С 1 января 2026 года в России завершается масштабный переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что цифровой формат учета стажа становится обязательным для всех работодателей и работников. Однако у сотрудников по-прежнему остается право выбора: вести только электронный вариант, сохранить бумажный или применять оба формата одновременно. В этой статье мы подробно разберем, как отказаться от ведения электронной трудовой книжки, сохранить бумажный формат и какие юридические нюансы при этом важно учесть.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК — это цифровая база данных о трудовой деятельности и стаже работника, которая хранится на серверах Социального фонда России (СФР). Работодатель ежемесячно передает туда информацию о приеме на работу, переводах, увольнении и других изменениях. Переход на ЭТК был задуман для удобства, защиты от потери данных и снижения бюрократии, однако многие граждане по разным причинам предпочитают традиционный бумажный формат.
Можно ли отказаться от ЭТК в 2026 году?
С завершением переходного периода в 2026 году работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки на всех сотрудников — отказ от передачи сведений в СФР для организации невозможен и грозит штрафами. Но вот для работника ситуация иная:
- Для тех, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года: ЭТК оформляется автоматически, бумажная книжка им уже не выдается. Отказ от ЭТК для этой категории не предусмотрен законодательством.
- Для тех, кто имел стаж до 2021 года: Вы не можете полностью запретить работодателю передавать ваши данные в электронном виде, но вы имеете полное право отказаться от перехода исключительно на ЭТК и сохранить бумажную трудовую книжку.
Что дает отказ от чисто электронного формата?
Если вы не напишете заявление об отказе от бумажной книжки (то есть согласитесь на полный переход в цифру), работодатель:
- Выдаст вам бумажную трудовую на руки.
- Перестанет вносить в нее записи.
- Весь дальнейший стаж будет отражаться только в электронном виде на сервере СФР.
Если же вы напишете заявление о сохранении бумажного формата, будет применяться одновременное ведение электронного и бумажного вариантов. Работодатель будет передавать данные в СФР и параллельно делать записи в вашем бумажном бланке.
Пошаговая инструкция: как сохранить бумажную трудовую книжку
Чтобы отказаться от перехода исключительно на электронный формат и сохранить бумажную книжку, вам необходимо следовать простому алгоритму:
Шаг 1; Составление заявления
Вам необходимо написать заявление на имя руководителя организации. Законодательство не устанавливает жесткой унифицированной формы, поэтому заявление составляется в произвольной форме, но с обязательным соблюдением принципов деловой переписки.
В документе должны быть указаны:
- ФИО и должность руководителя;
- Ваши ФИО, должность и табельный номер (если есть);
- Четко выраженное желание сохранить бумажную трудовую книжку (то есть отказ от ведения ее только в электронном виде);
- Дата и подпись.
Шаг 2; Подача заявления работодателю
Заявление можно передать лично в отдел кадров или канцелярию (в двух экземплярах, чтобы на вашем поставили отметку о принятии) или отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
Шаг 3. Дальнейшие действия работодателя
Получив ваше заявление, работодатель обязан:
- Оставить бумажную трудовую книжку у себя в сейфе;
- Продолжать вносить в нее записи наравне с передачей данных в электронную систему СФР.
Важные нюансы и юридические аспекты
При принятии решения об отказе от «чистой» ЭТК стоит учитывать несколько важных моментов:
Дополнительные издержки для работодателя
Возможность отказа работников от бумажных трудовых книжек в заявительном порядке (и, как следствие, необходимость дублировать записи) создает дополнительные издержки для работодателей. Кадровикам приходится делать двойную работу. Однако это не является законным основанием для отказа в приеме вашего заявления.
Как подтвердить наличие ЭТК при новом трудоустройстве?
Многие задаются вопросом: как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки при приеме на новое место? Если вы перешли на ЭТК, то при увольнении вам выдают соответствующую выписку из СФР (или форму СТД-Р). При сохранении бумажного варианта вы просто предъявляете новому работодателю свою бумажную книжку, а он сам запросит сведения о вашем электронном стаже через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
Можно ли передумать?
Да, законодательство позволяет менять свое решение. Если сейчас вы написали заявление на сохранение бумажной книжки, а через несколько лет решили полностью перейти на электронный формат, вы сможете подать новое заявление. В этом случае работодатель внесет последнюю запись о вашем выборе в бумажный документ, выдаст его вам на руки и далее будет вести учет только в электронном виде. Обратный процесс (отказ от ЭТК и возврат к бумаге после подачи первого заявления) также возможен в любой момент до вашего увольнения.
Отказ от ведения исключительно электронной трудовой книжки — это ваше законное право. В 2026 году, несмотря на завершение переходного периода, сохранение бумажного варианта остается надежной страховкой для тех, кто не до конца доверяет цифровым базам или привык к традиционному формату подтверждения стажа. Главное — грамотно составить заявление и своевременно предоставить его в отдел кадров, чтобы ваш выбор был официально зафиксирован.