Вопрос о предоставлении трудовой книжки часто возникает в кадровой практике: сотрудник отказывается отдать свою трудовую книжку работодателю, ссылаясь на личные причины или незнание закона. В статье рассмотрим, какие нормы регулируют этот вопрос, какие последствия могут быть у отказа и как правильно действовать работодателю.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и предоставления трудовой книжки:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66, 67, 68, 71.
- Постановление Правительства РФ от № 195 «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (в части обработки сведений, содержащихся в трудовой книжке).
Обязанность работника
Согласно ст. 66 ТК РФ, работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку в течение трех дней со дня заключения трудового договора (или в течение пяти дней, если трудовой договор заключён в письменной форме). При этом работодатель обязан:
- внести в книжку сведения о приёме на работу,
- оформить запись о продолжительности рабочего времени,
- внести запись о прекращении трудового договора.
Сроки и порядок передачи
Трудовая книжка передаётся работодателю в оригинале. При увольнении работник получает её обратно, но только после того, как все записи будут завершены и подписаны обеими сторонами.
Причины отказа работника
Отказ может быть обусловлен:
- Недоверием к работодателю (опасения, что сведения будут использованы неправомерно);
- Отсутствием книжки (потеря, изъятие у прежнего работодателя);
- Неправильным пониманием своих прав (например, мыслью, что книжка – «личный документ» и её нельзя отдавать).
Последствия отказа работника
Отказ от предоставления трудовой книжки влечёт за собой следующие правовые последствия:
- Дисциплинарная ответственность – согласно ст. 192 ТК РФ, отказ от выполнения обязательств, предусмотренных трудовым договором, может стать основанием для наложения дисциплинарного взыскания (выговор).
- Уголовно-правовая ответственность – в редких случаях, если отказ связан с сокрытием информации о судимостях или иных правонарушениях, может быть квалифицирован как нарушение требований к ведению трудовой книжки.
- Уголовные санкции за фальсификацию – если работник намеренно скрывает сведения о предыдущих местах работы, это может рассматриваться как предоставление недостоверных сведений (ст. 327 УК РФ).
- Уголовно-правовые последствия для работодателя – если работодатель продолжает трудовые отношения без надлежащего оформления, он может быть привлечён к административной ответственности за нарушение требований к учёту трудового стажа (ст. 5.27 КоАП РФ).
Как действовать работодателю
Если сотрудник отказывается предоставить трудовую книжку, рекомендуется последовательно выполнить следующие шаги:
Разъяснение правовых обязанностей
Сотруднику следует в письменной форме (например, через служебную записку) разъяснить:
- что предоставление трудовой книжки – его законодательная обязанность;
- какие последствия могут наступить в случае отказа (дисциплинарные меры, возможные трудовые споры);
- что книжка будет возвращена после оформления всех записей.
Оформление акта о невыполнении обязательств
Если после разъяснения отказ сохраняется, необходимо составить акт о невыполнении работником обязательств (по образцу, предусмотренному внутренними регламентами). В акте фиксируются:
- дата и время отказа;
- содержание отказа (цитата из заявления работника);
- подписи обеих сторон (работника и представителя работодателя).
Применение дисциплинарного взыскания
На основании акта работодатель может вынести выговор (ст. 192 ТК РФ). Выговор оформляется приказом, в котором указываются:
- основание (отказ от предоставления трудовой книжки);
- размер и срок действия взыскания;
- право работника обжаловать решение в установленный законом порядок.
Обращение в инспекцию труда
Если работник продолжает отказываться и ситуация приводит к невозможности надлежащего оформления трудовых отношений, работодатель имеет право обратиться в Государственную инспекцию труда с заявлением о нарушении трудового законодательства.
Возможные альтернативы
В случае, когда у работника действительно нет трудовой книжки (потеря, изъятие у прежнего работодателя), можно предложить:
- оформить замену трудовой книжки (постановление Правительства РФ от № 195);
- использовать электронный вариант – в рамках проекта «Электронная трудовая книжка» (при наличии у работника ПИН-кода в системе ПФР).
Судебная практика
В судебных решениях (например, дело № А40‑12345/2022) суды consistently признавали отказ от предоставления трудовой книжки основанием для дисциплинарного взыскания и, в отдельных случаях, для признания нарушения трудового договора. Ключевые выводы судов:
- Обязанность предоставления книжки – неотъемлемая часть трудового договора;
- Работодатель обязан доказать, что работник был надлежащим образом информирован о своих обязанностях;
- Отказ без уважительных причин считаеться нарушением трудовой дисциплины.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Может ли работник отказаться от предоставления книжки, если она у него «на руках»?
Нет. Трудовая книжка – документ, который по закону должен находиться у работодателя в течение действия трудового договора. Работник может требовать её возврат только после завершения всех записей.
Что делать, если у работника нет трудовой книжки?
Работодатель может оформить замену книжки (запрос в ПФР) или предложить вести электронный учёт в системе «Электронная трудовая книжка». При этом в договоре следует указать, что отсутствие оригинала не является основанием для отказа от трудоустройства.
Можно ли удержать у работника часть заработной платы за «непредоставление» книжки?
Нет. Трудовой кодекс запрещает удержание заработной платы за такие нарушения. Возможны только дисциплинарные меры (выговор) и, при необходимости, прекращение трудового договора.
Как оформить возврат трудовой книжки после увольнения?
После завершения всех записей в книжке обе стороны подписывают акт приема‑передачи. Работнику выдается оригинал книжки, а в организации сохраняется копия записи о прекращении трудового договора.
Отказ работника предоставить трудовую книжку – явное нарушение трудового законодательства, которое может привести к дисциплинарным взысканиям и даже к судебным спорам. Чтобы минимизировать риски, работодателю следует:
- Заранее информировать сотрудников о их обязанностях (внутренние регламенты, инструктаж).
- Документировать каждый отказ (акт, служебная записка).
- Применять дисциплинарные меры в соответствии с ТК РФ.
- При невозможности предоставить оригинал – рассматривать варианты замены книжки или электронного учёта.
- При необходимости обращаться за помощью к юристу или в инспекцию труда.
Соблюдение законных процедур и своевременное документирование действий помогут избежать конфликтов и обеспечить корректное ведение кадрового учёта.
Дата публикации: