Ситуация, когда уволенный сотрудник не забирает свою трудовую книжку (ТК), является распространенной и требует от работодателя четких и законных действий. Неправильное обращение с этим вопросом может привести к административной ответственности, штрафам и судебным спорам. Данная статья разбирает оба ключевых сценария: отказ от предоставления ТК при приеме на работу и отказ от ее получения при увольнении.
Отказ от предоставления трудовой книжки при приеме на работу
Это ситуация, когда соискатель, ранее не состоявший в трудовых отношениях или имевший электронную трудовую книжку (ЭТК), отказывается предъявить бумажный документ.
Законное основание
Согласно части 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, если работник не имеет трудовой книжки (в т.ч. электронной), при приеме на работу в нее (в раздел III «Сведения о работе у текущего/предыдущего работодателя») или в Сведения о трудовой деятельности (СТД) вносятся данные по желанию самого работника. Если он отказывается предоставить сведения, работодатель вносит запись только о приеме на данную работу.
Правильные действия работодателя:
- Объяснить работнику его право. Сообщить, что отсутствие бумажной ТК не является препятствием для трудоустройства.
- Внести запись в СТД. На основании паспорта и заявления о приеме на работу работодатель обязан создать для нового сотрудника Сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде и внести в них запись о приеме. Это основной документ, заменяющий бумажную ТК.
- Не требовать и не настаивать. Требовать предоставить бумажную ТК, если у работника ее нет, незаконно. Отказ от предъявления не может быть причиной для отказа в приеме на работу.
- Уведомить о ведении ЭТК. Разъяснить, что сведения о его трудовой деятельности будут вестись в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Отказаться от этого вида учета граждане не могут (ст. 312.1 ТК РФ).
Отказ забрать трудовую книжку при увольнении
Это более рискованная для работодателя ситуация. Трудовой кодекс (ст. 312.1 ТК РФ) обязывает работодателя выдать работнику его трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) в день увольнения.
Шаг 1: Направить письменное уведомление
Если в день увольнения работник не явился или отказался получить документ, работодатель обязан незамедлительно направить ему уведомление. Это ключевое действие для снятия с себя ответственности.
- Форма: Заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения (или иной документ, подтверждающий факт и дату отправки).
- Содержание: В уведомлении нужно указать, что трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) готовы выдать, предложить явиться за ней лично в течение определенного срока (например, 3-5 дней) или дать согласие на отправку по почте за счет работника.
- Важно: С момента отправки этого уведомления (по общему правилу) работодатель считается выполнившим обязанность по выдаче. Риск утери или порчи документа после этого лежит на работнике.
Шаг 2: Обеспечить хранение документа
До получения уведомления от работника или до истечения срока, указанного в уведомлении, работодатель обязан хранить ТК/СТД в условиях, исключающих их утерю или порчу.
Шаг 3: Отправить по почте (по согласию)
Если работник в ответ на уведомление дает согласие на отправку, трудовую книжку отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении. Расходы на почтовую отправку несет работник, если иное не предусмотрено коллективным договором или локальным актом.
Что делать, если работник игнорирует уведомление?
Если работник не реагирует на уведомление, документ остается на хранении у работодателя. Работодатель не обязан бесконечно ждать. После отправки уведомления его обязанность по выдаче считается выполненной. Однако для полной безопасности рекомендуется:
- Сохранить копию уведомления и почтовую квитанцию с отметкой об отправке.
- В случае претензий от работника иметь на руках доказательства (почтовая квитанция, уведомление о вручении, если письмо вернулось).
Последствия и ответственность
Для работодателя:
- Административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ за невыдачу ТК/СТД в день увольнения: от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц, от 5 000 до 10 000 руб. для должностных лиц.
- Компенсация за задержку выдачи. Если задержка произошла по вине работодателя (до момента отправки уведомления), он обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
- Судебные издержки. Работник может подать иск о восстановлении нарушенных прав, взыскании компенсации морального вреда и т.д.
Для работника:
- Трудности при трудоустройстве. Отсутствие ТК (или СТД) может стать причиной отказа в приеме на новую работу, так как большинство работодателей требуют этот документ.
- Потеря информации о стаже. Без документа сложнее подтвердить свой трудовой стаж для назначения пенсии или других социальных выплат;
Краткая памятка-алгоритм для работодателя
- При увольнении — выдайте ТК/СТД лично под расписку в день увольнения.
- Если не выдали в день увольнения — немедленно (в тот же или следующий день) направьте работнику заказное письмо с уведомлением о готовности выдать документ и предложите явиться или дать согласие на почтовую отправку.
- Сохраните все доказательства отправки уведомления (почтовая квитанция, опись вложения).
- До получения ответа храните документ в сейфе/архиве.
- После получения согласия — отправьте ТК заказным письмом с уведомлением.
- Если нет ответа, храните документ дальше. Ваша обязанность считается выполненной с момента отправки уведомления.
Главный принцип для работодателя: доказать факт исполнения обязанности по выдаче документа. Самый надежный способ — личная выдача под расписку. Если это невозможно, заказное уведомление с описью вложения является юридически значимым действием, которое защищает работодателя от обвинений в бездействии. Запомните: ответственность за задержку выдачи лежит на работодателе только до момента, когда он направил работнику законное уведомление. После этого инициатива и ответственность за получение документа переходят к работнику.
Статья составлена на основе анализа судебной практики и официальных разъяснений контролирующих органов. При сложных ситуациях рекомендуется консультация с юристом.