С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Законодательство предоставляет работнику право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную. В некоторых случаях работник решает отказаться от перехода на электронный формат и сохранить традиционную бумажную книжку. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок подачи заявления, образец документа и ответы на часто задаваемые вопросы.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие переход и отказ от перехода на электронную трудовую книжку:
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. – «Об электронных трудовых книжках» (п. 2 ст. 2 закона).
- Письмо Минтруда России № 14‑6/ООГ‑5052 от г. – комментарий к правилам перехода.
- Приказ Минтруда России от г. № … – порядок оформления заявлений работников.
Когда работник может отказаться от перехода?
Согласно законодательству, работник имеет право:
- Отказаться от перехода на ЭТК в любой момент своей трудовой деятельности.
- Подать заявление об отказе в свободной форме без указания причины (причину указывать необязательно).
- Сохранить бумажную трудовую книжку, если в ней нет закрывающей записи о переходе.
Важно: если в трудовой книжке уже есть запись о переходе на электронный формат, её отменить нельзя, но можно подать заявление о продолжении ведения бумажной книжки при увольнении.
Кому и куда направлять заявление?
Заявление подаётся в отдел кадров (или в лицо, уполномоченное вести трудовые книжки) по месту работы. В случае отсутствия отдельного отдела – непосредственно руководителю.
Как правильно оформить заявление об отказе от перехода?
Заявление может быть составлено в свободной форме, однако рекомендуется соблюдать следующую структуру, чтобы избежать вопросов со стороны работодателя:
Образец заявления
Наименование организации (полное официальное название) От ___________________________ (Ф;И.О. работника) Должность ______________________ Трудовой номер __________________ Заявление Я, _______________________________ (Ф.И.О., паспортные данные), прошу отказаться от перехода на электронную трудовую книжку и продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде. Дата подачи заявления: «__» ___________ 2026 г. Подпись ______________________
К заявлению обычно прилагают копию паспорта (страница с ФИО) и, при необходимости, копию текущей бумажной трудовой книжки.
Что обязательно должно быть в заявлении?
- Полные Ф.И.О. работника.
- Должность и подразделение.
- Точная формулировка желания «отказаться от перехода на электронную трудовую книжку».
- Дата подачи заявления.
- Подпись работника.
Пошаговый порядок действий работодателя после получения заявления
- Регистрация заявления. Кадровик вносит запись в журнал заявлений.
- Подтверждение получения. Работнику выдаётся расписка или копия заявления с отметкой «Принято».
- Внесение записи в трудовую книжку. Если в книжке отсутствует запись о переходе, работодатель продолжает вести её в бумажном виде. При увольнении в книжку вносятся записи о том, что работник отказался от ЭТК.
- Обновление данных в государственных сервисах. Информация о выборе формы ведения трудовой книжки передаётся в Пенсионный фонд и ФСС (при необходимости).
- Сохранение копий документов. Копия заявления и подтверждающие документы хранятся в личном деле работника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли указывать причину отказа?
Нет. По закону работник может просто заявить о своём выборе без объяснения мотивов.
Можно ли позже изменить решение и перейти на электронную книжку?
Да. Работник в любой момент может подать новое заявление о переходе на ЭТК. При этом в бумажной книжке делается закрывающая запись о прекращении её ведения.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о переходе?
Запись о переходе в бумажной книжке отменить нельзя. В таком случае работник может лишь подать заявление о продолжении ведения ЭТК и, при увольнении, получить выписку из электронного реестра.
Как проверить, что работодатель правильно оформил отказ?
Проверьте наличие:
- Подписи и даты в заявлении.
- Записи в журнале заявлений отдела кадров.
- Отсутствия закрывающей записи о переходе в бумажной трудовой книжке.
Какие последствия могут быть, если работодатель игнорирует заявление?
Работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или в суд. По статье 311 ТК РФ работодатель обязан вести трудовую книжку в выбранном работником виде.
Практические рекомендации
- Сохраняйте копию заявления и расписку о приёме.
- Проверяйте записи в своей трудовой книжке сразу после подачи заявления.
- Если в организации нет отдельного отдела кадров, направляйте заявление руководителю с пометкой «Для отдела кадров».
- В случае спора сохраняйте электронные копии всех переписок с работодателем.
Отказ от перехода на электронную трудовую книжку – полностью законный и простой процесс, который регулируется Федеральным законом № 439‑ФЗ. Главное – правильно оформить заявление, подать его в отдел кадров и убедиться, что работодатель внес необходимые изменения в трудовую книжку и в государственные реестры. При соблюдении всех формальностей работник сохраняет право вести трудовую книжку в привычном бумажном виде без каких‑либо ограничений.
Дата актуализации статьи: