Прием нового сотрудника — это не только радость от найма квалифицированного кадра, но и ряд бюрократических процедур, нарушение которых может повлечь за собой штрафы для работодателя. Один из самых частых вопросов, возникающих в отделе кадров: что делать, если новый работник не сдает трудовую книжку? В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, правовые основания и риски для обеих сторон.

Почему трудовая книжка обязательна?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работы, опыт и профессиональный путь сотрудника. Согласно законодательству РФ, работодатель обязан вносить в нее записи о приеме на работу, переводах и увольнениях. Это необходимо для:

• Подтверждения страхового стажа для будущей пенсии;
• Расчета пособий по временной нетрудоспособности;
• Ведения корректного кадрового учета.

Важно помнить: если сотрудник не предоставляет трудовую книжку, работодатель не может внести в нее запись о приеме на работу, что создает правовую неопределенность.

Ситуация 1: Сотрудник работает впервые

Если человек трудоустраивается впервые в жизни, у него просто нет трудовой книжки. В этом случае:

1. Работодатель обязан завести новую трудовую книжку за свой счет.
2. Стоимость бланка удерживать из зарплаты сотрудника нельзя.
3. Запись о приеме на работу вносится в течение 5 дней с момента начала работы.

В качестве подтверждения отсутствия предыдущего стажа можно попросить сотрудника написать соответствующее заявление, хотя законодательно это не всегда требуется, но служит хорошей внутренней перестраховкой.

Ситуация 2: Трудовая книжка утеряна или испорчена

Часто бывает, что сотрудник потерял документ или он пришел в негодность. В этом случае ответственность за восстановление лежит на самом работнике, но работодатель должен действовать грамотно:

• Попросите сотрудника написать заявление об утере трудовой книжки с указанием обстоятельств.
• Объясните работнику, что он должен обратиться к последнему работодателю для получения дубликата или справки о стаже.
• До момента предоставления документа (или справки о том, что книжка находится в процессе восстановления) запись в новую книжку вносить нельзя.

Если сотрудник утверждает, что книжка у предыдущего работодателя, попросите предоставить справку с места прежней работы или выписку из приказа об увольнении.

Ситуация 3: Сотрудник отказывается сдавать книжку

Это наиболее сложная ситуация. Если работник категорически отказывается предоставлять трудовую книжку без уважительной причины:

1. Составьте акт об отказе в предоставлении трудовой книжки. Документ должен быть подписан работодателем и свидетелями (например, коллегами или членами комиссии по трудовым спорам).
2. Направьте сотруднику письменное уведомление о необходимости предоставить документ.
3. Если отказ продолжается, работодатель имеет право отказать в заключении трудового договора или расторгнуть его, если испытательный срок еще не пройден, так как отсутствие документа делает невозможным соблюдение требований закона о кадровом учете.

Электронные трудовые книжки: новый формат

Не стоит забывать о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2020 года все новые сотрудники могут выбрать формат ведения книжки. Если сотрудник выбрал электронную версию:

• Бумажный документ ему не нужен.
• Работодатель обязан подать отчетность в Социальный фонд России (СФР) о приеме сотрудника.
• Если сотрудник ранее вел бумажную книжку, но перешел на электронную, он должен предоставить сведения о стаже (выписку) для корректного переноса данных.

Риски для работодателя

Игнорирование проблемы отсутствия трудовой книжки может привести к серьезным последствиям:

1. Штрафы: По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены штрафы для должностных лиц и юридических лиц.
2. Судебные иски: В будущем сотрудник может потребовать включить спорный период в страховой стаж для пенсии, и отсутствие записей усложнит доказательство.
3. Проблемы с проверками: Трудовая инспекция при проверке обязательно запросит трудовые книжки всех сотрудников.

Алгоритм действий для HR-специалиста

Чтобы обезопасить компанию, следуйте этому чек-листу:

1. При приеме на работу сразу запросите трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности).
2. Если документа нет, выясните причину (первое место работы, утеря, отказ).
3. Зафиксируйте причину письменно (заявление сотрудника или акт об отказе).
4. Не вносите записи в несуществующий или чужой документ.
5. В случае отказа сотрудника сотрудничать — рассмотрите вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества.