Открытие (оформление) трудовой книжки — это важный кадровый процедура‚ которая происходит при первом трудоустройстве человека. С 1 января 2021 года в России произошла кардинальная реформа: новые бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Все работники‚ впервые устраивающиеся на работу с этой даты‚ получают исключительно электронную трудовую книжку (ЭТК).

В этой статье мы подробно разберем‚ как открыть трудовую книжку в 2026 году‚ какие есть варианты и на что обратить особое внимание.

Ключевые изменения: что важно помнить в 2026 году

• Для новичков (первое трудоустройство): Если у человека до этого не было ни одной работы‚ он получает только электронную трудовую книжку. Бумажный бланк работодатель выдать не имеет права.
• Для тех‚ у кого уже есть бумажная книжка: Работник может продолжать вести бумажный вариант или перейти на электронный‚ подав соответствующее заявление. Переход возможен в любой момент.
• Роль работодателя: Оформлением (открытием) трудовой книжки‚ будь то электронной или бумажной‚ обязан заниматься исключительно работодатель. Сотрудник не может самостоятельно «завести» себе книжку.
• Крайний срок для выбора формата: Для сотрудников‚ которые уже имели бумажную книжку на 31 декабря 2020 года‚ нужно было сообщить работодателю о своем выборе (электронный или бумажный формат) до 31 декабря 2020 года. Этот срок истек‚ но решение о переходе на ЭТК можно принять и сейчас.

Ситуация 1: Трудоустройство впервые (никогда не работал ранее)

Это самый частый случай. Алгоритм действий прост и стандартен.

Пошаговая инструкция:

1. Трудоустройство: Вы заключаете трудовой договор с работодателем.
2. Оформление кадровых документов: Кадровик (отдел кадров) работодателя вносит информацию о вас в Электронную трудовую книжку через систему СФР (Социальный фонд России). Это делается автоматически в рамках электронного документооборота.
3. Уведомление: Работодатель обязан уведомить вас о создании вашей ЭТК. Обычно это происходит путем выдачи заключенного трудового договора и информационного письма с указанием‚ что ваша трудовая книжка ведется в электронном виде.
4. Проверка данных: Вы можете проверить корректность записей в своей ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или на сайте СФР.

Важно: Физического бланка «Трудовая книжка» в ваши руки работодатель не даст. Все записи (прием‚ увольнение‚ вводные данные) хранятся в защищенной базе СФР.

Ситуация 2: У вас уже есть бумажная трудовая книжка‚ и вы хотите перейти на электронную

Если вы ранее работали и у вас на руках есть заполненная бумажная трудовая книжка‚ вы можете принять решение о ее замене на электронную.

Как это сделать:

1. Подайте заявление: Напишите заявление на имя руководителя вашего текущего работодателя с просьбой вести вашу трудовую книжку в электронном виде.
2. Передача данных: Работодатель обязан запросить у вас вашу действующую бумажную книжку‚ сделать ее полную сканированную копию и передать информацию в СФР для занесения в вашу ЭТК.
3. Возврат бумажной книжки: После того как данные будут перенесены‚ работодатель вернет вам вашу бумажную книжку. С этого момента вести ее далее не нужно. Все новые записи будут вноситься только в электронный вариант.
4. Подтверждение: Вы получите уведомление о создании/актуализации вашей ЭТК.

Нюанс: Если вы увольняетесь и идете на новое место‚ вы можете сначала оформить увольнение в бумажную книжку‚ а уже потом на новом месте работы подать заявление на ведение ЭТК. Но лучше согласовать этот процесс с кадровиками обеих организаций.

Ситуация 3: Оформление дубликата утерянной/испорченной трудовой книжки

Если вы потеряли или испортили свою бумажную трудовую книжку‚ вам нужно оформить дубликат.

Порядок действий:

1. Обращение в СФР или МФЦ: Подайте заявление о выдаче дубликата трудовой книжки в отделение СФР или через МФЦ. Для этого понадобятся паспорт и документы‚ подтверждающие стаж (выписки из предыдущих трудовых книжек‚ трудовые договоры и т.д.).
2. Формат дубликата: С 2021 года дубликат также выдается только в электронном виде в форме выписки из ЭТК. Бумажный бланк дубликата не оформляется.
3. Получение выписки: Выписку из ЭТК (которая и является дубликатом) можно получить:
   • Через личный кабинет на Госуслугах.
   • В отделении СФР.
   • В МФЦ.
   • По запросу у текущего или последнего работодателя (он выдает официальную выписку).

Где и как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

У вас есть несколько удобных способов:

• Госуслуги: Самый популярный способ. Зайдите в личный кабинет‚ найдите раздел «Трудовая книжка» или «Электронная трудовая книжка». Там вы увидите всю историю своих трудовых событий.
• Личный кабинет на сайте СФР: Зарегистрируйтесь на портале СФР. В разделе «Трудовая книжка» доступна полная выписка.
• Через работодателя: Вы можете официально запросить у кадрового отдела своей организации выписку из вашей электронной трудовой книжки. Работодатель обязан ее выдать.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки и получить бумажную?

Нет‚ если вы трудоустраиваетесь впервые с 2021 года. Закон прямо запрещает работодателю оформлять бумажный бланк в такой ситуации. Если же у вас уже была бумажная книжка до 2021 года‚ вы можете продолжать вести ее или перейти на электронную по собственному заявлению.

Что делать‚ если запись в ЭТК внесена с ошибкой?

Ошибку должен исправить работодатель‚ который некорректно внес данные. Обратитесь в кадровый отдел с заявлением об исправлении. Если работодатель отказывается‚ вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в СФР.

Нужно ли мне что-то подписывать при приеме на работу‚ если у меня ЭТК?

Да‚ обязательно. Вы подписываете трудовой договор и приказ (распоряжение) о приеме на работу. Факт приема на работу и все ваши данные (ФИО‚ паспортные данные‚ должность‚ дата приема) автоматически передаются в СФР и фиксируются в вашей ЭТК.

А что с моим стажем‚ который был в бумажной книжке?

Все ваши записи из старой бумажной книжки‚ которые были переданы в СФР до 2021 года‚ автоматически перенесены в вашу электронную трудовую книжку. При переходе на ЭТК кадровик запросит у вас старую книжку‚ чтобы убедиться в полноте данных и сделать сканированную копию для архива.

Открытие трудовой книжки в 2026 году — это‚ как правило‚ автоматическое создание электронного документа в системе СФР при первом трудоустройстве. Главное‚ что нужно сделать сотруднику:

• Найти работу и заключить трудовой договор.
• Следить за тем‚ чтобы кадровик правильно указал ваши данные (ФИО‚ паспортные данные‚ дату рождения).
• Проверить свою ЭТК через Госуслуги или сайт СФР после первого дня работы.
• Если у вас есть старая бумажная книжка и вы хотите ее заменить — подать заявление текущему работодателю.

При возникновении любых вопросов по записям в ЭТК обращайтесь в кадровый отдел своей организации‚ в отделение СФР или на портал Госуслуг.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практики ведения электронных трудовых книжек по состоянию на 2026 год. Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться в кадровую службу вашего работодателя или в отделение СФР.