книжки

Работник имеет право отказаться от ведения трудовой книжки в электронном виде. Для этого необходимо:

Написать заявление об отказе

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• ФИО работника;
• Должность;
• Наименование работодателя;
• Просьбу о ведении трудовой книжки в бумажном виде;
• Подпись и дату составления.

Пример текста заявления:

Передать заявление работодателю

Заявление можно передать:

• Лично в руки руководителю или HR-специалисту;
• Через почту (заказным письмом с уведомлением);
• Через электронную почту (если работодатель предусмотрел такой способ);
• Через личный кабинет на портале «Работа в России» или Госуслуги.

Получение подтверждения

После подачи заявления работодатель обязан:

• Зарегистрировать заявление;
• Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку;
• Уведомить работника о принятии заявления (в устной или письменной форме).

Последствия отказа от ЭТК

Если работник написал заявление об отказе от электронной трудовой книжки:

• Работодатель обязан вести бумажную версию и вносить все записи в нее;
• Электронная версия не ведется для данного работника;
• Сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР в бумажном виде (если требуется);
• При увольнении работнику выдается бумажная трудовая книжка с последними записями.

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?

Если работодатель:

• Не принимает заявление;
• Требует дополнительные документы;
• Не вносит записи в бумажную трудовую книжку,

работник может:

1. Направить заявление заказным письмом с уведомлением;
2. Обратиться в трудовую инспекцию;
3. Подать жалобу в прокуратуру;
4. Инициировать судебное разбирательство.

Особенности для новых и действующих работников

Порядок отказа может отличаться в зависимости от статуса работника:

Для новых работников (принятых после )

• Работодатель обязан предложить выбор формы ведения трудовой книжки;
• Если работник не написал заявление об отказе, ведется электронная версия;
• Если работник написал заявление — ведется бумажная версия.

Для действующих работников (до )

• До работодатель мог вести только бумажную версию;
• С работодатель обязан перевести всех работников на электронную версию, если нет заявления об отказе;
• Если работник подал заявление об отказе — ведется бумажная версия.

Нюансы и рекомендации

При оформлении отказа от электронной трудовой книжки стоит учитывать следующие моменты:

Сроки подачи заявления

Заявление можно подать в любое время, но лучше сделать это до 31 декабря года, предшествующего году перехода на электронную форму (например, до для перехода в 2021 году).

Хранение бумажной трудовой книжки

Работодатель обязан:

• Хранить бумажную трудовую книжку в сейфе;
• Выдавать ее работнику под роспись при увольнении;
• Нести ответственность за ее сохранность.

Переход с бумажной на электронную

Если работник сначала выбрал бумажную версию, а потом захотел перейти на электронную, он может:

• Подать новое заявление об отказе от бумажной версии;
• Работодатель перенесет все записи в электронную систему;
• Бумажная версия будет храниться у работодателя до востребования.

Ответственность работодателя

За нарушение порядка ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) работодатель может быть привлечен к ответственности:

• Административной (штраф до 50 000 рублей);
• Дисциплинарной;
• Материальной (возмещение ущерба работнику).

Отказ от электронной трудовой книжки — это право, а не обязанность работника. Однако при принятии решения стоит учитывать:

• Удобство хранения и доступа к записям;
• Возможные риски потери или повреждения бумажной книжки;
• Сложности при оформлении пенсии или других социальных выплат;
• Перспективы развития цифровых технологий.

Если вы решили отказаться от электронной трудовой книжки, оформите заявление в письменной форме и сохраните его копию. Это поможет избежать спорных ситуаций с работодателем.

Дата публикации статьи: 23 мая 2026 года.